Visi dokumentai po jų vykdymo turi būtisuskirstyti į reikalus. Sąvoka "atvejis" pagal GOST 51141-98 turėtų būti suprantamas kaip bendras dokumentas arba dokumentų rinkinys, susijęs su konkrečia organizacijos veikla, ir pateikiami aplanke atskirame viršelyje. Kiekvienai organizacijai tinkamai formuojant, saugant ir kaupiant duomenis kiekvienais metais (atsižvelgiant į pasikeitimus išorinėje ir vidinėje aplinkoje) turėtų būti sudaryta atvejų nomenklatūra, dėl kurios greitai pateikiama dokumentų paieška.
Formuojant bet kurio vieneto reikalus turėtų būtivadovautis vieningos valstybinės biuro darbo sistemos reikalavimais. Pagrindinės nuostatos išdėstytos GOST 51141-98, pagrindinės archyvų administracijos Rusijos Federacijos vyriausybės dokumentuose, archyvinių tarnybų metodinėse instrukcijose, dokumentinių medžiagų sąrašuose. Būtina laikytis dokumentų ir failų saugojimo sąlygų. Jei organizacija turi sudėtingą struktūrą ir daugybę funkcijų, tada kiekviename padalinyje ir visoje organizacijoje taikomi vienodi dokumentų tvarkymo, formavimo ir indeksavimo principai. Todėl personalo departamento reikalų nomenklatūra, kokybiška tarnyba, bet kuris kitas struktūrinis padalinys ar pati organizacija turi būti formuojami atsižvelgiant į norminių dokumentų reikalavimus.
Pirmajame etape būtina išsiaiškinti problemas irkategorijų dokumentai, į kuriuos turėtų būti įtraukta departamento ar organizacijos reikalų nomenklatūra. Čia turėtume remtis poreikiu padengti visą sukurtų ir gautų dokumentų kiekį. Kai darbo, kurio nenumatyta Nomenklatare, kyla naujų klausimų, būtina jį papildyti. Nomenklatūros forma turėtų sudaryti sąlygas atnaujinti ją laiku. Todėl, indeksuojant bylas, reikėtų numatyti naujų rodiklių atsiradimo galimybę ir neįtraukti anksčiau priskirtų jau suformuotų atvejų indeksų pakeitimo. Perdavimas nebaigto verslo perkeliamas į kitų metų nomenklatūrą su pradiniu numeriu.
Kiekvienos bylos pavadinimas turi būti aiškus irvisiškai atskleidžiant bylos sudėtį ir šiame kataloge esančių dokumentų turinį. Aplanke turite nurodyti rodyklę ir bylos galiojimo laiką. Sujungimo bylas vykdo nominaliu pagrindu, pavyzdžiui, Užsakymai, protokolai, įsakymai ir kt. Bylos gali būti formuojamos iš esmės, pavyzdžiui, korespondencija su tam tikru korespondentu, korespondencija apie žaliavų tiekimą, korespondentų su korespondentais derinimas teritoriniu pagrindu ir kt.
Grupuojant dokumentus reikia sumokėtidėmesį į jų tinkamumo laiką. Vienu atveju negalima sujungti laikino ir nuolatinio saugojimo dokumentų arba su kitokiu tinkamumo vartoti terminu. Neleidžiama įtraukti juodraščių, nereikalingų dokumentų ar kopijų kopijų versijų. Formuojant bylas būtina patikrinti visų parašų buvimą dokumente, taip pat jo vykdymo teisingumą.
Indeksuojami atvejai ir jų prioritetų tvarka turėtų būtipagamintas pagal svarbą. Svarbiausi dokumentai (pavedimai, užsakymai ar kiti administraciniai dokumentai) nurodyti pirmiausia. Nutarimų nomenklatūra turėtų apimti indeksus ir bylų pavadinimus, jų saugojimo terminus ir sąlygas, evakuacijos tvarką. Bylų nomenklatūra patvirtinta organizacijoje nustatyta tvarka ir suderinta su regiono valstybės archyvo pareigūnais. Metų pabaigoje Nomenklatūroje pateikiama paskutinė ataskaita, kurioje nurodomi ataskaitinių metų kiekvienai kategorijai pateikti atvejai. Laikinojo saugojimo atvejų archyvavimas arba laikino saugojimo atvejų (pasibaigus jų galiojimo laikui) pristatymas atliekamas pagal šios organizacijos Tarnybos vadovo nurodymu nustatytą tvarką.
