Asiakirjan katsotaan olevan dokumentoituaineelliselle välineelle tallennetut tiedot, joissa on yksityiskohdat, joiden vuoksi ne tunnistetaan. Henkilöstöön liittyvien asiakirjojen nopeahaun ja oikean varastoinnin järjestämiseksi henkilöstöhallintopalvelun tulisi koota ja hyväksyä toimielinten nimikkeistöt organisaatiossa toimivan yhdennetyn järjestelmän mukaisesti. Henkilöstöasiakirjojen säilytysajat, kuten GOST R 51141-98, kappale 75 määrää, vahvistetaan organisaation asioiden nimikkeistössä, joka kootaan ottaen huomioon varastointiajat, jotka on määritelty luettelossa tyypillisistä hallinnollisista luetteloista, jotka johtuvat eri viranomaisten ja organisaatioiden toiminnasta (hyväksytty 25.08.). 2010 Venäjän federaation kulttuuriministeriön määräyksellä nro 558).
Henkilöstöjohtaminen muodostaa henkilökohtaisenorganisaation kaikkien työntekijöiden asiat. Luettelon mukaan henkilöstön tilauksien varastointiajat ovat 75 vuotta, minkä jälkeen ne hävitetään EPC: n (erityinen asiantuntijavarmennustoimikunta) päätöksellä. Tämä koskee tilauksia, ohjeita ja muita niihin liittyviä asiakirjoja (todistusten, yhteenvetojen, raporttien muodossa olevat tiedot):
- maahanpääsyssä, yhdistämisessä, siirrossa, liikkeessä, irtisanomisessa;
- jatkokoulutuksesta, pätevyyskirjojen myöntämisestä, palkkaluokkien myöntämisestä;
- palkinnoista ja palkinnoista;
- palkoista, erilaisista maksuista ja bonuksista;
- lomalla, joka tarjotaan lapsen hoitoon;
- lomalla ilman palkkaa;
- sukunimen vaihtamisesta;
- erityyppisillä lomilla niille, jotka työskentelevät vaikeissa, vaarallisissa ja haitallisissa työoloissa;
- päätoimintaan liittyvissä vuoroissa;
- pitkät työmatkat (maassa ja ulkomailla);
- vaikeissa, vaarallisissa ja vaarallisissa työoloissa työskentelevien työntekijöiden työmatkoilla.
Tapauksissa, jotka sisältävät eri luokan tilauksia,tilaukset ja erilaiset dokumentoidut tiedot (mukaan lukien yhteenvedot, viitteet, tiedot tai raportit) vuosittaisista suunnitelluista ja maksetuista lomista, kurinpidollisista seuraamuksista, opintolomista, työaikatauluista, lyhytaikaisista (kotimaisista tai ulkomaisista) työmatkoista.
Kansiossa (kotelossa) yhden kannen alla voivain ne asiakirjat, joiden nimikkeistössä on vahvistettu samat henkilöstöasiakirjojen säilytysajat. Ne kaikki on järjestetty tiukassa järjestyksessä. Tapaus alkaa muodostaa työpaikkahakemuksella. Sitten sitä täydennetään neuvottelu- tai työntekijälle lähettämisellä, kyselylomakkeella ja henkilöstörekisterillä, johon on lisätty henkilökohtainen kannustinlomake ja henkilöstörekisteri. Tapaus sisältää pakolliset asiakirjat koulutuksesta sekä omaelämäkerran. Ote työntekijän uudelleensijoittamista, uutta nimittämistä tai irtisanomista koskevista määräyksistä sekä ominaisuudet, objektiivinen todistus ja muut tiettyyn työntekijään liittyvät asiakirjat sisältyvät tapaukseen erillisenä ryhmänä. Kaikki asiakirjassa olevat asiakirjat on järjestetty aikajärjestyksessä.
Jokainen lausunto (valitus) ja materiaalitHuomio (jos ne eivät liity tuotannon parantamiseen liittyviin kysymyksiin) viittaa henkilöstöpalvelun asiakirjoihin ja sisällytetään tapaukseen erillisenä ryhmänä erotinarkilla erotettuna. Kun hakemus (valitus) vastaanotetaan uudelleen tai jos lisää materiaaleja syntyy, ne arkistoidaan tähän ryhmään. Asiakirjat on järjestetty aakkosjärjestykseen tai aikajärjestykseen. Tämän tyyppisten tapausten osalta nimikkeistö vahvistaa myös henkilöstöasiakirjojen säilytysajat ottaen huomioon määräyksellä nro 558. Hyväksytty luettelo. Kunkin tapauksen kannessa on digitaalinen tai kirjainindeksi ja tietysti säilytys henkilöstöasiakirjat ovat pakollisia.
