התקדמות מדעית וטכנולוגית והופעתם של רביםצורות של בעלות הובילו להרחבת הסחר, הקשרים הכלכליים והחברתיים-תרבותיים. תהליכים מוגברים בחריפות בחברה השפיעו על הגידול בהיקף זרימת המידע הנחוצה לתפקוד המלא של יחידות הניהול.
מהו איחוד המסמכים?
ללא קשר להיקף ולתחום:בין אם מדובר בפעילות ממשלתית או בתעשייה, בחינוך או בשירותי בריאות - איחוד ידני וסטנדרטיזציה של מסמכים דהויים בהדרגה ברקע. מראשיתה של המאה הקודמת, עיבוד הנתונים על שיטתיות שלהם נע בהדרגה מן המדריך לשיטה ממוכנת, ולאחר מכן את אוטומטי.
כך היה הרציונליזציהניהול מסמכים. המושג "איחוד ותקינה של מסמכים" מקורו בשלב זה. עם זאת, בכל שלבי שיפור זרימת מסמכים ועיבוד נתונים, אותה בעיה התעוררה. אי אפשר להביא תוהו ובוהו לאוטומציה, שכן תהליך זה חייב להיות קדום על ידי איחוד מסמכים סטנדרטיזציה בכלל. במילים אחרות, רק הזמנת הנייר, אתה יכול להמשיך עיבוד שלהם ושימוש.
מטרות ויעדים של איחוד
נקודות עקרוניות במהלך אופטימיזציהניהול רשמי, כלכלה וכל פעילות אחרת היא איחוד ותקינה של מסמכים. ניתן להסביר בקצרה מושג זה כמביא את זרימת העבודה לצורה אחידה נפוצה, מערכת אחידה.
- הקלדה אחידה של טפסים.
- קביעת אותן דרישות לעיצוב נתונים העולים במהלך אימוץ אותן החלטות ניהול.
- הפחתה משמעותית בעלויות של סוגים שונים של אוסף ועיצוב חומרים.
- תאימות של מאגרי מידע אחידים רבים, ללא קשר לתעשייה ופעילות.
פונקציות זרימת מסמכים מאוחדות
יש להבין כי כל פעילות עלניהול וניהול של ארגון, מפעל, מדינה, בסופו של דבר, היא מערכת, שכל אלמנט שלה הופך לתפקוד כזה או אחר. ביניהם ישנם כלליים (או אופייניים) - כאלה האופייניים לפעילות של כל מוסד: ארגוני, מנהלי, מנהלי, פונקציות תכנוניות, הנהלת חשבונות וכו '. בינתיים, לפעילותם של ארגונים בודדים יש פונקציות מיוחדות. לדוגמה, המשימות והיעדים המבוססים על יישום פעילויות חינוכיות אופייניות רק לנושאי תחום זה.
מהי מערכת המסמכים
איחוד ותקינה של מסמכי ניהול היא מערכת חומרים שנוצרה על בסיס יחסיהם על ידי:
- סימני התרחשות;
- מַטָרָה;
- תַעֲשִׂיָה;
- סוּג;
- דרישות הידור.
מהם מסמכים במערכת מאוחדת?
תיעוד מערכת יכול להיותתפקוד כללי ותעשייה. באשר לסוג הראשון, לא אמורות להיות כאן שאלות. מערכות סקטוריות כוללות זרימת עבודה המשקפת את הספציפיות של הפעילויות של ארגון או ארגון. לדוגמא, התקינה ואיחוד מסמכי המכס יכילו חומרים המסדירים את הליכי הבדיקה והעברת הסחורות המיובאות בגבול המדינה.
עד כמה החומרים מחוברים זה לזה וכיצדהמסמכים של שתי המערכות - פונקציונאליות וספציפיות לתעשייה, מתייחסות זו לזו, תלויות בגורמים רבים. בפרט, משמעותם נקבעת מראש על ידי אופי הפעילות של ארגון מסוים. בנוסף, איחוד ותקינה של מסמכי ניהול לא תמיד מרמז על יצירת תקנות על פעילות ארגונית, מנהלת או מנהלית. בינתיים, תיעוד התוכנית הארגונית והמנהלית, המכיל את נקודות היסוד של ניהול, ניהול, אינטראקציה ורגולציה של עבודת גופי המדינה, מפעלים, חטיבות ופקידים, מבוסס על מבנים מגזריים ותפקודיים.
השלבים העיקריים של האיחוד והתקינה
בעיות של סטנדרטיזציה ואיחודמסמכי סחר חוץ מתעוררים לעתים קרובות עקב הקצאה בטרם עת של גוש תיעוד ארגוני ומנהלי, המשמש סיוע משפטי למערכות כאלה.
- במסגרת מבנה הטפסים הדוקומנטריים האחידים, נקבעת מינוח מתאים.
- המודל הכללי לבניית מערכת מסמכים מבוסס על שימוש בטופס שנלקח כדוגמה.
- תשומת לב מיוחדת מוקדשת לכללי הבנייה התחבירית של תיעוד.
לפני כן, איחוד ותקינה של ראשימסמכים שהועברו תוך התחשבות בכל הדרישות לחומרים בכל שלבי היצירה, המילוי, העיבוד והשמירה. נלקחו בחשבון הן היכולות הפסיכו-פיזיולוגיות של האדם והן הפרמטרים של מכשירים-טכניים.
תכונות של יצירת תקנים
יש לציין כי התוצאה של הניסויתהליך האיחוד היה הבאת התבניות הנפוצות ביותר לצורה משפטית אחת. התקנים שפותחו עבור שירותים, מוצרים ועבודות יש את ההסבר שלהם ברמה החקיקתית הפדרלית. המושג "איחוד ותקינה של מסמכים" במקרה זה נקבע על ידי פעילות המדינה לתיקון הנורמות והמאפיינים לשימוש חוזר בהתנדבות.
המשימה של יצירת סטנדרטים היאהסדרנות באזור הייצור ועלייה באיכויות התחרותיות של מוצרים, שירותים או עבודות. סטנדרטיזציה ואיחוד מסמכי סחר חוץ שואפים גם הם למטרת השגת מידע ותאימות טכנית.
בעיות הקשורות לאיחוד מסמכי סחר חוץ
בנוסף, המונח "סטנדרטי" אינו מתכוון רקמסמך של תוכן נורמטיבי. החוק מגדיר בבירור את המנגנון ליישום מרצון שאינו כפוי. תקני המדינה הוחלפו במהירות בתקנים לאומיים. לאחר הכנסת שינויים מהותיים, רק בעיות התקינה ואיחוד מסמכי סחר חוץ נותרו בעינן.
השאלה החריפה במיוחד עד היום היא השאלה שלתקני המדינה המסדירים את תהליך עריכת התיעוד הנלווה למוצרים המיוצאים. על פי המערכת המאוחדת שאומצה על ידי החוק הפדרלי "על תקנה טכנית" מיום 01.07.2003, ההוראות הכלולות בה אינן עומדות במלואן בדרישות המאוחדות לשמירה על תיעוד, אך ממשיכות להיות מיושמות כיום באופן מאסיבי.
תפקידו של Gosstandart בתהליך האיחוד והתקינה
איחוד ותקינה של מסמכים - הדרךGosstandart של רוסיה. כל המסווגים הכל-רוסיים בתחום הטכני, הכלכלי, החברתי רוכשים כוח משפטי מיד לאחר שעבר את רישום המדינה. השליטה על יישום כל הדרישות הכלולות במעשים בודדים מופעלת על ידי תקן המדינה של רוסיה וגופים אחרים המורשים על ידי המדינה במסגרת הסמכות המיועדת לכך.
כיווני האיחוד והתקינה העיקרייםמסמכים מורכבים בהקמת דוגמאות אחידות, תבניות, טפסים. אלה יכולים להיות תקנים הנדרשים לעריכת מסמכים, לתקנים עבור סוגים מסוימים של סחורות ומערכות תיעוד מאוחדות. האחרון הוא מערכת חומרים שנוצרה על פי כללים ובקשות אחידים שנקבעו. מערכת התיעוד המאוחדת מכילה, ככלל, את המידע הדרוש ליישום פונקציות ניהול בתחום השפעה ספציפי.
מערכות מאוחדות ומתוקנות ראשיות ברוסיה
כיום, בין המערכות המאוחדות, הבולטים הבאים:
- מבנה הקשור לתיעוד ארגוני ומנהלי;
- מערכת השולטת על זרימת המסמכים במוסד בנקאי;
- איחוד ותקינה של מסמכי חשבונאות, כמו גם דיווח ותיעוד פיננסי חשבונאי במוסדות המגזר הציבורי;
- היקף המסמכים הסטטיסטיים;
- מערכת תיעוד המסדירה סוגיות עבודה;
- מסמכים מאוחדים ליישום סחר חוץ.
בהתאם, לכל אחת מהמערכות הנ"לצירפה סטנדרט מדיני משלה, אשר מפותחים על ידי המחלקות המרכזיות המתאמות את התפקוד בתחום פעילות ספציפי. לדוגמה, משרד האוצר ברוסיה אחראי ליצירת טפסים לרישום חשבונות ורישומים בנקאיים.
פרטים וצורות מסמכים בתהליך התקינה
דרישות המסמך נחשבות לחובהאלמנט שבלעדיו אי אפשר לעבור את הליך הרישום הרשמי, רישום החומר. הדרישות כוללות חתימה, חותם, חותמת, תאריך, טקסט וכו '. מטבע הדברים, מערכת פרטים נפרדת משמשת לכל סוג של מסמך רשמי. יחד עם זאת, בכל אחת מהמערכות מיושמת איחוד באמצעות יצירת צורת מסמכים למופת לאחת המערכות. על בסיסו מפותחים הפרטים המתאימים ביותר של כל המסמכים הכלולים במאגר נתונים ספציפי.
הטופס, כאמור, הואתבנית תבנית של המסמך. מודל כזה של עריכת מסמך בהיקף היישום שנקבע לוקח בחשבון את הפורמט שלו, גודל השוליים והכניסות, התכונות של יצירת רשת מבנית ופרטים עיקריים.
איחוד ותקינה של מסמכיםהכיוון הארגוני והניהולי תורם לשימוש הפשוט בטפסים בפעילויות של כל ארגון, מוסד, מפעל תעשייתי וייצור.
- תַקָנוֹן;
- פקודות והוראות;
- פתרונות;
- פרוטוקולים;
- מעשים;
- אותיות.
מכתבים מתעדים פתרונות לסוגיות בעלות אופי מנהלי וארגוני, כולל. ניהול, תיאום ותמיכה בפעילויות:
- רשויות המדינה בגופים המרכיבים של הפדרציה הרוסית (רשימת הגופים המרכיבים כוללת מחוזות ורפובליקות אוטונומיות, אשר חקיקתן קובעת את השפה הלאומית, יחד עם רוסית, כעיקרית);
- ארגונים ועמותות, ללא קשר לצורת הבעלות ופעילות ארגונית ומשפטית.
GOST קובע לא רק את הרכב הדרישות,אלא גם הדרישות לעיצובן, כמו גם ייצור, הנהלת חשבונות, שימוש ושמירה של טפסים עם סמל המדינה של הפדרציה הרוסית וסמל הנבדקים הנוכחים. הנספח של GOST הוא ייצוג סכמטי של הפרטים.
