Novinari jako cijene sudjelovanje ukonferencije za tisak jer pružaju priliku dobiti najrelevantnije informacije iz prve ruke. Nazoče im predstavnici velikih tvrtki, popularni ljudi. Postoji prilika skrenuti pozornost na bilo koji problem, predstaviti novu vrstu usluge, reći o uspjesima koje je tvrtka postigla. Napokon, konferencija za tisak središnji je događaj na kojem se rješavaju mnoga važna pitanja i zadaci. Stoga je važno znati pravilno organizirati događaj.
Velike organizacije koje zanimaobjektivno izvještavanje o njihovim aktivnostima u medijima, unaprijed planirajte učestalost konferencija za tisak. Štoviše, učestalost takvih događaja govori o povjerenju u tisak i može stvoriti osjećaj stabilnosti. Srednje organizacije moraju same odrediti što će za njih najbolje funkcionirati. Novinari su najčešće pozvani svakog mjeseca ili tromjesečno.
Razmotrivši glavnu temu događaja (priču ostanje na tržištu, prezentacija novih usluga tvrtke, analiza aktivnosti za tromjesečje), potrebno je to kratko sažeti. To bi trebalo zvučati na način da skreće pozornost na predstojeću konferenciju za tisak.
Preporučljivo je da konferencija za tisak nijepoklopilo se s okrugom, gradom ili glavnim događajima koji bi mogli omesti značajan dio novinara. Najbolje vrijeme za tiskovnu konferenciju bit će sredinom tjedna, najkasnije do četiri popodne. Također je nepoželjno da se vaš događaj podudara sa sličnim događajem koji će održati vlasti.
Odabir mjesta na kojem se planirate zadržatikonferencije za tisak trebale bi se temeljiti na mogućnostima organizacije. Soba mora nužno biti dovoljno prostrana da može primiti najmanje dvadeset ljudi, ali, s druge strane, ne bi trebalo biti puno slobodnog prostora, kako ne bi stvorili osjećaj beznačajnosti događaja. Trebali biste obratiti pažnju ima li mikrofona u dvorani, ako je potrebno, vodite računa o prisutnosti projekcijskih platna. Ako su pozvani novinari s TV-a, moraju osigurati slobodan prostor za postavljanje TV kamera.
Pripremiti i održati konferenciju za tisakodržane su na visokoj razini, potrebno je sastaviti popis medija čiji će predstavnici sudjelovati u događaju. Dva tjedna prije zakazane konferencije, novinarima se šalju priopćenja za tisak, kao i pozivnice, koje sadrže temu događaja, ime novinara, datum i mjesto. Ako je adresa na malo poznatoj ulici, pozivnici je bolje dostaviti prometni dijagram. Uoči događaja, kako bi pojasnili broj gostiju, novinari trebaju nazvati. Napokon, oni mogu zaboraviti na pozivnicu ili ne primiti priopćenje za javnost.
Registracija sudionika vrši se prije početka konferencije. Kasnije domaćin događaja dobiva popunjeni popis pozvanih novinara. Održati konferenciju za tisak stvorili atmosferu gostoljubivosti, trebate voditi računa o stolovima za novinare na kojima bi trebala biti smještena imena medija.
Za novinare, posebnoprezentacijski paketi koji sadrže "brošure", koji uključuju priopćenje za javnost, popis govornika na konferenciji za tisak, promotivne i reklamne materijale.
Tiskovna tajnica odgovorna zakonferencije za tisak, otvara događaj, objavljuje njegovu temu, a zatim predstavlja ljude koji daju konferenciju za tisak. Također, njegove dužnosti uključuju praćenje propisa. Glasnogovornik mora biti u stanju voditi dijalog. Trebao bi, kad se u razgovoru dogodi zastoj, popuniti stanku koja se pojavi.
Na stolu za kojim sjede osobe,dajući tiskovnu konferenciju, potrebno je postaviti znakove s njihovim imenima i zauzetim položajima. Za dugotrajno dizajnirane događaje trebali biste osigurati stanku za pauzu za kavu, posjet WC-u i sobama za pušače.