הצורך באישור הדוקומנטרינדרשות החלטות במצבים שבהם הם נלקחים ביחד. הדרך הנפוצה ביותר להקליט את מהלך האירוע היא להשתמש בסוג של תיעוד נתונים, כגון פרוטוקול.
המילה "פרוטוקול" יש כמה משמעויות: היאזה יכול להיות מותקן ונהלים בסיטואציה מסוימת, ואת תוכנן כראוי מסמך רשמי המכיל את נתוני הרצף במהלך הדיון, להתווכח וקבלת החלטות בישיבות, כנסים ומפגשים. לידיעתך, יש לו כמה צורות, נבדלים זה מזה התכלית שלהם. פרוטוקול ישיבת הדיירים הוא מסמך של קטגוריה שונה במקצת מאשר, למשל, בדו"ח של רשויות חקירה או רשות פיקוח אחרת.
פגישות קבועות / זמניותקהילות (ועדות, אסיפות בעלי מניות, תושבים, דירקטורים) כפופות לתיעוד חובה. בהתאם להחלטת יו"ר הארגון או הארגון, ניתן לשמור את פרוטוקול הישיבה במלואה (תיעוד מקיף של נאומים, דיונים, שאלות ותשובות) או טופס מקוצר. ככלל, במהלך הפגישה, מזכיר או אדם אחר אחראי שומר תיעוד של כל מה שקורה, אוסף את החומרים הנלווים שמספקים המשתתפים, ולאחר מכן מביא אותם יחד לתוך מסמך אחד.
באשר לדרישות עבור פקיד זהנייר, הם מיועדים בתקן המדינה, המסדיר את ההליך הנכון לרישום. כך, בפרוטוקול ישיבתם של בעלי הדיירים או נציגי קבוצות וארגונים אחרים, בנוסף לשם המסמך והארגון, תאריך האירוע וסדר היום, יש לציין בהכרח את נתוני היושב ראש, המזכיר והמשתתפים.
סיכום קצר של המצגת של מידע נראהבדרך הבאה: הם הקשיבו - דיברו (ו) - החליטו / החליטו. מהימנותם של הנתונים האמורים חתומה על ידי היו"ר והמזכיר. במידת הצורך, משתתפי הפגישה יכולים לקבל הן עותק מלא של דקות הפגישה והן תמצית מכל חלק ממנה.
כמה ניואנסים על מידעמסמך המשקף את מהלך המפגשים הקולקטיביים של האוכלוסייה המתגוררת בבנייני דירות. במקרה זה, הנתונים על צורת האירוע (למעשה אוסף של אנשים או הצבעת נפקד על סדר היום פריטים), את הכתובת בפועל ואת השטח של המתקן עומד עצמאי, מספר הקולות הנוכחים בבעלותם, חייב בהכרח להיכנס בפרוטוקול של בעלי הבית.
בנוסף, נספח חובה למסמךשמות המשפחה היא רשימה של משתתפים (או נציגיהם), עם מספר הדירות, ברשותו. אם דעתו של התושבים התקבלה שלא בפניו, ברשימה הנוספת יש לציין לא רק על נתוני אדם, אלא גם על החלטותיה כל הנושאים שעל הסדר היום. כמו כן, היא צריכה גם לכלול מידע על המסמך, המאשר את זכות בעלות או חזקה של מיקום ספציפי בתוך חלק של הבית, כמו גם את הרצון של כל אזרח עבור הפריטים שזוהו סדר היום של צורות ברורות ומקובלות (מסכים, מסכים, הימנעות). רק תחת תנאי זה, תושבי מפגש דקות יהיו תקפים.
