Arkistoasiakirjatavainvaatimukset työskennellessä arvopapereiden ja materiaalien kanssa, jotka eivät ole mukana yhtiön nykyisessä toiminnassa. Ne on muotoiltu voimassa olevan sääntelykehyksen mukaisesti, joka koskee tietojen käsittelyä, syntetisointia ja varastointia. GOST määrittelee toiminnan yhteydessä käytettävät avainkäsitteet arkistointityöhön. Niitä laadittaessa otettiin huomioon nykyaikaiset edistysaskeleet teknisten välineiden ja edistyneiden tietotekniikoiden käytössä. Tarkastellaan edelleen arkistointien hallinnan perusteita.
Jakelualue
Arkisto-ohjeettoimistotyötä sovelletaan valtion virastoihin. Niitä vaaditaan myös tietyntyyppisiä töitä tekevissä kaupallisissa yrityksissä. Vaatimuksia sovelletaan erityisesti valtion omaisuudeksi luokiteltujen Venäjän federaation arkistorahaston asiakirjojen kuvaamisen, tallentamisen, säilyttämisen ja käytön varmistamiseen.
Elokuvan parissa työskentelevien yritysten osastot,phono-, video-, valokuva-aineistoa, kartografista, tieteellis-teknistä, telemetristä tietoa ohjaavat suunnittelussa ja raportoinnissa annetut säännökset.
Arkistojen luomisen velvollisuus ja oikeusVenäjän federaation AF: n asiakirjojen väliaikaisesta varastoinnista vastaavista organisaatioista säädetään teollisuuslainsäädännön perusteista (vuodesta 1993), asetuksista (vuodesta 1994 ja 1998). Sääntelykehys muodostetaan myös alueellisesti tärkeillä säädöksillä. Tarkasteltuja sääntöjä ei sovelleta asiakirjoihin, joiden työtä säännellään liittovaltion lailla nro 5485-1 ja presidentin asetuksella nro 1203, 30. marraskuuta 1995.
valmistuminen
Se edustaa systemaattisesti täydentävää yritysyksiköiden dokumenttikantaa. Poiminta sisältää määritelmän:
- Lähteet.
- Vastaanottavien materiaalien koostumus.
Osana tätä toimintaa tapahtuu myös asiakirjojen suora siirto arkistoon. Lähteet ovat:
- Yrityksen toimialat.
- Fyysinen henkilö.
- Toissijaiset rakenteet.
Materiaalikoostumus
Ohjeet arkistointien hallintaantoteaa, että hankinta toteutetaan väliaikaisella (yli 10 vuoden) ja pysyvällä varastoinnilla. Yhteenveto tehdään myös henkilöstötiedoista. Tapauksia, joiden säilyvyysaika on alle 10 vuotta, ei pääsääntöisesti siirretä arkistoon. Ne sisältyvät yrityksen asiaankuuluviin osastoihin. Varastointiajan lopussa tällaiset tapaukset hävitetään. Yksilölliset tiedot toimitetaan omistajan pyynnöstä. Myöhemmin ne lähetetään valtionarkistoon pysyvää huoltoa varten. Edeltävien yritysten ja purettujen alaisten rakenteiden materiaalit ovat myös siirrettävissä.
Arkiston hallinta ja nimikkeistö
Valtuutetut työntekijät työskentelevätyrityksen tietomateriaalit, muodostavat järjestelmällisen luettelon tapauksista. Sitä kutsutaan nimikkeistöksi. Kun se muodostetaan, materiaalien säilytysajat ilmoitetaan. Arkistorekisteröinnin ohjeessa ohjeistetaan valtuutettua osastoa valvomaan ja avustamaan tukipalvelua nimikkeistön laatimisessa. Systematisoitu luettelo toimii perustana pysyvän ja tilapäisen (enintään 10 vuotta) varastoinnin tietomateriaalien inventaarioiden muodostukselle. Nimikkeistö on myös tärkein kirjanpitoasiakirja. Sitä käytetään väliaikaisen varastoinnin tapausten rekisteröimiseen, mukaan lukien alle 10 vuotta kestäneet. Nimikkeistön luomaa systematisointimallia voidaan käyttää toteutettujen tekojen korttihakemiston kehittämisessä.
luokitus
Arkiston hallinta tapahtuu kolmen tyyppisen nimikkeistön mukaisesti:
- Tyypillinen.
- Lähentää.
- Yksilö (tietylle yritykselle).
Ensimmäinen määrittää muodostuneiden materiaalien koostumuksensamantyyppisissä laitoksissa. Yleisnimikkeistöä pidetään normatiivisena asiakirjana. Likimääräinen systematisointi määrittää informaatiomateriaalien likimääräisen koostumuksen niille yrityksille, joita se koskee, sekä indeksit. Sillä on suositeltava luonne. Määriteltyjä systematisointityyppejä käytetään yksittäisen nimikkeistön muodostamisessa ja siirretään siihen ilman muutoksia.
Valmistelun ominaisuudet
Arkistotyritykset systematisoidaan vakiintuneen muodon mukaisesti rakennejaosien nimikkeistön mukaisesti. Jälkimmäinen on hyväksyttävä ja allekirjoitettava johtajien kanssa.
Yrityksen nimikkeistö laaditaan yleisestikirjelomake. Sen hyväksyy arkiston johtaja tai vastuuhenkilö ja allekirjoittaa tukipalvelun johtaja tai hänen valtuuttamansa työntekijä. Nimikkeistön on hyväksyttävä asiantuntijakomitea, jonka jälkeen se tulee hyväksyä yhtiön johtajalta. Näiden toimenpiteiden suorittamisen jälkeen yrityksen rakenneosastojen päälliköille toimitetaan otteet asianomaisista osioista.
Tulevan vuoden nimikkeistö muodostetaan vuonnakuluvan kauden viimeisen neljänneksen aikana. Hyväksyntä suoritetaan vähintään kerran 5 vuodessa. Kun yrityksen rakenne ja tehtävät muuttuvat, muodostuu uusi nimikkeistö.
Tapausten laatimisjärjestys
Muodostelu viittaa valmiiden ryhmittelyyntoimii nimikkeistön mukaisesti. Organisaation arkistotoimistotyöhön kuuluu tietomateriaalien systematisointi kansioiden nimien mukaisesti. Dupletti- ja luonnoskopioiden ryhmittely ei ole sallittua. Poikkeuksena on erityisen arvokas media. Palautettavien papereiden laittaminen kansioihin on kielletty.
Arkistonhallintaa hoidetaankeskitetyllä materiaalityöllä tietotukipalvelun toimesta ja hajautetusti - sekä rakennejaostoittain että edellä mainitulla osastolla. Ryhmittely tapahtuu tietovälineiden turvallisuudesta vastaavien henkilöiden välittömässä valvonnassa. Mukaan voidaan tarvittaessa ottaa valtionarkiston työntekijöitä.
Keskeiset vaatimukset
Arkistotoimistotyötä tehdään säädösten vaatimusten mukaisesti. Kun luot kansioita tietovälineillä, on noudatettava seuraavia vaatimuksia:
- Väliaikaisen ja pysyvän varastoinnin materiaalit ryhmitellään erikseen.
- Kansiossa on yksi kopio jokaisesta paperista.
- Kansion tulee sisältää materiaalia yhdeltä kalenterivuodelta. Tästä reseptistä on kuitenkin poikkeuksia. Nämä sisältävät:
- henkilökohtaiset tiedostot, jotka on muodostettu kyseisen työntekijän koko työajan ajan;
- valittavien rakenteiden ja heidän kanssaan pysyvien valiokuntien materiaalit, vararyhmät, jotka on systematisoitu niiden koollekutsumisen aikana;
- oppilaitosten paperit, jotka on laadittu ja ryhmitelty lukuvuoden aikana;
- teatterimateriaalit, jotka kuvaavat toimintaa kauden aikana;
- sairaushistoria ja niin edelleen.
Kansiossa saa olla enintään 250 sivua, joiden paksuus saa olla enintään 4 cm.
Hallinnollisten toimien ryhmittely
Arkistotoimistotyö sisältääerilaisten tiedonvälittäjien systematisointi. Näitä ovat muun muassa hallintosäädökset. Ne on ryhmitelty tyypin ja kronologian mukaan liitteineen:
- Hallinnon hyväksymät määräykset, säännöttoimi niiden liitteinä. Ne on ryhmitelty yhteen. Jos määräykset, ohjeet, säädökset on hyväksytty itsenäisinä säädöksinä, ne järjestelmästetään erillisiksi tapauksiksi.
- Korkeampien rakenteiden tilaukset ja niiden toteuttamista koskevat päätökset ryhmitellään yrityksen toiminta-alueiden mukaan.
- Henkilöstöä koskevat tilaukseton systematisoitu säilyvyysajan mukaan. Suuren tietomateriaalimäärän vuoksi on suositeltavaa ryhmitellä yrityksen työn eri osa-alueita koskevat säädökset erikseen.
- Tilaukset avainalueelletoiminta on systematisoitu erillään henkilöstön toimista. Esimerkiksi arkistotoimistotyön tilaus sisältyy yhteen kansioon ja vastaavan yksikön päällikön nimityksen mukaan toiseen.
- Hyväksytyt rajat, raportit, arviot, nimiluettelot, suunnitelmat jne. ne ryhmittelevät erilleen hankkeista.
- Asiakirjojen järjestäminen henkilökansioihin tapahtuu niiden saapumisjärjestyksessä.
- Työntekijöiden henkilökohtaiset palkkatilit on systematisoitu erillisiin kansioihin. Ne on järjestetty aakkosjärjestykseen.
- Yrityksen toimintaa koskevat valitukset, ehdotukset, kansalaisten lausunnot, asiakirjat niiden käsittelyä ja täytäntöönpanoa varten on ryhmitelty erikseen henkilökohtaisia asioita koskevista vetoomuksista.
- Kirjeenvaihdon systematisointi suoritetaan yleensäkalenterijakso kronologisessa järjestyksessä. Tässä tapauksessa vastaukset sijoitetaan kysymysten perään. Edellisenä vuonna alkaneen erillisen aiheen kirjeenvaihdon uusimisen yhteydessä asiakirjat sisällytetään kuluvan kauden kansioon. Samalla ilmoitetaan viimeisen vuoden tapauksen indeksi.
Tallennettavaksi hyväksyttyjen tietovälineiden rekisteröinti
Arkiston hallinta tarjoaa useitaohjeet paperilakeja käsitteleville rakenneyksiköille. Mediasuunnittelu voi olla osittainen tai täydellinen. Se riippuu säilytysajasta. Täysi rekisteröinti suoritetaan tilapäisten (yli 10 vuotta), pysyvän sisällön asiakirjoille sekä henkilöstösäädöksille. Se tarkoittaa:
- Kansion sidonta/arkistointi.
- Arkkien numerointi.
- Todistajan sivun laatiminen.
- Tarvittaessa sisäisen inventaarion muodostaminen.
- Tehdään selvennyksiä nimilehden yksityiskohtiin. Ne voivat koskea yrityksen nimeä, kansion rekisterinumeroa, päättymispäiviä jne.
Väliaikaiset varastointimateriaalit, mukaan lukienalle 10 vuoden ajaksi, osittain liikkeeseen laskettu. Joten papereita ei saa järjestää kansioon, ei numeroida arkkeja, ei tehdä todistuskirjoituksia.
vivahteet
Arkistotoimistotyö on eräänlaista toimintaajossa asiantuntijat varmistavat paitsi tiedonvälittäjien turvallisuuden myös kyvyn työskennellä niiden kanssa, kun sellainen tarve ilmenee. Tätä varten kansiot muodostavat aktit ommellaan neljään reikään pahvikannessa. On myös sallittua sitoa ne, ottaen huomioon kyky lukea tekstejä, päätöslauselmia, päivämääriä, viisumeja kaikissa papereissa.
Ryhmittelyä varten kaikki metallikiinnitysosat poistetaan. Pysyvästi säilytettävät materiaalit, jotka koostuvat erityisen arvokkaista tai muotoilemattomista asiakirjoista, säilytetään suljetuissa kolmiläpällisissä kansioissa tai erikoislaatikoissa.
Jos läsnäolo on lunastamatonhenkilökohtaiset asiakirjat (työkirjat, todistukset, sotilaskortit jne.), ne laitetaan erilliseen kirjekuoreen ja liitetään muihin siinä oleviin materiaaleihin. Kansioiden lopussa tulee olla tyhjä todistuslomake. Kansion alkuun arkistoidaan sisäisen inventaarion lomake. Paperien järjestyksen turvallisuuden ja järjestyksen varmistamiseksi jokainen arkki on numeroitu arabialaisilla numeroilla. Tämä sääntö ei koske sertifiointisivua eikä inventaarion lomaketta. Numero laitetaan yksinkertaisella kynällä oikeaan yläkulmaan.
Todistajalomake
Se laaditaan vakiintuneen menettelyn mukaisesti. Se ilmaistaan sanoilla ja numeroilla:
- Arkkien lukumäärä numeroituina.
- Sisäisen inventaarion sivujen määrä.
Sertifiointilomakkeessa on myös tarkemmat tiedotnumerointi. Erityisesti määritetään kirjainindeksien, puuttuvien koodien, liimattujen valokuvien sivunumeroiden, suurikokoisten sivujen jne. esiintyminen. Lisäksi arkki osoittaa, että kansiossa on typografisia esitteitä, jos niitä ei ole merkitty päänumerointiin. Todistuslomakkeen on hyväksynyt lähde. Myöhemmät muutokset kansion tilassa ja koostumuksessa tulee merkitä siihen linkin kautta asiaankuuluviin säädöksiin. Todistuslomaketta ei saa laittaa kansion otsikkosivulle tai sen viimeisen asiakirjan tyhjälle sivulle.
Sisäinen varasto
Se on muodostettu varastointia ja kirjanpitoa vartentilapäisen (yli 10 vuotta) ja pysyvän sisällön tietomateriaalit. Sisäinen inventaario laaditaan myös asiakirjoista luoduista tapauksista, joiden otsikoissa niiden sisältöä ei kerrota. Lomakkeessa tulee olla tiedot kansion säädösten järjestysnumeroista, hakemistoista, otsikoista, päivämääristä ja sivunumeroista.
Sisäiseen inventaarioon on liitetty yhteenvetotietue.Se ilmoittaa numeroin ja sanoin siihen sisältyvien asiakirjojen lukumäärän sekä sen muodostavien arkkien lukumäärän. Sisäisen inventaarion hyväksyy laatija. Jos kansio on sidottu tai päärtetty ilman kirjelomakkeita, koottu arkki liimataan etukannen sisäpuolelle.
Kansion materiaalien koostumukseen tulee tehdä muutoksianäkyy "Huomautukset"-kentässä. Tämä koskee erityisesti takavarikointia, paperien korvaamista kopioilla, lisäasiakirjojen sisällyttämistä kansioon. Samalla viitataan asiaankuuluviin säädöksiin. Sisäisen inventaarion arkkiin voidaan tarvittaessa muodostaa uusi yleistystietue sekä kansion varmennemerkintä.
