Σε κάθε επιχείρηση, το πιο σημαντικό πράγμα είναι να ξεκινήσετε σωστά.Αυτή η δήλωση ισχύει για τη δημοφιλή πλέον διαχείριση έργων. Πού να ξεκινήσετε ένα έργο; Τι είναι η έννοια του έργου; Παραδείγματα και θεωρητική βάση για την απάντηση σε αυτές τις ερωτήσεις προτείνονται να εξεταστούν σε αυτό το άρθρο.
Κύκλος ζωής έργου και προϊόντος
Η διαχείριση οποιουδήποτε έργου εξαρτάται αυστηρά από τα στάδια του κύκλου ζωής του.
Περνώντας από ορισμένες φάσεις της ανάπτυξής τους,το έργο αλλάζει και απαιτεί όλο και περισσότερες νέες μορφές ελέγχου και διαχείρισης. Πρέπει να σημειωθεί ότι ο κύκλος ζωής ενός έργου δεν συμπίπτει με τον κύκλο ζωής ενός προϊόντος που δημιουργείται κατά τη διαδικασία ή ως αποτέλεσμα της εφαρμογής του. Ένα προϊόν ξεκινά την ύπαρξή του από τη στιγμή που όλα τα μέρη του δημιουργούνται και συνδυάζονται σε ένα ενιαίο αντικείμενο που μπορεί να πραγματοποιηθεί ή να χρησιμοποιηθεί προς όφελος του ιδιοκτήτη. Σε αυτήν την περίπτωση, το προϊόν μπορεί να δημιουργηθεί:
- ως αποτέλεσμα της υλοποίησης του έργου (εάν είναι ένας από τους στόχους του) ·
- στη διαδικασία εφαρμογής του (εάν το προϊόν είναι ένα από τα στάδια επίτευξης οποιουδήποτε από τους στόχους του) ·
- πριν από την έναρξη (εάν η ύπαρξή του αποτελεί προϋπόθεση για την υλοποίηση του έργου) ·
- μετά την ολοκλήρωση (αν δεν είναι ο στόχος).
Έτσι, οι "γραμμές ζωής" του έργου και του προϊόντος μπορεί να διασταυρωθούν ή όχι, αλλά πάντα εξαρτώνται η μία από την άλλη.
Φάσεις του κύκλου ζωής του έργου
Τα κύρια στάδια θεωρούνται:
- Την έναρξη.
- Ανάπτυξη.
- Εκτέλεση.
- Ολοκλήρωση.
Αλλά αυτό δεν είναι το μόνο τμήμα. Ως μέρος της χρηματοοικονομικής αξιολόγησης των έργων, χρησιμοποιείται συνήθως ο κύκλος ζωής τριών σταδίων:
- Στάδιο πριν από την επένδυση (επενδυτική αιτιολόγηση).
- Στάδιο επένδυσης (χρηματοδότηση).
- Μετά την επένδυση (αξιολόγηση της οικονομικής αποδοτικότητας του έργου).
Υπάρχουν πιο λεπτομερείς και όχι τέτοιοισυνεπείς δομές του κύκλου ζωής των έργων που χρησιμοποιούνται από τους διαχειριστές ανάλογα με την κλίμακα της ιδέας, την οργανωτική δομή της διοίκησης στην εταιρεία, τη βιομηχανία της οικονομικής δραστηριότητας. Με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, το θέμα της προσοχής μας είναι η αρχή - η φάση έναρξης ή, με άλλα λόγια, η έννοια του έργου.
Τι είναι η μύηση;
Έναρξη ή ανάπτυξη μιας ιδέας έργου,περιλαμβάνει ένα ολόκληρο συγκρότημα διαδικασιών, το οποίο τελικά καθορίζεται από τον διαχειριστή, με βάση διάφορους εξωτερικούς και εσωτερικούς παράγοντες. Ωστόσο, αξίζει να δώσετε μια γενική λίστα ερωτήσεων στις οποίες πρέπει να αναζητήσετε απαντήσεις σε αυτό το στάδιο:
- Ποιες είναι οι προϋποθέσεις για την υλοποίηση του συγκεκριμένου έργου;
- Τι επιβεβαιώνει την ανάγκη εφαρμογής του;
- Ποιο είναι το εξωτερικό περιβάλλον της ιδέας;
- Ποιοι είναι οι κύριοι στόχοι;
- Ποια είναι η τεχνική εφικτότητα της ιδέας;
- Ποιες είναι οι ενοποιημένες οικονομικές συνθήκες για την υλοποίηση της ιδέας;
- Υπάρχει σαφής κατανόηση της ώρας έναρξης;
Το σχέδιο του έργου περιλαμβάνει επίσης τις ακόλουθες κύριες δραστηριότητες:
- Καθορισμός του κύριου τρόπου υλοποίησης της ιδέας.
- Διορισμός υπεύθυνων για την εφαρμογή.
- Καθορισμός του μεγέθους και της σύνθεσης της ομάδας έργου.
- Αποτύπωση των προσδοκιών των ενδιαφερομένων μερών.
- Διαμόρφωση διευρυμένης λίστας διαδικασιών.
- Συνολική ανάλυση των πόρων που απαιτούνται για την επίτευξη των καθορισμένων στόχων.
- Ανάλυση κινδύνων και υποθέσεων.
- Καθιέρωση ενός συνολικού σχεδίου διαχείρισης έργου.
- Εξουσιοδότηση (έναρξη).
Η έννοια του έργου καταλήγει τελικά στην ανάπτυξητο χάρτη, το οποίο περιλαμβάνει όλα τα θέματα και τα προβλήματα που περιγράφονται παραπάνω. Η ακρίβεια των αριθμών που αναφέρονται σε ένα τέτοιο έγγραφο συχνά δεν υπερβαίνει το 25%, ωστόσο, είναι απαραίτητες για την αρχική έναρξη των εργασιών στο έργο.
Ανάπτυξη του χάρτη
Η διαμόρφωση της ιδέας του έργου είναι αδύνατη χωρίςτη διαδικασία ανάπτυξης ενός εγγράφου που δηλώνει την ύπαρξή του και περιέχει, εκτός από τις αρχικές απαιτήσεις και στόχους, επίσης τις εξουσίες του διαχειριστή και το ποσό των πόρων που διατίθενται.
Ο χάρτης του έργου είναι σαφώς δομημένος και πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες κύριες ενότητες:
1. Κατάλογος σημαντικών αλλαγών.
2. Κατάλογος εγκρίσεων.
3. Γενικό περιγραφικό μέρος:
- στόχοι?
- αιτιολόγηση σκοπιμότητας ·
- προγραμματισμένα αποτελέσματα ·
- τελικό προϊόν ή τελικός στόχος ·
- κύρια στάδια εφαρμογής ·
- τα ενδιαφερόμενα μέρη του έργου και οι προσδοκίες τους ·
- κίνδυνοι, παραδοχές, περιορισμοί ·
- σχήμα και ομάδες ελέγχου διαδικασιών.
4. Βασικές αρχές απόδοσης της εργασίας.
5. Σχετικά έγγραφα.
Κατά την κατάρτιση ενός τέτοιου εγγράφου, κατά κανόνα, χρησιμοποιούν τη μέθοδο αξιολόγησης εμπειρογνωμόνων, στην οποία τα προσόντα του διαχειριστή έργου παίζουν τον κύριο ρόλο.
Προσδιορισμός των ενδιαφερομένων
Σημαντικόςη επιρροή ασκείται από άτομα με άμεσο ενδιαφέρον για το αποτέλεσμα. Ο καθορισμός του κύκλου αυτών των ατόμων είναι απαραίτητος για την εκτίμηση των παραγόντων που επηρεάζουν το έργο. Στο πλαίσιο αυτού του σταδίου, συμφωνούνται οι στόχοι με τους βασικούς δικαιούχους, καθορίζονται οι ρόλοι των άμεσων και έμμεσων ενδιαφερομένων, αξιολογούνται οι κίνδυνοι και οι αβεβαιότητες που σχετίζονται με μια αναπόφευκτη σύγκρουση συμφερόντων και μια μορφή ενημέρωσης αυτών των ανθρώπων για την πρόοδο της ιδέας αναπτύσσεται.
Όλες οι πληροφορίες που καθορίζονται με αυτόν τον τρόποκύκλος προσώπων αποθηκεύεται στο μητρώο ενδιαφερομένων. Αυτό το μητρώο είναι διαθέσιμο στον διαχειριστή έργου και χρησιμοποιείται από αυτόν για τη διαχείριση ζωνών και του βαθμού επιρροής στις επιχειρηματικές διαδικασίες και την ομάδα.
Έγκριση της έννοιας
Πριν εγκριθεί, η ιδέα περνά από μια ενδελεχήέλεγχος και προσαρμογή για όλα τα στοιχεία της διαρθρωμένης δομής του: όγκοι χρηματοδότησης, μέθοδοι εφαρμογής, παράγοντες που επηρεάζουν, κινδύνους κ.λπ. Η ιδέα του έργου εγκρίνεται μόνο αφού έχει συμφωνηθεί από όλους τους ενδιαφερόμενους φορείς, συμπεριλαμβανομένων των κυβερνητικών αρχών και των δημοτικών δομών.
Εφαρμογή της έννοιας
Η έννοια της ανάπτυξης έργου υλοποιείται από τονυλοποίηση του σχεδίου, το οποίο έχει επίσης καθοριστεί σε αυτό. Κατά την υλοποίηση της ιδέας, εμφανίζονται διάφορες αλλαγές, που καταγράφονται και εγκρίνονται από τη διοίκηση, οι οποίες επηρεάζουν την ουσία. Η παρακολούθηση αυτών των αλλαγών και ο ποιοτικός έλεγχος είναι ίσως οι σημαντικότερες διαδικασίες διαχείρισης στο στάδιο της εφαρμογής της ιδέας.
Παράδειγμα 1. Έννοια έργου κατασκευής
Η ανάπτυξη μιας έννοιας ενός έργου κατασκευής περιλαμβάνει απαραίτητα:
- ανάλυση του οικοπέδου ·
- περιορισμοί κτιρίων ·
- την τρέχουσα κατάσταση της επικράτειας ·
- αξιολόγηση του αναπτυξιακού δυναμικού του ·
- ανάλυση της αγοράς ακινήτων (η χωρητικότητά της, ο κατακερματισμός της) ·
- προσδιορισμός δυνητικών ανταγωνιστών ·
- αξιολόγηση της δυναμικής, των όγκων της ζήτησης.
- ταυτοποίηση δυνητικών αγοραστών.
Οι ιδιαιτερότητες του κατασκευαστικού έργου μπορούν να ληφθούν υπόψημεταβλητότητα στη χρήση του διαθέσιμου οικοπέδου. Η αξιολόγηση του προγραμματιστή έρχεται στο προσκήνιο εδώ κατά τη διαμόρφωση της ιδέας. Για να κάνετε τη σωστή επιλογή, χρησιμοποιείται ανάλυση SWAT, μοντελοποίηση πολλαπλών μεταβλητών και άλλα εργαλεία.
Μετά την επίλυση αυτών των καθηκόντων προτεραιότητας, συντάσσεται ένας χάρτης έργου, ο οποίος, εκτός από τις παραπάνω ενότητες, περιέχει απαραίτητα:
- έννοια κτιρίου (κύρια χαρακτηριστικάτοποθεσίες, υποδομές μεταφορών, γενικό σχέδιο, συστάσεις για αρχιτεκτονικές και σχεδιαστικές λύσεις και οικοδομικά υλικά και τα βασικά του εξωραϊσμού).
- έννοια μάρκετινγκ (στρατηγική τιμολόγησης, κατά προσέγγιση πρόγραμμα πωλήσεων / ενοικιάσεων, στρατηγική προώθησης) ·
- χρηματοοικονομικό σχήμα (επενδυτικές ανάγκες, πρόβλεψη κερδών, κατά προσέγγιση πρόγραμμα ταμειακών ροών).
Παράδειγμα 2. Η έννοια της εφαρμογής ενός συστήματος αυτοματισμού
Η ανάπτυξη μιας ιδέας έργου για την εφαρμογή ενός αυτοματοποιημένου συστήματος πωλήσεων για ένα βιβλιοπωλείο πρέπει να περιλαμβάνει τις ακόλουθες ειδικές ενότητες:
- Αξιολόγηση της αγοράς Διαδικτύου για βιβλία ως προς τον όγκο και το κόστος εφαρμογής.
- Καθορισμός του κόστους συντήρησης ενός ηλεκτρονικού καταστήματος.
- Προσδιορισμός της ανάγκης για πρόσθετες αγορές πωλήσεων για το υπάρχον βιβλιοπωλείο.
Η ιδέα ενός τέτοιου εκσυγχρονισμού του καταστήματοςθα έχει πολλούς στόχους: τη δημιουργία ενός ηλεκτρονικού καταστήματος, τη διασφάλιση της απόδοσής του και την επίτευξη συγκεκριμένου επιπέδου παραγγελιών μέσω ενός νέου πόρου Διαδικτύου.
Τέτοιοι στόχοι μπορούν να επιτευχθούν με τη συνεπή επίλυση των ακόλουθων εργασιών:
- ανάπτυξη τεχνικών προδιαγραφών ·
- εκτέλεση εργασιών για τη δημιουργία ενός ηλεκτρονικού καταστήματος.
- ανάπτυξη σχεδίου παράδοσης βιβλίων από τον εκδοτικό οίκο σε πελάτες ·
- διαφήμιση;
- σύναψη συμβάσεων με διαδικτυακά συστήματα πληρωμών.
Παράδειγμα 3. Η έννοια του εκσυγχρονισμού της παραγωγής
Η ιδέα του έργου για την εισαγωγή νέας τεχνολογίας στοένας ήδη υπάρχων κύκλος παραγωγής αναπτύσσεται πάντα λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες της επιχείρησης και τις συνθήκες λειτουργίας της. Ταυτόχρονα, δίνεται ιδιαίτερη προσοχή στα ακόλουθα στάδια:
- Προσδιορισμός «ευάλωτων συνδέσμων» στην παραγωγήαλυσίδες (η εισαγωγή μιας νέας τεχνολογίας θα πρέπει είτε να αντικαταστήσει προβληματικές περιοχές είτε να μην προκαλέσει την αποτυχία τους λόγω παραβίασης της ακεραιότητας του κύκλου εργασίας).
- Ανάπτυξη συστήματος σταδιακής εφαρμογής νέουτεχνολογίες (το σχέδιο για την ένταξη ενός νέου συνδέσμου στην παραγωγική διαδικασία είναι το πιο σημαντικό στοιχείο στην υλοποίηση του έργου εκσυγχρονισμού, καθώς η ανισορροπία στις ενέργειες της ομάδας και των εργαζομένων στην παραγωγή μπορεί να αναιρέσει όλα τα κεφάλαια που δαπανώνται για τον επανεξοπλισμό ).
- Αξιολόγηση του δυναμικού των εργαζομένων της επιχείρησης για τη διαχείριση και τη συντήρηση νέου εξοπλισμού.
Μεταξύ των στόχων ενός τέτοιου έργου, κατά κανόνα, αναφέρονται τα χαρακτηριστικά των ενημερωμένων προϊόντων ως προς τον όγκο και το ρυθμό κυκλοφορίας.
Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω, γίνεται σαφές ότιη έννοια του έργου περιλαμβάνει τις κύριες διατάξεις σχετικά με το περιεχόμενο, τα οικονομικά οφέλη, τη σκοπιμότητα και τις συνέπειες. Από αυτή την άποψη, οι εννοιολογικές διατάξεις των νέων ιδεών που είναι απαραίτητες για την ανάπτυξη ή την έναρξη μιας νέας επιχείρησης πρέπει να διαρθρωθούν, να αξιολογηθούν και να συμφωνηθούν πριν προχωρήσουμε σε πραγματικές αλλαγές και οικονομικές ενέσεις.
