Bet kurios įmonės veiklaTai siejama su daugybės dokumentų, skirtingo turinio ir tipo, formavimu. Tačiau ne visi dokumentai turi vertę. Kai kurie asmenys gali kaupti vertingą informaciją apie ekonominį, kultūrinį ir politinį gyvenimą. Kiti dokumentai yra praktinės svarbos. Todėl negalima laikyti, kad visų dokumentų vaidmuo yra vienodas. Pagrindinis tyrimo uždavinys yra nustatyti istorinės vertės dokumentus ir pasirinkti juos saugoti. Vertę lemia dokumentų informacinės galimybės dėl mokslinės, istorinės, ekonominės, socialinės, kultūrinės ar politinės reikšmės.
Dokumentų vertės tyrimas - identifikavimassocialinė-kultūrinė, mokslinė ir istorinė dokumento vertė ir jo praktinė reikšmė remiantis atrankos vertės principais ir kriterijais bei nustatant saugojimo laikotarpius.
Atliekamas dokumentų patikrinimas,paprastai įmonėje sudaryta speciali ekspertų komisija. Komisija sudaroma iš labiau kvalifikuotų darbuotojų organizacijos vadovo nuo keturių iki penkių žmonių įsakymu. Privalomi komisijos nariai yra vyriausiasis buhalteris, archyvo vadovas ir dokumentacijos palaikymo skyriaus vedėjas.
Proceso metu komisija remiasi archyvavimo praktikoje ir teorijoje išplėtotais principais. Tai yra išsamumo, istorizmo, socialinio ir politinio neutralumo bei sudėtingumo principai.
Remiantis šiais principais buvo sukurtikriterijai, pagal kuriuos nagrinėjamas dokumentas. Kriterijai yra funkcijų rinkinys, kurio turi atitikti dokumentai. Šiuo metu duomenų vertei nustatyti yra 3 pagrindinės kriterijų grupės:
1. kilmė;
2. turinys;
3. išorinės savybės.
Dokumento kilmės kriterijų grupę sudaro šie parametrai:
1.Dokumentus sukūrusio asmens ar institucijos reikšmė. Kuo reikšmingesnis jo vaidmuo šalies ekonomikoje, viešajame administravime, mokslo, kultūros ir kituose sektoriuose, tuo vertingesni duomenys bus svarstomi.
2. Dokumentų sudarymo vieta ir laikas.Laikoma, kad svarbi informacija įrašoma tuo pačiu metu su aprašytu įvykiu arba netrukus po jo. Be to, informacija bus svarbesnė, jei ji bus įrašyta toje pačioje vietoje, kur įvyko įvykis.
3. Dokumentacijos intensyvumas. Kuo vertingesnė informacija, tuo mažiau leidinių.
Taigi dokumentų vertės tyrimas yra skirtas išryškinti tuos dokumentus, kurie lemiamu momentu atspindi viešojo gyvenimo ar tam tikros organizacijos istoriją.
Turinio kriterijai apima šiuos pagrindinius parametrus:
1. Informacijos vertė. Dokumentai, kuriuose yra unikali informacija, bus labai įvertinti egzamino metu.
2. Dokumentų rūšys. Darbo procese pirmenybė turi būti teikiama dokumentams, skirtiems užfiksuoti svarbiausius organizacijos veiklos ir visuomenės aspektus.
3. Pakartokite informaciją. Informacija bus tuo vertingesnė, kuo rečiau ji randama.
Išorinių savybių kriterijai yra šie:
1. Dokumentų autentiškumas. Dokumentų vertės tyrimas taip pat būtinas norint įvertinti informacijos autentiškumą. Jei kopija yra įvertinta, ji turi būti tinkamai atlikta ir patvirtinta.
2. Teisinis dokumentų galiojimas. Kaip jau minėta, labai svarbi dokumentų tvarkymo procese yra tinkama dokumentacija.
3. Dokumentų išsaugojimo laipsnis.
4. Meniniai bruožai.
Nurodyti kriterijai laikomi sąlyginiais. Dokumentų vertės tyrimas gali apimti ir kitus kriterijus, atsižvelgiant į iškeltus tikslus ir įmonės ypatybes.
