Mindenki ismeri a protokoll szót.Az irodai dolgozók rendszeresen meghallják ezt a találkozók során, a rendőrök ezt hivatásos tevékenységeik során használják, az államfőket és a diplomatákat pedig kénytelenek betartani a rájuk írt szabályok. Mi az a protokoll? Az alábbiakban megtudjuk.
A protokoll fogalmának jelentése
Mint jelentős számú más kifejezéstegy szónak több jelentése van. Minden attól függ, hogy melyik tevékenységi területen működik a kívánt koncepció. Tehát megvizsgáljuk a leggyakoribb helyzeteket, amikor szokásos egy protokollról beszélni.
Ha az üzleti környezetről beszélünk, akkor a protokoll az eseményt leíró dokumentum (találkozó, értekezlet, igazgatótanács stb.).
A fentebb már említettük a rendõrségrõl, akik szintén gyakran készítenek hasonló dokumentumot. Ebben az esetben a bűncselekmény vagy a bűncselekmény tényét feltételezik.
Nemzetközi formátumban a protokoll egy kóda kormánytisztviselők és a diplomáciai tisztviselők hivatalos ülésein követendő szabályok. Például van egy protokoll az államfők közötti találkozókról vagy az elnök látogatásáról.
Ebben a cikkben azonban az üzleti protokollok koncepciójára fogunk összpontosítani.
Találkozó jegyzőkönyve
Az üzleti találkozók minden szerves részét képezikfolyamatok üzleti környezetben. Hivatalosan csak az irodaépületben haladhatnak át, figyelembe véve a kitűzött időt. Az informális üzleti dátumok szintén nagyon népszerűek. A második esetben megteheti anélkül, hogy a beszélgetést protokollal megerősítené. Ha az ülés hivatalos, akkor írásban kell lennie, az összes szabálynak megfelelően.
A jegyzőkönyvet titkár vagy más személy vezeti,rendelkezik ilyen hatalommal. Annak érdekében, hogy lépést tartson a beszélgetéssel, próbáljon ki kitalálni egy olyan hozzávetőleges listát, amelyet a találkozón megvitatnak. A diktafon jelenléte nem lesz felesleges, hogy ne hagyja ki a részleteket, mivel a protokoll egy üzleti esemény nagyon részletes leírása.
A jelenlévők nevét fel kell jegyezni, ésszintén hiányzik. Magadnak jegyzeteket készíthetsz mindenki számára, aki a találkozóra jött, úgy, hogy hiba nélkül jelezze bizonyos szavak írását.
Minden ülés elején meghatározzák a kérdések megvitatásának sorrendjét, feltétlenül írják le szó szerint.
Ha az ülésen szavazás történt, jelezze azteredmények (hány ember szavazott mellette, és hány szavazott ellen). Ha kevés ember jelen volt az ülésen, akkor lehetősége van arra is, hogy minden szavazó nevét és vezetéknevét feljegyezze.
Ne késleltesse a protokoll végrehajtását egy hosszú dobozban, mert ebben az időben elfelejtheti a találkozó részleteit.
Tárgyalási protokoll
A tárgyalások különböznek a rendes üzleti találkozóktól.az a tény, hogy általában megvitatnak egy vagy néhány olyan kérdést, amelyek mindkét fél számára nagy szerepet játszanak. Ebben az esetben a protokoll lehetőséget ad a beszélgetés minden árnyalata és a felek követelményeinek rögzítésére. A nem mindig figyelembe vett kérdést az első tárgyalások után azonnal megoldják, ezért az igazgatóknak vagy más alkalmazottaknak időre és teljes információra van szükségük a találkozóról.
A tárgyalások jegyzőkönyve ugyanazon az elven készül, mint bármely üzleti dokumentum.
Meg kell adnia a leírt dátumotesemények, a dokumentum száma és teljes neve. Az alábbiakban bemutatunk egy bevezetőt, amely feltétlenül feltünteti a résztvevők listáját és a megbeszélés fő kérdéseit.
Az információkat általában három részre osztjákrészek: „Figyelték”, „Beszélt”, „Döntött”. A protokoll teljes verziójában az összes felszólaló szavak szó szerint idézve vannak, és bizonyos esetekben a protokoll kivonatát is lemásolják, és annak egy részét is lemásolják.
