За время своей хозяйственной деятельности įmonė ar įmonė yra užteršta visais dokumentų archyvais, kurie nėra labai svarbūs. Tokie verslo dokumentai, kaip korespondencija su partneriais arba nesusijusių klausimų apie darbuotojus, kompanionus ar atostogų sveikinimus koordinavimas, nėra ypač svarbūs.
Su darbo užmokesčiu susiję,atskaitymai į fondus, federalinius ar vietinius, įsakymai ir nurodymai, susiję su paskyrimais ir atleidimu iš darbo, yra klasifikuojami kaip tie, kurie privalo turėti dokumentų saugojimo laikotarpį organizacijoje. Šias sąlygas nustato Rusijos Federacijos Finansų ministerijos įstatymai ir vidaus įsakymai. Šiuo atveju šis numeris yra 1973 m. Birželio 7 d. Eilės numeris 105.
Kaip gaunama gavimo ir saugojimo apskaitamedžiagos, jų judėjimas, darbų, susijusių su patikrinimu, inventorizacija, atsispindi sąskaitose, sąrašas dokumentuose saugojimo laikotarpiu organizacijoje? Visi veiksmai turi būti pagrįsti vienu pagrindu: vadovo tvarka, pagrįsta teisėta dokumentų apyvarta.
Sunku sugalvoti kažką ir nebūtinakaip yra įstatymas, kurį reikia įgyvendinti. Atsakomybės principas yra gana paprastas: už pasirašymą atsakingas asmuo yra atsakingas už jo vykdymą.
Sandėliavimas, archyvavimas ir sąlygos
Visi ataskaitos dokumentai turi būti pateiktipagal jos kūrimo laiką. Per ketvirtį arba per metus, priklausomai nuo kiekio ir kiekio. Maža įmonė per metus gali siūti kelis archyvus, o „riebalų“ bendrovėms sunku vieną ketvirtį patalpinti dokumentus vienoje spintoje.
Archyvas sukurtas tiesiogiai organizacijoje irjos sukūrimas, taip pat dokumentų saugojimo organizacijoje laikotarpiai turi būti pagrįsti jos sukūrimo sąlygų ir procedūros vadovo tvarka. Ši vadovybės sukurta nuostata tampa archyvo palaikymo pagrindu. Pozicija atitinka Rosarkhivo taisykles ir, jei ji nesilaiko visų punktų, turi atitikti jų pagrindinius principus.
Pagrindiniai atskaitos, perdavimo, reglamentavimo parametraituri būti tenkinami archyviniai darbai ir kitos svarbios sąlygos. Atsakomybė už tai tenka vadovui. Aišku visiems, kodėl būtina laikytis dokumentų saugojimo taisyklių ir užkirsti kelią jų praradimui ar sugadinimui. Patikrinimų atveju, prieštaringi klausimai tarp organizacijos ir mokesčių bei kitų institucijų, kai darbuotojai prašo atlyginimų sertifikato, reikės remtis archyvo dokumentais.
Если не сама организация, то архив может выдать Tokie dokumentai ir nuorodos, siekiant išvengti neaiškių momentų. Kai laikomasi dokumentų saugojimo organizacijoje, žmogus gali ramiai paprašyti pagalbos išėjus į pensiją.
Dokumentų saugojimo organizacijoje laikotarpis
Yra griežtos atskaitomybės sąvokadarbo eiga. Tai daugiausia apima dokumentus, susijusius su finansine atskaitomybe ir mokesčių bazės formavimu. Šie dokumentai turi būti paduoti be klaidų. Dokumentų saugojimo laikotarpiai įmonėje, taip pat organizacijoje (įmonėje) yra reguliuojami vienodai.
Konkretus šio arkitas dokumentas yra nurodytas standartinių dokumentų (tvarkymo) sąraše, kur taip pat yra tam tikri jų saugojimo laikotarpiai. Yra daugybė kitų norminių įsakymų ir aktų, atspindinčių verslo dokumentų saugojimo laikotarpį. Viename straipsnyje neįmanoma nurodyti konkretaus kiekvieno dokumento galiojimo laiko. Bet jei reikia, galite atidaryti sąrašą ir iš ten pasiimti visą reikiamą informaciją. Galime pasakyti tik tiek, kad minimalus dokumentų saugojimo laikotarpis yra 5 metai, o maksimalus - 70.
Dokumentų saugojimo laikotarpiai archyve
Kai organizacija, įmonė ar įmonėbaigia savo veiklą, o tada ją sustabdo, tada visas dokumentų srautas yra rūšiuojamas. Vadybos nuožiūra nereikalingi dokumentai gali turėti bet kokį likimą. Dokumentai, kurių saugojimo laikotarpis nuo 5 iki 70 metų, turi būti siunčiami į archyvą (tol, kol jie saugomi) arba gali būti deponuojami perėmėjui. Dokumentai turėtų būti paduoti, sunumeruoti, išardyti, kad priklausytų skyriui ar struktūriniam padaliniui, surišti pagal chronologiją. Tituliniame puslapyje turi būti informacija su inventoriumi, o aplankai turi atitikti pagrindinius reikalavimus:
- Aplanke yra ne daugiau kaip 250 lapų.
- Aplanko storis ne didesnis kaip 40mm.
- Aplanke esančių dokumentų sąrašas.
Siunčiant dokumentus į archyvą, aperdavimo sutartis, taip pat visų gautų dokumentų aprašymas dviem egzemplioriais, iš kurių vienas lieka organizacijai (su perėmėju) arba asmeniui, suinteresuotam jį išsaugoti. Abiejuose egzemplioriuose turi būti informacija apie dokumentų perkėlimą į archyvą, juos pasirašo dokumentus priėmęs atsakingas asmuo ir įstaigos antspaudas.
