Yrityksen toiminta ensinnäkinliittyy valtava määrä asiakirjoja, eri sisältöä ja lajia. Kaikki asiakirjat eivät kuitenkaan ole arvokkaita. Jotkut voivat tulla talous-, kulttuuri- ja poliittisen elämän lähteeksi, koska heillä on arvokasta tietoa. Muilla asiakirjoilla on kapea käytännön merkitys. Näin ollen kaikkien asiakirjojen roolia ei voida pitää samana. Tarkastelun päätehtävä on määrittää historiallisen arvon dokumentaatio ja valita se varastointia varten. Arvo määräytyy asiakirjojen tietomäärien perusteella tieteellisen, historiallisen, taloudellisen, sosiaalisen, kulttuurisen tai poliittisen merkityksen vuoksi.
Asiakirjojen arvon tutkiminen - tunnistaminenasiakirjan sosiaalis-kulttuurinen, tieteellis-historiallinen arvo ja sen käytännöllinen merkitys periaatteiden ja valintaperusteiden mukaisesti, jotka on valittu varastoinnin säilyttämistä ja vahvistamista varten.
Asiakirjojen tarkastelu suoritetaan,joka on pääsääntöisesti yrityksessä perustettu erityinen asiantuntijakomissio. Toimikunta luodaan pätevimmistä työntekijöistä neljän tai viiden hengen järjestön johtajan toimesta. Komissiolle kuuluvat pakolliset jäsenet ovat päätilintarkastaja, arkiston päällikkö ja dokumentaation tukiosaston päällikkö.
Työvaiheessa komissio perustuu käytännön ja arkkitehtuuriteorian kehittämiin periaatteisiin. Nämä ovat kattavuuden, historicismin, sosiopoliittisen puolueettomuuden ja monimutkaisuuden periaatteet.
Näiden periaatteiden,Asiakirjan tarkastelukriteerit. Perusteet ovat ominaisuuksiltaan sellaisia ominaisuuksia, että dokumentaation on vastattava. Tällä hetkellä on kolme pääkriteerejä tietojen arvojen määrittämiseksi:
1. alkuperä;
2. sisältö;
3. Ulkoiset ominaisuudet.
Asiakirjan alkuperää koskeva kriteeriryhmä sisältää seuraavat parametrit:
1.Dokumentaation luoma henkilön tai laitoksen merkitys. Mitä tärkeämpää sen rooli kansantaloudessa, valtionhallinnon, tieteen, kulttuurin ja muiden alojen järjestelmässä, sitä arvokkaampia ovat tiedot.
2. Asiakirjojen kokoonpano ja aika.Tärkeitä tietoja tallennetaan, tallennetaan samanaikaisesti kuvatun tapahtuman kanssa tai pian sen jälkeen. Lisäksi tiedot ovat tärkeämpiä, jos ne on kiinnitetty samassa paikassa, jossa tapahtuma sattui.
3. Asiakirjojen intensiteetti. Tiedot ovat arvokkaampia, sillä vähemmän julkaisuja on olemassa.
Näin ollen asiakirjojen arvon tarkastelulla pyritään korostamaan asiakirjoja, jotka heijastavat julkisen elämän historiaa tai tietyn organisaation tärkeitä hetkiä.
Sisältökriteereihin kuuluvat seuraavat pääparametrit:
1. Tietojen merkitys. Asiakirjat, jotka sisältävät ainutlaatuisia tietoja, saavat suuren arvioinnin tutkimuksessa.
2. Asiakirjatyypit. Työprosessissa etusija olisi annettava asiakirjoille, joiden tarkoituksena on kirjata organisaation toiminnan ja yhteiskunnan tärkeimmät näkökohdat.
3. Toista tiedot. Tiedot ovat arvokkaampia, sitä harvemmin tapahtuu.
Ulkoisten ominaisuuksien kriteerit ovat:
1. Asiakirjojen aitous. Myös asiakirjojen arvon tutkiminen on välttämätöntä tietojen aitouden arvioimiseksi. Jos kopiointi arvioidaan, se on annettava asianmukaisesti ja sertifioitava.
2. Asiakirjojen oikeudellinen voima. Toimistotyön prosessissa erittäin tärkeä, kuten jo todettiin, on dokumentoinnin oikea toteutus.
3. Asiakirjojen turvallisuustaso.
4. Taiteelliset piirteet.
Näitä kriteerejä pidetään ehdollisina. Asiakirjojen arvon tutkiminen voi sisältää muita kriteerejä yrityksen tavoitteista ja erityispiirteistä riippuen.
