एक दस्तावेज़ को एक दस्तावेज माना जाता हैएक मूर्त माध्यम पर दर्ज की गई जानकारी और विवरण होने के कारण, इसकी पहचान की जाती है। कर्मियों से संबंधित दस्तावेजों की त्वरित खोज और सही भंडारण को व्यवस्थित करने के लिए, कार्मिक प्रबंधन सेवा को संगठन में संचालित एकल एकीकृत प्रणाली के अनुसार मामलों के नामकरण को तैयार करना और अनुमोदित करना चाहिए। कार्मिक प्रलेखन के लिए भंडारण अवधि, जैसा कि GOST R 51141-98 के पैराग्राफ 75 में निर्धारित है, संगठन के मामलों के नामकरण द्वारा स्थापित किया जाता है, जिसे प्रबंधकीय प्रकृति के विशिष्ट संग्रह दस्तावेजों की सूची में निर्दिष्ट भंडारण अवधि को ध्यान में रखते हुए संकलित किया जाता है। विभिन्न अधिकारियों और संगठनों की गतिविधियों के परिणामस्वरूप (25.08. 2010 को रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के आदेश संख्या 558 द्वारा अनुमोदित)।
कार्मिक प्रबंधन सेवा व्यक्तिगत बनाती हैसंगठन के सभी कर्मचारियों के मामले। सूची के अनुसार, कर्मियों के लिए आदेशों के भंडारण की शर्तें 75 वर्ष हैं, जिसके बाद, ईआईसी (विशेष विशेषज्ञ समीक्षा आयोग) के निर्णय के अनुसार, उनका निपटान किया जाता है। यह आदेश, आदेश और उनसे संबंधित अन्य दस्तावेजों पर लागू होता है (प्रमाण पत्र, सारांश, रिपोर्ट के रूप में जानकारी):
- प्रवेश, संयोजन, स्थानांतरण, स्थानांतरण, बर्खास्तगी पर;
- उन्नत प्रशिक्षण पर, प्रमाणन पर, उपाधियों (रैंकों) के असाइनमेंट पर;
- पुरस्कार और प्रोत्साहन के बारे में;
- मजदूरी, विभिन्न भुगतान और बोनस;
- छुट्टी पर, जो एक बच्चे की देखभाल के लिए प्रदान की जाती है;
- बिना वेतन के छुट्टी पर;
- उपनाम बदलने के बारे में;
- कठिन, खतरनाक और हानिकारक कार्य परिस्थितियों में काम करने वालों के लिए विभिन्न प्रकार की छुट्टी पर;
- मुख्य गतिविधि से संबंधित पारियों पर;
- लंबी व्यापारिक यात्राओं के बारे में (देश और विदेश में);
- कठिन, खतरनाक और खतरनाक कामकाजी परिस्थितियों में काम करने वाले श्रमिकों की व्यावसायिक यात्राओं पर।
विभिन्न श्रेणी के आदेशों वाले मामलों के लिए,आदेश और विभिन्न प्रलेखित जानकारी (इनमें सारांश, प्रमाण पत्र, सूचना या रिपोर्ट शामिल हैं) और वार्षिक नियोजित और भुगतान की गई छुट्टियों, अनुशासनात्मक प्रतिबंधों, अध्ययन अवकाश, कर्तव्य कार्यक्रम, अल्पकालिक व्यापार यात्राएं (घरेलू या विदेशी) से संबंधित कर्मियों के दस्तावेजों के भंडारण की शर्तें .
एक फोल्डर (केस) में एक कवर के नीचे हो सकता हैकेवल वे दस्तावेज जिनके लिए नामकरण में कार्मिक दस्तावेजों के लिए समान भंडारण अवधि स्थापित की गई है। वे सभी सख्त क्रम में व्यवस्थित हैं। मामला नौकरी के लिए आवेदन करने से शुरू होता है। फिर इसे एक कर्मचारी को बातचीत या प्रस्तुत करने के लिए एक रेफरल के साथ पूरक किया जाता है, एक व्यक्तिगत प्रोत्साहन और कर्मियों के रिकॉर्ड शीट के अलावा एक प्रश्नावली और एक कार्मिक रिकॉर्ड शीट। मामले में शिक्षा पर अनिवार्य दस्तावेज, साथ ही एक आत्मकथा शामिल है। किसी कर्मचारी के स्थानांतरण, नई नियुक्ति या बर्खास्तगी के आदेशों के साथ-साथ विशेषताओं, एक उद्देश्य प्रमाण पत्र और एक विशिष्ट कर्मचारी से संबंधित अन्य दस्तावेजों को एक अलग समूह के रूप में मामले में शामिल किया गया है। फ़ाइल में सभी दस्तावेज़ कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित हैं।
प्रत्येक कथन (शिकायत) और सामग्री के बारे मेंविचार (यदि वे उत्पादन गतिविधियों में सुधार के मुद्दों से संबंधित नहीं हैं) कार्मिक सेवा के दस्तावेजों को संदर्भित करते हैं और मामले में एक स्वतंत्र समूह के रूप में शामिल होते हैं, जो एक विभाजक पत्रक द्वारा अलग किया जाता है। जब आवेदन (शिकायत) दोबारा प्राप्त होता है या अतिरिक्त सामग्री आती है, तो उन्हें इस समूह में दर्ज किया जाता है। दस्तावेजों को वर्णानुक्रम या कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाता है। इस श्रेणी के मामलों के लिए, कार्मिक दस्तावेजों के लिए प्रतिधारण अवधि भी नामकरण द्वारा स्थापित की जाती है, आदेश संख्या 558 द्वारा अनुमोदित सूची को ध्यान में रखते हुए। प्रत्येक मामले के कवर पर, संख्यात्मक या अक्षर अनुक्रमण और, ज़ाहिर है, प्रतिधारण अवधि कर्मियों के दस्तावेज अनिवार्य हैं।
