הצלחה בעסקים תלויה בכךארגון תקין. שני מנהלים ועובדים רגילים צריכים לדעת מה הניירת. מהן התכונות שלה, אילו סוגים יש, ומה מסמכים רגולטוריים יש לקחת בחשבון בעת ארגון זרימת המסמכים?
מה זה עבודה במשרד
כל ארגון, ללא קשר לטופסרכוש ותכונות, יוצר במהלך פעילותו מגוון של ניירות. זה יכול להיות הזמנות, ומכתבים, ופרוטוקולים. כולם שייכים לתיעוד הארגוני והמנהלי.
שמירת רשומות היא פעילות של יצירהמסמכים של הארגון, שבוצעו על פי כללים ודרישות מסוימים. ברוב המקרים, ארגונים להקצות עובדים מיוחדים המועסקים רק בתחום זה. בחברות קטנות, תפקיד המזכיר יכול להיות מוקצה כמעט לכל עובד.
Если разбираться в сути терминологии (что такое הניירת), ואז מקור המילה יתבהר. זהו, מעל לכל, את קיבעון על חומר גשמי של מידע רשמי. בתהליך זה נוצר מסמך ארגוני-מינהלי, אשר יוזם פעולות מסוימות.
המונח "עבודה משרדית" עצמו הופיע לפני זמן רב למדי, אבל רק באמצע המאה הקודמת הוא היה רשמי, להיות מעוגן במסמכי הרגולציה ברמת המדינה.
עבודה וניהול מסמכים של Office - מה זה?
ארגון אינו יכול להתקיים באופן עצמאיחקיקה. זה תמיד יש ניירת זרימת עבודה. מה זה, מה הן התכונות של העברת ניירות, איך לצייר אותם כראוי? סוגיות אלה נפתרות על ידי מומחים: מזכירות, ארכיונים, אנשי מחלקת כוח אדם.
העבודה במשרד כוללת תיקון מידעעל מדיום מוחשי, יצירת נייר או מעשה אלקטרוני. על בסיסו בנוי זרימת המסמכים של הארגון - תנועת צו או מכתב, החל מיצירתו וכלה בביצוע ושליחה לארכיון או להשמדה.
תלוי במקום יצירת ניירות עסקייםביחס לעובדים ולהנהלת הארגון, זרימת העבודה מחולקת לחיצוניות ופנימיות. הנתיב הנוסף של הסדר, ההוראות, המכתב יהיה תלוי במקור.
זרימת המסמכים הפנימית של הארגון כוללת את השלבים הבאים:
- יצירת מסמך טיוטה;
- תֵאוּם;
- חתימה על טיוטת המסמך, הדבקת התאריך ומספר הרישום; מרגע הרישום, הוא נחשב לפרסום רשמי ומקובל לביצוע;
- הבאת תכנים למבצעים ושליטה;
- ביצוע מרשמים;
- ביצוע המסמך שבוצע לאחסון לאחר מכן, תלוי בתזמון ובצורך;
- השמדת ניירות עסק שפג תוקפם או רישומם לאחסון ארכיוני.
שלבי זרימת העבודה החיצונית דומים בדרך כלל, אך ישנם כמה הבדלים:
- מסמכים מגיעים למיזם מבחוץ.אלה יכולים להיות ניירות של ארגונים גבוהים ונמוכים יותר, סניפים, תקנות של רשויות רשמיות, צווי בית משפט, מכתבים של אזרחים.
- כל ניירות העסק שקיבלו הארגון עוברים את הליך הרישום ללא כישלון. היא מאשרת שהם בשליטה.
- השלב הבא הוא עבודה עם המסמך, היכרות או ביצוע ההוראות.
- במידת הצורך, ניתן תגובה רשמית.
- השלב האחרון הוא רישום לאחסון ארוך טווח או ארכיוני, והרס אפשרי.
בנוסף, ביחס לניהול הארגון נבדלים בין סוגי זרימת העבודה הבאים:
- עולה - מכפופים לבוסים (הערות הסבר);
- יורד - מההנהלה לעובדים (הזמנות);
- אופקי - בין שווים בעמדה (מעשים, פרוטוקולים).
כל שלבי תנועת המסמך נרשמים בהכרח בכתבי עת מיוחדים. הם יכולים להתנהל בכמה דרכים:
- תיעוד יומני תנועה;
- כרטיסי מסמך;
- ניהול מסמכים אלקטרוניים הוא הנפוץ ביותר ברוב המכריע של הארגונים.
מאפייני הליכי משפט
אנשים רבים תוהים מה שיפוטיעבודה במשרד, ומה ההבדל שלה מהכלל. תיק בית משפט הוא מערך מסמכים וראיות מהותיות מעט שונה. אחסון ותנועה נכונה של זה מבטיחים שקיפות של מערכת אכיפת החוק. ניהול רשומות שיפוטיות, בניגוד לארגוני, אינו יכול להיות רצוני. היא מנוהלת על ידי גורמים מורשים ונמצאת בשליטה קפדנית. מבחינתו, כל השלבים מוגדרים בצורה נורמטיבית וקפדנית, עד להשמדה.
תפקיד המזכיר
לרוב עובדי החברה יש מושג עמום מאוד לגבי הניירת והזרימה. עבור מזכירה זו פעילות מקצועית.
מזכירות הארגון ממלאת את התפקיד העיקרי של תמיכה בניהול מסמכים. על פי צורת וייחודי העבודה, ארגון שירות ניהול המשרד של הארגון מחולק לסוגים הבאים:
- מרוכז - כל המזכירים נמצאים במחלקה אחת ומדווחים לפקיד הראשי או למזכירה הבכירה.
- מבוזר - מזכירים ועובדים שממלאים את תפקידם מפוזרים בכל אגפי הארגון ומדווחים לראשים שונים.
- מעורב - נמצא לרוב בארגונים גדולים.
המוזרויות של זרימת המסמכים בארגון תלויות ישירות באיזו צורה של המזכירות מאומצת.
הדרכה לעבודה משרדית
ללא קשר לגודל וצורת הבעלות, בכל ארגון חייב להיות בעל תקנה המסדירה את העברת המסמכים. מהי הוראות הגשה ואיך לשרטט אותה? שאלה זו מדאיגה לא רק מזכירות, אלא גם מנהלים.
הוראות ניהול רשומות הן פנימיותפעולה נורמטיבית של הארגון, המאושרת על פי צו או צו של ההנהלה, בתוקף בלתי מוגבל. הוא פירט את כל שלבי העברת המסמך, רשימות עמדות, אשר חתימותיהן יכולות לאשר את האותנטיות של הניירות הרשמיים, מספק דוגמאות לרישום, טפסים וטפסים.
שמירת רשומות
בארגונים קטנים עם זרימת עבודה נמוכה (פחות מ 200 בשנה), לא נשאלת השאלה מה זה שמירת רשומות. הכל נקבע על ידי המאמצים של העובדים עצמם או אפילו המנהיג.
אם חובות הרישום אינןהינם ישירים עבור העובד ואינם מפורטים בחוזה העבודה שלו, אזי יש להוציא צו על הקצאת תפקידים אלה. במסמך זה יש לפרט אחריות, אחריות ותמורה נוספים.
תכונות של ניהול משאבי אנוש
אם לפחות עובד אחד עובד בארגון,אז בהחלט ייווצרו מסמכי עבודה. השאלה מהו מינהל משאבי אנוש רלוונטית במיוחד עבור ארגונים עם מספר מועט של עובדים.
מינהל משאבי אנוש מספקהעברת מסמכים ספציפיים הקשורים לפעילות העבודה של עובדי המיזם. בדרך כלל תפקידים אלה מבוצעים על ידי עובדי יחידה מיוחדת - מחלקת כוח האדם. תפקידיהם כוללים קבלה, עיבוד ואחסון של תיעוד כוח אדם. כולל עיבוד נתונים אישיים המסווגים.
זרימת העבודה של העובדים נשמרת בדרך כלל בנפרד מהכלל, בהתאם לכללי הסודיות ותכונות האחסון.
אופטימיזציה של העבודה במשרד
למרות ההתפתחות המהירה של הדיגיטלטכנולוגיה, ארגונים רבים מתקשים לייעל את זרימת העבודה. הם ממשיכים לבצע התכתבויות נייר באופן מיושן ולנהל ספרי רישום רגילים.
זה נובע משני גורמים:
- התנגדות לחידושים של עובדי המיזם;
- חוסר מימון.
על המנהלים לזכור כי מיטוב זרימת המסמכים עם השקעה ניכרת נותן השפעה כלכלית ניכרת.
