Munka szervezése személyi iratokkalkülönös hatással van a vezetési apparátus működésének minőségére, valamint az alkalmazottak munkaképzésére és kultúrájára. Minél szakszerűbben végezzük a munkát, annál sikeresebb a vállalkozás egészének tevékenysége.
Bármely vállalkozás belső dokumentumfolyamamagában foglalja az üzleti információk előkészítésével, karbantartásával, kitöltésével, másolásával és átadásával kapcsolatos különféle tevékenységeket. Amint azt a gyakorlat mutatja, a munkavállalók összes idejének körülbelül hetven százaléka tölt ezekre az eseményekre. El kell mondani, hogy a dokumentumokkal való munka megszervezése egyre fontosabb. Ma ezt a tevékenységet a modern vállalkozás versenyképességének egyik fő tényezőjének tekintik.
A dokumentumokkal való munka megszervezése magában foglaljaa beérkezett és feldolgozott üzleti adatok speciális megközelítése, az információterjesztés kialakításának és megváltoztatásának folyamatainak összehangolása. A dokumentumokkal végzett munka kompetens szervezése csökkenti a keresés idejét, növeli az adatok pontosságát, időszerűségét, kiküszöbölve a redundanciát.
A sokéves gyakorlatot figyelembe véve a dokumentációval végzett munka három fő típusát fejlesztették ki: vegyes, decentralizált és központosított.
Ez utóbbi forma biztosítja a koncentrációta rendelkezésre álló strukturálási műveletek sokfélesége, egyetlen üzleti egység által működtetve. Ilyen egység lehet általános vagy személyzeti osztály, iroda stb. Egy titkárnő nyilvántartást is vezethet. Mindenesetre az osztály vagy egy alkalmazott felelőssége magában foglalja a dokumentumok feldolgozásának teljes ciklusának végrehajtását az átvétel pillanatától az archív osztályhoz történő átadásig. Ezek a tevékenységek magukban foglalják az üzleti információk fogadását, feldolgozását, regisztrációt, tárolást, a végrehajtás ellenőrzését, küldését, referencia és információs műveleteit, rendszerezését az archívumba történő átvitel előtt.
A dokumentumokkal végzett munka központosított szervezésea legracionálisabbnak, és e tekintetben előnyösebbnek. Különösen igaz ez a kisvállalkozásoknál. A dokumentáció rendszerezésének ezen módszerének alkalmazásakor az információfeldolgozási tevékenység költségei jelentősen csökkennek. Ezenkívül jelentősen javul az alkalmazottak munkájának megszervezése. A dokumentumáramlás ilyen szerveződési formájával az irodai berendezések működnek a leghatékonyabban, egységet lehet elérni a dokumentáció feldolgozásához kapcsolódó módszertani és vezetői tevékenységekben.
A centralizált rendszer ellentéte azdecentralizált rendszer. Ebben az esetben az egyes részlegekhez külön szolgálatot alakítanak ki a dokumentációval való munkához. Ezekben az egységekben minden műveletet autonóm módon hajtanak végre. A decentralizált rendszer inkább azokra az intézményekre és szervezetekre jellemző, amelyeket a területileg széttagolt apparátus különböztet meg. Ezenkívül ez a munkarendszer azoknak a vállalkozásoknak is megfelelő, amelyekben a dokumentációt bizonyos sajátosságok különböztetik meg (például szükség van az információk védelmének biztosítására).
A leggyakoribb formaegy vegyes rendszer. Ebben az esetben az összes művelet egy bizonyos részét (általában az elküldött és fogadott dokumentumok fogadására és feldolgozására, tárolására, replikálására) a központi egységben hajtják végre. Ugyanakkor a vállalkozás strukturális részlegein a nyomtatás (létrehozás), szervezés, tárolás és az archívumba történő szállítás előkészítése során végeznek tevékenységeket.
Az egyik vagy másik séma kiválasztása a dokumentációval való munkavégzéshez a vállalkozás szerkezetének megfelelően történik.
