Για να διασφαλιστεί η οργάνωση της λογιστικής, ελέγξτεπέρα από την αποτελεσματική χρήση των πόρων, την ασφάλεια της υπάρχουσας ιδιοκτησίας, η δομή της επιχείρησης περιλαμβάνει την παρουσία ενός λογιστικού τμήματος. Ταυτόχρονα, ο επικεφαλής λογιστής κατέχει ηγετική θέση σε αυτό.
Η περιγραφή εργασίας του επικεφαλής λογιστή προβλέπει:
- Ορθολογική υποστήριξη του συστήματος κυκλοφορίας τεκμηρίωσης.
- Πλήρης λογιστική των εισερχόμενων κεφαλαίων με αντανάκλαση πληροφοριών σχετικά με αυτά στα λογιστικά αρχεία.
- Σωστή και έγκαιρη δεδουλευμένη (μεταφορά) των απαραίτητων πληρωμών στον προϋπολογισμό των κρατικών πόρων.
- Συμμετοχή στην προετοιμασία εγγράφων που υποδεικνύουν ελλείψεις σε μετρητά ή κατά τη διάρκεια της κλοπής τους.
- Επαλήθευση της λογιστικής στα δομικά ή παραγωγικά τμήματα του οργανισμού με επακόλουθη ανάλυση των λογιστικών τους δραστηριοτήτων.
- Εξασφάλιση της κατάλληλης κατάστασης, εκτέλεσης και μεταφοράς λογιστικών εγγράφων στο αρχείο.
- Συστηματικός έλεγχος της μισθοδοσίας, καθορισμός μισθών σύμφωνα με τις θέσεις που διατηρούνται σε αυστηρή συμμόρφωση με την οικονομική και προσωπική πειθαρχία.
- Ποιοτικός έλεγχος των εργασιών απογραφής στην επιχείρηση.
- Έγκαιρη είσπραξη απαιτήσεων και αποπληρωμή χρεών από πιθανά δάνεια.
- Παρακολούθηση και διαγραφή ελλείψεων, χρεών και άλλων λογιστικών ζημιών.
- Λογιστική για τη νομιμότητα των συναλλαγών που σχετίζονται με διακανονισμούς και δάνεια.
- Πρόληψη ελλείψεων και παράνομημη εξουσιοδοτημένη δαπάνη χρημάτων και άλλες υπάρχουσες αξίες του οργανισμού μέσω ειδικών προληπτικών μέτρων. Ο επικεφαλής λογιστής πρέπει αμέσως να αναφέρει στη διοίκηση σχετικά με την ανακάλυψη παράνομης ενέργειας.
Περιγραφή εργασίας του επικεφαλής λογιστήδίνει στον υπάλληλο ορισμένες εξουσίες. Έτσι, ένας συγκεκριμένος τύπος εγγράφων δεν μπορεί να γίνει αποδεκτός για εκτέλεση χωρίς την υπογραφή του. Άλλοι τύποι εγγράφων μπορούν να υπογραφούν από υπαλλήλους σύμφωνα με την καθιερωμένη αρχή. Ωστόσο, οι κατάλογοι των εξουσιοδοτημένων ατόμων πρέπει να συμφωνηθούν με τον επικεφαλής λογιστή.
Η περιγραφή της εργασίας του επικεφαλής λογιστή καθορίζει το δικαίωμά του να διεξάγει συγκεκριμένες εκδηλώσεις, όπως:
- Καθορισμός των επίσημων καθηκόντων των υπαλλήλων υπό την υπαγωγή του.
- Συντονισμός διορισμών, απολύσεων ή επανατοποθέτησης υπαλλήλων που είναι υπεύθυνοι.
- Εξέταση και έγκριση συμβάσεων και συμφωνιών, εντολών και οδηγιών που καθορίζουν τις χρηματοοικονομικές ή οικονομικές δραστηριότητες του οργανισμού.
- Έλεγχος των κανόνων κατανάλωσης υπαρχουσών πρώτων υλών, υλικών με δυνατότητα, εάν είναι απαραίτητο, να ζητήσουν την αναθεώρησή τους.
- Προετοιμασία προτάσεων για μείωση ή στέρηση του επιδόματος των επικεφαλής υπηρεσιών, διαιρέσεων, ομάδων, τμημάτων κ.λπ., σε περίπτωση μη συμμόρφωσης με τις καθιερωμένες απαιτήσεις για την προετοιμασία πρωτογενών εγγράφων.
Περιγραφή εργασίας του επικεφαλής λογιστήκαθορίζει τις περιπτώσεις στις οποίες είναι υπεύθυνος. Οι παραβιάσεις που σχετίζονται άμεσα με τις ενέργειες του επικεφαλής λογιστή, προβλέπουν την προσωπική του ευθύνη χωρίς να εμπλέκεται ένας διευθυντής.
Απόλυση, καθώς και ραντεβούσε αυτό, πραγματοποιείται με εντολή της διοίκησης (διευθυντής) του οργανισμού. Τα καθήκοντα του επικεφαλής λογιστή απαιτούν την παροχή αξιόπιστων πληροφοριών στη διοίκηση για θέματα που σχετίζονται με ταμειακές ροές και άλλες διαθέσιμες αξίες. Εάν εντοπιστούν ορισμένες παραβιάσεις, η ευθύνη του υπαλλήλου καθορίζεται από τις αρχές διερεύνησης. Η περιγραφή της εργασίας του λογιστή μισθοδοσίας πρέπει να τηρείται πλήρως από αυτόν.
