Όλα τα έγγραφα μετά την εκτέλεσή τους πρέπει να είναιομαδοποιούνται σε υποθέσεις. Ο όρος «υπόθεση» σύμφωνα με το GOST 51141-98 πρέπει να νοηθεί ως ένα έγγραφο ή ένα σύνολο εγγράφων που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη κατεύθυνση του οργανισμού και τοποθετούνται σε ένα φάκελο κάτω από ξεχωριστό εξώφυλλο. Για τον σωστό σχηματισμό, αποθήκευση και καταγραφή υποθέσεων σε κάθε οργανισμό, θα πρέπει να καταρτίζεται μια ετήσια ονοματολογία υποθέσεων ετησίως (λαμβάνοντας υπόψη τις αλλαγές στο εξωτερικό και το εσωτερικό περιβάλλον), λόγω των οποίων παρέχεται γρήγορη αναζήτηση εγγράφων.
Κατά τη διαμόρφωση των υποθέσεων οποιασδήποτε μονάδας πρέπεινα καθοδηγείται από τις απαιτήσεις ενός ενιαίου κράτους συστήματος χαρτιού. Οι κύριες διατάξεις παρατίθενται στο GOST 51141-98, έγγραφα της κύριας αρχειακής διοίκησης υπό την κυβέρνηση της Ρωσικής Ομοσπονδίας, κατευθυντήριες γραμμές για αρχειακές αρχές, λίστες τεκμηριωτικού υλικού. Είναι επιτακτική η συμμόρφωση με τις περιόδους αποθήκευσης για έγγραφα και αρχεία. Εάν ένας οργανισμός με σύνθετη δομή και πολλές λειτουργίες, τότε σε κάθε μονάδα και σε ολόκληρο τον οργανισμό εφαρμόζουν τις ίδιες αρχές για τη συστηματοποίηση των εγγράφων, τη διαμόρφωση και την ευρετηρίαση των περιπτώσεων. Επομένως, η ονοματολογία των υποθέσεων του τμήματος προσωπικού, της υπηρεσίας ποιότητας, οποιασδήποτε άλλης διαρθρωτικής μονάδας ή του ίδιου του οργανισμού πρέπει να σχηματιστεί λαμβάνοντας υπόψη τις απαιτήσεις των κανονιστικών εγγράφων.
Στο πρώτο στάδιο, πρέπει να καθορίσετε το εύρος των ζητημάτων καικατηγορίες εγγράφων που πρέπει να περιλαμβάνουν την ονοματολογία των υποθέσεων της μονάδας ή του οργανισμού. Εδώ είναι απαραίτητο να προχωρήσουμε από την ανάγκη κάλυψης ολόκληρου του όγκου τεκμηρίωσης, τόσο δημιουργημένων όσο και ληφθέντων. Όταν εμφανίζονται νέα ζητήματα στο έργο που δεν προβλέπονται από την Ονοματολογία, θα πρέπει να γίνουν προσθήκες. Η μορφή της ονοματολογίας των υποθέσεων θα πρέπει να επιτρέπει την έγκαιρη ενημέρωσή της. Επομένως, κατά την ευρετηρίαση περιπτώσεων, θα πρέπει να είναι δυνατή η εισαγωγή νέων δεικτών και η εξαίρεση της αλλαγής δεικτών που έχουν ήδη εκχωρηθεί σε ήδη σχηματισμένες περιπτώσεις. Η μεταφορά ημιτελούς επιχείρησης μεταφέρεται στην ονοματολογία του επόμενου έτους με τον αρχικό αριθμό να διατηρείται.
Ο τίτλος κάθε υπόθεσης πρέπει να είναι σαφής καιαποκαλύπτοντας πλήρως τη σύνθεση της υπόθεσης και το περιεχόμενο των εγγράφων που βρίσκονται σε αυτόν τον φάκελο. Στο φάκελο πρέπει να καθορίσετε το ευρετήριο και τη διάρκεια ζωής της θήκης. Η ένωση υποθέσεων πραγματοποιείται σε ονομαστική βάση, για παράδειγμα, Παραγγελίες, Πρωτόκολλα, Παραγγελίες και ούτω καθεξής. Οι περιπτώσεις μπορούν να διαμορφωθούν υποκειμενικά, για παράδειγμα, αλληλογραφία με συγκεκριμένο ανταποκριτή, αλληλογραφία σχετικά με την προμήθεια πρώτων υλών, αλληλογραφία με ανταποκριτές ενωμένους σε εδαφική βάση και ούτω καθεξής.
Κατά την ομαδοποίηση εγγράφων πρέπει να αντιμετωπιστείπροσοχή στις περιόδους αποθήκευσής τους. Τα έγγραφα προσωρινής και μόνιμης αποθήκευσης ή με διαφορετικές περιόδους αποθήκευσης δεν μπορούν να συνδυαστούν σε ένα πράγμα. Δεν επιτρέπεται η συμπερίληψη πρόχειρων, άσχετων εγγράφων ή αντιγράφων αντιγράφων στην υπόθεση. Κατά τη διαμόρφωση περιπτώσεων, είναι απαραίτητο να ελέγξετε τη διαθεσιμότητα όλων των υπογραφών στο έγγραφο, καθώς και την ορθότητα της εκτέλεσης του.
Η ευρετηρίαση των περιπτώσεων και η σειρά προτεραιότητάς τους πρέπειπραγματοποιείται κατά σειρά σπουδαιότητας. Τα πιο σημαντικά έγγραφα (παραγγελίες, παραγγελίες ή άλλα διοικητικά έγγραφα) αναφέρονται πρώτα. Η ονοματολογία των περιπτώσεων πρέπει να περιέχει ευρετήρια και επικεφαλίδες υποθέσεων, όρους και προϋποθέσεις αποθήκευσης, σειρά εκκένωσης. Η ονοματολογία των υποθέσεων εγκρίνεται με τον τρόπο που ορίζει ο οργανισμός και συμφωνείται με τον αξιωματούχο του Κρατικού Αρχείου της περιοχής. Στο τέλος του έτους, η Ονοματολογία συντάσσει ένα τελικό αρχείο που δείχνει τον αριθμό των περιπτώσεων που ανοίχθηκαν κατά το έτος αναφοράς για κάθε κατηγορία. Η μεταφορά αρχείων μόνιμης αποθήκευσης στο αρχείο ή η διάθεση προσωρινών αρχείων αποθήκευσης (κατά τη λήξη) πραγματοποιείται σύμφωνα με τη διαδικασία που καθορίζεται από την οδηγία για τη διαχείριση αυτού του οργανισμού.
