कार्यालय का काम ठीक से करने के लिए,आपको यह जानना आवश्यक है कि नामकरण क्या है। परिभाषा के अनुसार, नामकरण एक निश्चित प्रणाली के अनुसार संकलित सूची है, जो उन हिस्सों, सामग्रियों, संरचनाओं को सूचीबद्ध करती है जो उत्पादन में उपयोग किए गए थे। ऐसी सूची को संकलित करते समय, प्रत्येक उल्लिखित सामग्री को सशर्त रूप से संख्याओं, अक्षरों या अल्फ़ान्यूमेरिक संयोजन - एक नामकरण संख्या का कोड सौंपा जाता है।
कार्यालय के काम में, मामलों का नामकरण होता हैसामग्री द्वारा व्यवस्थित व्यापार पत्रों (या मामलों) की एक सूची, जो किसी भी संगठन के काम के दौरान तैयार की जाती है। नामकरण यह निर्धारित करता है कि कागजात को कितने समय तक रखा जाना चाहिए, और उन्हें किस क्रम में तैयार किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, माध्यमिक शैक्षणिक संस्थानों (व्यायामशालाओं) में, स्कूल की पत्रिकाओं को हेड शिक्षक द्वारा छात्रों के स्नातक होने के बाद 5 साल तक रखा जाता है।
मुख्य कार्य
मामलों के नामकरण को खींचने में मुख्य कार्य हैप्रशासनिक तंत्र के काम को अधिक परिपूर्ण, उत्पादक बनाने के लिए, नौकरशाही के झंझट से छुटकारा। कई समस्याओं के लिए शीघ्र और उच्च-गुणवत्ता वाला समाधान, पूरे संगठन की गतिविधियां अक्सर उस क्रम पर निर्भर करती हैं जिसमें दस्तावेज निहित होते हैं, वे मांग पर कितना आसान हो सकते हैं, उन्हें कितनी अच्छी तरह वर्गीकृत और व्यवस्थित किया जाता है। सही वर्गीकरण न केवल दस्तावेजों के साथ जल्दी से काम करने की अनुमति देता है, बल्कि अभिलेखागार और अभिलेखागार के साथ काम करना भी आसान बनाता है।
आइए उदाहरणों के साथ विचार करें कि मामलों का नामकरण क्या है, और यह किन दिशाओं में सबसे प्रभावी है।
- दस्तावेजों का आयोजन - जब दस्तावेज़ थेकिसी भी मामले में उपयोग किया जाता है (अनुबंधों का मसौदा तैयार करना, लेनदेन समाप्त करना, एक आपराधिक मामला पूरा करना, विभाग की रिपोर्ट की योजना बनाना, आदि), और फिर वे सक्रिय उपयोग से बाहर हो गए, नामकरण के अनुसार, वे एक निश्चित क्रम में संगठनों में संग्रहीत होते हैं। यह एक कंप्यूटर डेटाबेस में संग्रहीत कागज और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ दोनों पर लागू होता है।
- कितने समय के बारे में जानकारी की सामग्रीदस्तावेज़ को कब तक वैध रखा जा सकता है, इसके लिए रखा गया है। नामकरण में शामिल प्रत्येक मामले में शामिल दस्तावेजों को बचाने के लिए अपने स्वयं के निर्दिष्ट शब्द हैं। एक दस्तावेज जितना अधिक मूल्यवान और महत्वपूर्ण होता है, उतना ही लंबा चलेगा। यही है, जब मामले में दस्तावेजों के साथ काम करते हैं, तो उनका तुरंत मूल्यांकन किया जाता है - मूल्य की एक तरह की परीक्षा। यह मामले के साथ काम करने में भी मदद करता है।
- मामलों के अनुक्रमण को सुरक्षित करना। केस नामकरण का उपयोग अक्सर दस्तावेज़ पंजीकरण प्रक्रिया में किया जाता है, और मामला नामकरण सूचकांक दस्तावेज़ पंजीकरण संख्या का हिस्सा बन जाता है। इन्वेंट्री संकलित करते समय यह देखा जा सकता है, जब किसी इंवेंट्री को किसी प्रोडक्शन या संस्था में लिया जा रहा हो।
- संस्था की संगठनात्मक संरचना, आदि के अध्ययन में संदर्भ की भूमिका निभाता है।
- कार्यालय के काम में, इसे स्थायी या अस्थायी भंडारण अवधि और दस्तावेजों के रिकॉर्ड के साथ मामलों की एक सूची के लिए आधार माना जाता है।
- एक नमूना के रूप में, फाइलिंग कैबिनेट बनाने के लिए एक आरेख और प्रयुक्त दस्तावेजों के लिए एक संदर्भ।
इतना अच्छा ज्ञान क्या हैनामकरण और इसके साथ काम करने के कौशल किसी भी संगठन या संस्थान में, एक उद्यम में आवश्यक हैं। नामकरण संस्था की सभी दस्तावेजी गतिविधियों पर लागू होना चाहिए।
नामकरण का वर्गीकरण
नामकरण के अपने मानक और डिज़ाइन आवश्यकताएं हैं, उनका उल्लंघन नहीं किया जा सकता है। वे कार्यालय प्रशिक्षण के लिए विशेष प्रशिक्षण मैनुअल और निर्देशों में निर्धारित किए गए हैं।
यह तीन प्रकार के व्यवसाय नामकरण को भेद करने के लिए प्रथागत है:
- ठेठ;
- अनुमानित;
- व्यक्ति, एक विशिष्ट संगठन के लिए डिज़ाइन किया गया।
एक विशिष्ट नामकरण क्या है, यह नाम से स्पष्ट है - ये नियामक दस्तावेज हैं, वे एक ही प्रकार के संगठनों में उपयोग किए जाने वाले मामलों की संरचना स्थापित करते हैं।
अनुमानित नामकरण के लिए अभिप्रेत हैसंगठन के कार्यालय में शुरू होने वाले मामलों की अनुमानित संरचना की स्थापना जहां यह नामकरण वितरित किया जाता है। कार्यालय के काम के ऐसे नमूने मानक नहीं हैं, लेकिन अनुशंसात्मक हैं। एक विशिष्ट विशेषता यह है कि इस प्रकार के दस्तावेजों में संकेत दिए गए हैं।
विशिष्ट और अनुकरणीय लिपिक नामकरण उनके अधीनस्थ संगठनों के लिए मूल संगठनों द्वारा विकसित किए जाते हैं।
व्यक्तिगत नामकरण - विकसितविशेष रूप से एक विशिष्ट संगठन और इसकी गतिविधियों की बारीकियों को ध्यान में रखते हुए। एक विशिष्ट या अनुमानित नमूना आमतौर पर एक नमूने के रूप में लिया जाता है और उनमें आवश्यक परिवर्तन किए जाते हैं।
