המסקנה של כל עסקה דורשת תיעודיאישור. בנוסף ציור המסמכים הדרושים, זה נדרש לעתים קרובות להעביר מסמכים רשמיים מאדם טבעי או משפטי אחר. העברה כזו היא הליך משפטי ודורשת את הטופס הכתוב. עדות תיעודית לאירוע היא מעשה של העברת מסמכים, נערך בצורה מסוימת וחתם על ידי כל המשתתפים.
פעולה כזו מוצדקת מבחינה משפטית רק בתנאיערוך בהתאם לכללי העבודה המשרדית ונוכחות כל החתימות הדרושות. אין בנק יחיד או טופס מאוחד לכל המקרים, שכן המצבים המחייבים העברת מסמכים הם מגוונים מאוד. לכן צורתו של מסמך זה שונה לכל סיטואציה ספציפית.
באופן כללי, המסמך מורכב משלושהחלקי חובה. החלק הראשון, מיד לאחר שם "חוק קבלה של מסמכים" (מדגם, ככלל, משלה עבור כל סוג של מסמך), את תאריך ומקום ההכנה, מכיל פרטים של הצדדים משדרים ומקבלים. עבור יחידים, זהו שם ודרכון נתונים, עבור ארגונים - את השם המלא והנתונים של הנציגים. אם מועברים מסמכים בין חטיבות שונות של אותו ארגון, יש לציין את שמות החטיבות המבניות (שידור וקבלה) וכן את שמות הנציגים.
בחלק השני, פעולת ההעברה מכילה את הממשירשימת המסמכים שיש להעביר, המציינת מספרים סידוריים ונתוני רישום המשתקפים במסמכי הנהלת החשבונות. הכי נוח לארגן רשימה כזו בצורה של טבלה.
החלק האחרון של המעשה צריך להצביעמספר העותקים שרשמו ונחתמו על ידי הצדדים. עבור נציגי ארגונים, לצד החתימה, יש צורך לציין את העמדות ולספק תמליל של החתימות. יש לאשר את המעשה גם בחותמת הארגון.
במקרה של העברת מסמכים חשובים במיוחד, המעשההעברה נערכת על ידי ועדה מיוחדת שנוצרה על פי צו ראש. במקרה זה חתימות, שמות ותפקידים של כל חברי הוועדה הם חובה.
העברת החזרת מסמכים אפשרית רק על פי יישום מיוחד של הטופס שהוקם עם רישום המסמכים שהועברו. אם חלק מהמסמכים אבדו, הדבר אמור לבוא לידי ביטוי גם בבקשה.
באילו מקרים צריך לערוך מעשההעברות? בתהליך העבודה האישי העברת המסמכים מעובד אחד לעובד מתבצעת במקרים של יציאה לחופשה, פיטורים, העברה למחלקה אחרת. בנוסף, מעשה זה נערך כאשר מסמכים מופקדים בארכיון לאחסון או כאשר הם נהרסים. כל המידע הדרוש על העברת המסמכים בא לידי ביטוי במגזין או בתיקייה מיוחדים. פעולת העברת וקבלת המסמכים חייבת להכיל רשימה מלאה שלהם, ללא קשר למספר הגיליונות או הכרכים.
לאוריינים ונכונים מבחינה חוקיתשל פעולת ההעברה שנרקמה, על שירות העובדים בארגון להכיל רשימה של מסמכים רגולטוריים נחוצים. מסמכים חובה של שירות כוח האדם כוללים תקנות בנושא שכר עבודה, תקנות פנימיות, חוזי עבודה, כוח אדם, הזמנות כוח אדם, לוחות זמנים לחופשה, כרטיסים אישיים של עובדים וספרי העבודה שלהם, בקשות עובדים לחופשה ופיטורים, ומספר אחרים.
תהליך אחראי במיוחד - קליטה ושידורספרי עבודה, במקרה של אובדן שיקום תהליך השיקום שלהם קשיים ניכרים. כמו כן, המסמך החשוב ביותר הוא ספר שיאי העבודה המכיל את חתימותיהם של העובדים ושל המפוטרים. את העברת ספרי העבודה מומלץ לבצע בצורה של נספח נפרד לחוק המציין את הסדרה ומספר כל ספר, כולל ספרים שלא נדרשו.
במקרים מסוימים הוא ניתן להעברת עותקים של מסמכים, זה מתייחס בעיקר למסמכים סודיים או כותריים או מסמכים בעלי אחריות קפדנית.
במקרה של אובדן מסמכים מסוימים ובהתרחשות חילוקי דעות בעניין זה, תעודת הקבלה היא הבסיס המשפטי העיקרי לפתרון סכסוכים. לכן, העיצוב הנכון שלה כל כך חשוב, שעדיף שהוא יבוצע על ידי מומחה בעל ניסיון בעבודה עם מסמכים.
