מה שנראה כמו החריג לכלל לפני 10 שנים הופך לנורמה היום. זה חל על תחומים רבים בחיי האדם, במיוחד בתחום העסקי.
אחרי הכל, לא משנה כמה מהר תתקדם,מסמכים היו ונשארו חלק חשוב מאוד, אולי אפילו החשוב ביותר, בפעילות הכלכלית והמסחרית גם של מיזם גדול וגם של יזם פרטי שאין לו אפילו עובדים. - מונח שמשתמשים בו יותר ויותר בכל תחומי הפעילות וכבר לא מפתיע אף אחד.
למה? מכיוון שהמסמכים ממש מתעדים צעד אחר צעד את כל תהליך הפעילות, את כל כמות המידע הנחוצה לעבודה יעילה.
העבודה עם מסמכים, בעיקר בנפחים הגדולים שלהם, היא כבר מזמן סוג של אבן נגף והזדמנות לבדיחות, גם מצחיקות וגם לא מצחיקות.
אובדן מסמכים, תקלות וטעויות בהםעיצוב הפך לסוג של מסורת עצובה. על מנת להימנע ככל האפשר מהבעיות הנ"ל ולהאיץ את תהליך יצירת המסמכים, רוב הארגונים הגדולים והבינוניים עוברים לאחרונה באופן אקטיבי לניהול מסמכים אלקטרוני ועבודה משרדית אלקטרונית בכלל.
שני המושגים הללו, למרות שהם הולכים זה מזה,עם זאת, הם אינם זהים. עבודת ניירת היא תהליך של יצירה ישירה של מסמך וארגון העבודה איתו: חיפוש נוסף, אחסון ובקרת תנועה.
כלומר, תהליך התנועה הוא מה שנהוג לכנות זרימת העבודה: מרגע יצירת המסמך או קבלתו ועד סיום העבודה איתו.
עצם העבודה הזו, כביכול, נשלטת על ידי התהליך שנקרא עבודה משרדית.
רשמית, המינוח הזה נשמע קצתבאופן מפחיד, אבל בארגונים גדולים, שפע התיעוד הנייר נראה בדיוק כך, גורם להרבה בעיות, גדולות וקטנות כאחד. וזה מה שגורם אפילו למנהלים השמרניים ביותר להעביר את הניירת שלהם למסילות אלקטרוניות, המכסות את כל התהליך "מ-אל".
אבל התברר שזה עושה את זה במדינותהחלל הפוסט-סובייטי הוא לא כל כך קל! במשך תקופה ארוכה, מצד אחד, העבודה המשרדית האלקטרונית התקבלה בברכה, מצד שני, לא היה לה מספיק כוח משפטי. המצב הוקל מאוד על ידי הכנסת חתימה אלקטרונית, שהפכה, כביכול, ערבה לאותנטיות ונכונות המסמך.
עדיין יש הרבה קשיים טכניים.החל מפגמי תוכנה וכלה במדיניות הפנימית של מפעלים שונים (בעיקר פרטיים). אחרי הכל, להחלפה נכונה של מסמכים בצורה אלקטרונית, שני הצדדים שכנגד חייבים לעבוד בצורה זו, מה שבפועל לא תמיד קורה.
בגלל זה, וגם בגלל הרצון השמרני"ביטוח" לרוב מתיישבים על המדפים מסמכים אלקטרוניים בצורת עותקי הנייר שלהם. אבל עדיין, הם הופכים קטנים יותר באופן ניכר. וזה, יחד עם אוטומציה של יצירת מסמך והקלה על השליטה בתנועתו, הופך את כל תהליך הניירת למהיר באופן ניכר, ולכן יעיל יותר. בנוסף, זה חוסך משמעותית מקום בחדר.
