보관 기록의 규칙에는 다음이 포함됩니다.회사의 현재 활동에 관여하지 않는 문서 및 자료 작업을위한 주요 요구 사항. 정보 처리, 일반화 및 저장 분야를 관리하는 기존 규제 프레임 워크에 따라 공식화됩니다. 활동 프레임 워크에서 사용되는 주요 개념은 보관 기록 관리에 대해 GOST에 의해 설정됩니다. 그것들을 편집 할 때 기술적 수단과 첨단 정보 기술 사용에 대한 현대적인 성과가 고려되었습니다. 보관 기록 관리의 기본 사항을 추가로 고려하십시오.
유통 영역
아카이브를위한 방법 론적 권장 사항사무는 정부 기관에 적용됩니다. 또한 특정 유형의 업무를 수행하는 사업체에도 필수입니다. 특히, 처방전은 국가 재산으로 분류 된 러시아 연방 아카이브 기금의 문서에 대한 설명, 회계, 보존 및 사용을 보장하는 측면에서 유효합니다.
영화와 함께 일하는 기업의 세분,배경, 비디오, 사진 자료,지도 제작, 과학 및 기술, 원격 측정 정보는 계획 및보고 측면에서 확립 된 규정에 따라 안내됩니다.
아카이브를 구성 할 의무와 권리AF RF 문서의 임시 저장을위한 조직은 Fundamentals of Industry Legislation (1993 년부터), Regulations (1994 년과 1998 년부터)에 의해 제공됩니다. 규제 프레임 워크는 또한 지역적으로 중요한 법적 행위에 의해 형성됩니다. 문제의 규칙은 1995 년 11 월 30 일자 연방법 No. 5485-1 및 대통령령 No. 1203에 의해 규제되는 문서에는 적용되지 않습니다.
선발
회사 부서의 다큐멘터리 기반을 체계적으로 보충하는 것입니다. 피킹에는 다음 결정이 포함됩니다.
- 출처.
- 수령 할 자료의 구성.
이 활동의 프레임 워크 내에서 문서를 아카이브로 직접 전송하는 것도 수행됩니다. 출처는 다음과 같습니다.
- 기업의 세분.
- 육체적 인 사람.
- 종속 구조.
재료의 구성
보관 기록 관리 지침인수가 임시 (10 년 이상) 및 영구 저장의 경우에 의해 수행됨을 확인합니다. 직원에 대한 정보도 요약되어 있습니다. 일반적으로 보관 기간이 10 년 미만인 사례는 아카이브로 전송되지 않습니다. 그들은 기업의 관련 부서에 포함되어 있습니다. 보관 기간이 끝나면 이러한 파일은 파기 될 수 있습니다. 개인 정보는 소유자의 요청에 따라 전송됩니다. 그 후 영구 유지 보수를 위해 주립 아카이브로 전송됩니다. 이전 기업의 자료 및 청산 된 종속 구조도 이전 될 수 있습니다.
보관 기록 관리 및 명명법
함께 일하는 승인 된 직원기업의 정보 자료는 체계화 된 사례 목록을 구성합니다. 이를 명명법이라고합니다. 형성되면 재료의 보관 기간이 표시됩니다. 보관 기록 보관에 대한 지침은 권한있는 부서가 명명법을 작성할 때 지원 서비스에 대한 통제 및 지원을 행사하도록 지시합니다. 체계화 된 목록은 영구 및 임시 (최대 10 년) 저장 정보 자료의 인벤토리 형성을위한 기초 역할을합니다. 명명법은 또한 주요 회계 문서입니다. 기간이 10 년 미만인 경우를 포함하여 임시 보관 사례를 등록하는 데 사용됩니다. 명명법에 의해 설정된 체계화 체계는 실행 된 행위에 대한 카드 색인 개발에 사용될 수 있습니다.
분류
보관 기록 관리는 다음 세 가지 유형의 명명법에 따라 수행됩니다.
- 전형적인.
- 근접한.
- 개인 (특정 기업용).
첫 번째는 형성된 재료의 구성을 결정합니다.같은 유형의 기관에서. 일반 명명법은 규범 문서로 간주됩니다. 대략적인 체계화는 적용되는 기업에 대한 정보 자료의 대략적인 구성을 결정하여 지수를 나타냅니다. 추천 캐릭터가 있습니다. 지정된 유형의 체계화는 개별 명명법의 형성에 사용되며 변경없이 전송됩니다.
준비의 특징
보관 기록기업은 구조적 구분의 명명법에 따라 확립 된 형태에 따라 체계화됩니다. 후자는 지도자들이 동의하고 서명해야합니다.
기업의 명명법은 일반적으로 작성됩니다.레터 헤드. 아카이브 책임자 또는 책임자가 승인하고 지원 서비스 책임자 또는 그로부터 권한을 부여받은 직원이 서명합니다. 명명법은 전문가위원회의 승인을 받아야하며 그 후에 회사 이사의 승인을 받아야합니다. 이 절차를 수행 한 후 기업의 구조 부서장에게 관련 섹션의 발췌문이 제공됩니다.
내년의 명명법은현재 기간의 마지막 분기 동안. 승인은 최소 5 년에 한 번 수행됩니다. 기업의 구조와 기능이 변경되면 새로운 명명법이 형성됩니다.
케이스 작성 순서
형성은 완료된 그룹을 나타냅니다.명명법에 따라 작동합니다. 조직의 보관 사무에는 폴더 이름에 따른 정보 자료의 체계화가 포함됩니다. 이중선 및 초안 사본의 그룹화는 허용되지 않습니다. 예외는 특히 가치있는 미디어입니다. 반환 할 서류를 폴더에 넣는 것은 금지되어 있습니다.
아카이브 관리가 수행됩니다.정보 지원 서비스에 의한 자료의 중앙 집중식 작업과 구조 부서 및 위의 부서에 의한 분산 식 작업. 그룹화는 데이터 매체의 안전을 담당하는 사람의 직접적인 감독하에 수행됩니다. 필요한 경우 국가 기록 보관소의 직원이 참여할 수 있습니다.
주요 요구 사항
보관 사무는 규제 제정의 요구 사항에 따라 수행됩니다. 정보 매체로 폴더를 만들 때 다음 요구 사항을 준수해야합니다.
- 임시 및 영구 저장을위한 재료는 별도로 그룹화됩니다.
- 폴더에는 각 용지의 사본이 하나씩 포함됩니다.
- 폴더에는 1 년 동안의 자료가 포함되어야합니다. 그러나이 처방에는 예외가 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.
- 각 직원의 전체 작업 기간 동안 형성된 개인 파일;
- 소집 기간 동안 체계화 된 대리 그룹과 함께 선택 구조 및 영구위원회 자료;
- 학기 중 작성 및 그룹화 된 교육 기관의 서류;
- 시즌 동안의 활동을 설명하는 연극 자료;
- 병력 등등.
폴더에는 두께가 4cm를 넘지 않는 250 페이지를 넘지 않아야합니다.
행정 행위의 그룹화
보관 기록 관리에는다양한 유형의 정보 매체의 체계화. 여기에는 무엇보다도 행정 행위가 포함됩니다. 첨부 파일이있는 유형 및 연대순에 따라 그룹화됩니다.
- 행정부가 승인 한 규정, 법령행동하고 그들에게 부속물로 행동합니다. 그들은 함께 그룹화됩니다. 규정, 지침, 법령이 독립된 행위로 승인 된 경우 별도의 사례로 체계화됩니다.
- 구현에 대한 더 높은 구조 및 해결책의 순서는 기업의 작업 영역에 따라 그룹화됩니다.
- 인사 관련 명령유통 기한에 따라 체계화됩니다. 많은 양의 정보 자료가있는 경우 회사 업무의 여러 측면에 관한 행위를 개별적으로 그룹화하는 것이 좋습니다.
- 주요 방향 주문활동은 개인의 행위와 별도로 체계화됩니다. 예를 들어 보관 사무 작업에 대한 명령은 한 폴더에 포함되고 담당 부서장의 임명에 따라 다른 폴더에 포함됩니다.
- 승인 된 한도, 보고서, 견적, 제목 목록, 계획 등 프로젝트와 별도로 그룹화됩니다.
- 개인 파일의 문서 배열은 영수증 순서대로 수행됩니다.
- 급여에 대한 직원의 개인 계정은 별도의 폴더로 체계화됩니다. 알파벳순으로 정렬됩니다.
- 기업 활동에 관한 불만, 제안, 시민의 진술, 고려 및 구현을위한 문서는 개인 문제에 대한 개인의 응용 프로그램과 별도로 그룹화됩니다.
- 서신의 체계화는 일반적으로연대순으로 달력 기간. 이 경우 답변은 질문 뒤에 배치됩니다. 전년도에 시작된 별도의 주제에 대한 서신 갱신의 경우 문서는 현재 기간의 폴더에 포함됩니다. 동시에 작년 사례의 색인이 표시됩니다.
저장이 허용되는 정보 매체 등록
보관 기록 관리는 다음을 제공합니다.종이 행위로 작업하는 구조 단위에 대한 지침. 미디어 디자인은 부분적이거나 완전 할 수 있습니다. 보관 시간에 따라 다릅니다. 전체 등록은 임시 문서 (10 년 이상), 영구 콘텐츠 및 직원에 대한 작업과 관련하여 수행됩니다. 다음을 의미합니다.
- 폴더 바인딩 / 파일링.
- 시트 번호 매기기.
- 증인 페이지 작성.
- 필요한 경우 내부 인벤토리 작성.
- 제목 페이지의 세부 사항을 설명합니다. 회사 이름, 폴더의 등록 번호, 종료 날짜 등이 관련 될 수 있습니다.
다음을 포함한 임시 저장 재료10 년 미만의 기간 동안 부분적으로 발행되었습니다. 따라서 서류를 번호 시트가 아닌 폴더에 정리하지 않고 인증 비문을 작성할 수 없습니다.
뉘앙스
보관 사무는 다음과 같은 활동의 한 유형입니다.전문가가 정보 매체의 안전뿐만 아니라 그러한 필요가 발생할 때 그들과 함께 일할 수있는 능력을 보장하는 프레임 워크 내에서. 이를 위해 폴더를 구성하는 행위는 판지 덮개에 4 개의 구멍으로 꿰매어집니다. 또한 모든 문서의 텍스트, 결의안, 날짜, 비자를 읽을 수있는 능력을 고려하여 바인딩 할 수 있습니다.
그룹화를 위해 모든 금속고정 요소가 제거됩니다. 영구 보관을 목적으로하고 특히 귀중하거나 서식이 지정되지 않은 문서로 구성된 자료는 넥타이가있는 3 개의 플랩이있는 폐쇄 형 폴더 또는 특수 상자에 들어 있습니다.
청구되지 않은 경우 존재하는 경우개인 문서 (워크 북, 증명서, 군사 카드 등)는 별도의 봉투에 넣고 나머지 자료에 첨부합니다. 폴더 끝에는 빈 인증 시트가 있어야합니다. 폴더의 시작 부분에는 내부 인벤토리 양식이 감겨 있습니다. 종이 배열의 안전과 순서를 보장하기 위해 각 시트에는 아라비아 숫자로 번호가 매겨져 있습니다. 이 규칙은 인벤토리에 대한 인증 페이지와 양식에는 적용되지 않습니다. 숫자는 오른쪽 상단 모서리에 간단한 연필로 표시됩니다.
증인 시트
설정된 절차에 따라 작성됩니다. 단어와 숫자로 표시됩니다.
- 번호가 매겨진 시트 수.
- 내부 인벤토리의 페이지 수입니다.
인증 시트는 또한 세부 사항을 지정합니다번호 매기기. 특히 문자 인덱스, 누락 된 코드, 붙여 넣은 사진이있는 페이지 번호, 대형 페이지 등이 있는지 확인합니다. 또한 시트는 기본 번호 매기기에 표시되지 않은 경우 폴더에 인쇄용 브로셔가 있음을 나타냅니다. 인증 시트는 작성자가 승인합니다. 폴더의 상태 및 구성에 대한 후속 변경 사항은 관련 행위에 대한 링크와 함께 기록되어야합니다. 폴더의 제목 페이지 나 마지막 문서 뒷면의 빈 페이지에 인증 시트를 넣을 수 없습니다.
내부 재고
저장 및 회계를 위해 형성됩니다.임시 (10 년 이상) 및 영구 콘텐츠의 정보 자료. 내부 인벤토리는 또한 문서 유형별로 생성 된 케이스에 대해 작성되며 제목은 해당 내용이 공개되지 않습니다. 양식에는 폴더, 색인, 제목, 날짜 및 페이지 번호의 일련 번호에 대한 데이터가 포함되어야합니다.
요약 레코드가 내부 재고에 첨부됩니다.그것은 숫자와 단어로 그 안에 포함 된 문서의 수와 그것을 형성하는 시트의 수를 나타냅니다. 내부 인벤토리는 컴파일러에 의해 승인됩니다. 폴더가 레터 헤드없이 제본되거나 감겨있는 경우 편집 된 시트가 앞 표지 안쪽에 접착됩니다.
폴더의 재료 구성을 변경하면"메모"필드에 반영됩니다. 특히 이것은 압수, 사본으로 종이 교체, 폴더에 추가 문서 포함을 나타냅니다. 동시에 관련 행위에 대한 참조가 작성됩니다. 필요한 경우 폴더의 인증 비문뿐만 아니라 내부 인벤토리 시트에 새로운 일반화 레코드를 만들 수 있습니다.
