מסמך נחשב כמתועדמידע המוקלט על מדיום מוחשי ובו הפרטים שבגללו הוא מזוהה. על מנת לארגן חיפוש מהיר ואחסון נכון של מסמכים הנוגעים לאנשי צוות, על שירות ניהול כוח האדם לערוך ולאשר את שמות הנושאים שלו על פי מערכת אחידה אחת הפועלת בארגון. תקופות האחסון לתיעוד כוח אדם, כמתואר בפסקה 75 ל- GOST R 51141-98, נקבעות על ידי המנכ"ל לענייני הארגון, אשר נערך תוך התחשבות בתקופות האחסון המפורטות ברשימת מסמכי הארכיון הטיפוסיים, בעלי אופי ניהולי הנובעים מפעילותן של רשויות וארגונים שונים (שאושרו ב- 25.08. 2010 בצו של משרד התרבות של הפדרציה הרוסית מס '558).
טפסי ניהול משאבי אנוש אישייםענייני כל עובדי הארגון. על פי הרשימה, תקופות האחסון להזמנות על ידי כוח אדם הן 75 שנים, לאחר מכן, על פי החלטתם של ה- EPC (ועדת אימות מומחה מיוחדת), הם נפטרים. זה חל על הזמנות, הוראות ומסמכים אחרים הקשורים אליהם (מידע בצורה של אישורים, סיכומים, דוחות):
- על קבלה, שילוב, העברה, תנועה, פיטורים;
- על הכשרה מתקדמת, על הסמכה, על ועידת דרגות (דרגות);
- על פרסים ותגמולים;
- על שכר, על תשלומים ובונוסים שונים;
- בחופשה המוענקת לטיפול בילד;
- בחופשה ללא תחזוקה;
- שינוי שם משפחה;
- בחגים מסוגים שונים למי שעובד בתנאי עבודה קשים, מסוכנים ומזיקים;
- בתורנויות הקשורות לפעילות העיקרית;
- בנסיעות עסקיות ארוכות (מקומית ומחוצה לה);
- בנסיעות עסקיות של עובדים העובדים בתנאי עבודה קשים, מסוכנים ומזיקים.
Для дел, содержащих другую категорию Приказов, הזמנות ומידע מתועד שונים (כולל סיכומים, תעודות, מידע או דוחות קשורים) וקשורים לחגים שנתיים ותוכננו בתשלום, סנקציות משמעתיות, חופשת לימודים, לוחות זמנים לחובות, נסיעות עסקיות קצרות טווח (פנים או חוץ), הרשימה כוללת 5 שנים תנאי אחסון מסמכי כוח אדם.
בתיקייה (מקרה) תחת כיסוי אחד עשוירק אותם מסמכים שעבורם נקבעות אותן תקופות אחסון למסמכי כוח אדם במינוח. כולם מסודרים לפי סדר קפדני. התיק מתחיל להיווצר עם בקשה לעבודה. לאחר מכן משלימה הפניה למשא ומתן או הגשה לעובד, שאלון וגליון רישום כוח אדם עם תוספות לגיליון תמריצים אישי ותיק כוח אדם. התיק מכיל מסמכי חובה בנושא חינוך, כמו גם אוטוביוגרפיה. תמציות מהזמנות להעברה, מינוי חדש או פיטוריו של עובד, כמו גם מאפיינים, אישור אובייקטיבי ומסמכים אחרים הנוגעים לעובד ספציפי, כלולים בתיק כקבוצה נפרדת. כל המסמכים בתיק מסודרים בסדר כרונולוגי.
כל הצהרה (תלונה) וחומרים אודותשיקול דעת (אם הם לא מתייחסים לנושאים של שיפור פעילויות הייצור) מתייחסים למסמכים של שירות כוח האדם ונכללים במקרה כקבוצה עצמאית, מופרדים על ידי דף הפרדה. כאשר הבקשה (התלונה) מתקבלת שוב או מתעוררים חומרים נוספים, הם מוגשים לקבוצה זו. המסמכים מסודרים לפי סדר אלפביתי או כרונולוגי. עבור קטגוריה זו של מקרים, תקופות השמירה על מסמכי כוח אדם נקבעות גם על ידי המינוח, תוך התחשבות ברשימה שאושרה בצו מס '558. על הכריכה של כל מקרה, אינדקס דיגיטלי או אותיות וכמובן השמירה. תקופות של מסמכי כוח אדם הן חובה.
