Druhy nomenklatury případů, jejich vlastnosti a účel

Organizace efektivního toku dokumentů v podniku je nemožná bez vytvoření vhodných podmínek. Jedním z nich je nomenklatura případů v elektronické podobě nebo na papíře. Pokud je odborník, jehož činnost souvisí s dokumenty, požádán: „Pojmenujte typy názvosloví případů,“ pak je musí přesně pojmenovat. Faktem je, že tito pracovníci jsou povinni znát klasifikaci, aby mohli rychle procházet řadou dokumentace.

Názvosloví případů: pojem, typy, obsah, význam

Před popisem pořadí stvoření byste měli rozumět terminologii. Druhy názvosloví případů jsou kategorie vyvinuté vzavedená forma systematizovaných seznamů jmen souborů dokumentů vytvořených v podniku v průběhu jeho činnosti s uvedením doby uložení. Jsou nezbytné pro rychlé vyhledání požadovaných úkonů. Rychlost práce s papíry bude záviset na kvalitě nomenklatury. Seznamy se používají k distribuci a seskupení implementovaných aktů do složek, opravě indexování a stanovení období uchování. Poskytují vytvoření referenčního souboru a fungují jako zdroj účetních informací. V praxi takový typy nomenklatury případů, jako typický, přibližný, jedinec. Podnik je povinen samostatně vypracovat seznam s přihlédnutím ke zvláštnostem své činnosti.

Požadavky

S ohledem na typy názvosloví případů, jejich vlastnosti a účel, normativní akty definují pravidla použitá při jejich přípravě. Při vytváření seznamů byste měli:

1. Sledujte jednotu přístupů k organizaci účetnictví, popisu, systematizaci, vyhledávání a ukládání dokumentace.
2. Použijte indexování. Zajišťuje provádění změn, oprav a doplňků v příslušných částech seznamů.
3. Sledujte stabilitu indexů.

Obecné charakteristiky

Zvažte krátce účel a typy názvosloví případůzmíněno výše. Jednotlivé seznamy jsou vyvíjeny pro konkrétní organizaci. Odrážejí dokumentaci použitou při jejích každodenních činnostech. V jednom odvětví jsou zpravidla zapojeny podniky používající stejný typ zákonů. Pro jejich sjednocení a seskupení standardní a přibližnée nomenklatura případů. Posledně jmenované mají doporučující povahu. Typický typy nomenklatury případy jsou povinné.Obvykle zavádějí jednotnou indexaci pro podniky v celém odvětví (systému). Typické a přibližné názvosloví sestavují mateřské organizace. Slouží jako základ pro vytváření jednotlivých seznamů pro konkrétní podniky. Oni zase podléhají dohodě s vyššími strukturami. Druhy názvosloví případů a jejich design provozují kvalifikovaní pracovnícispecialisté. Podílejí se na sestavování seznamů a organizaci práce s nimi. Vytvořená nomenklatura musí být dohodnuta s kanceláří a archivem podniku.

Důležitý bod

U každého by měla být uvedena nomenklatura případůbez ohledu na existenci standardního nebo přibližného seznamu. Pro organizaci je vývoj konsolidovaného dokumentu považován za optimální. Zahrnuje vše typy nomenklatury případů divize. Konsolidovaný seznam je koordinován s odpovídajícím archivem. Po jeho schválení hlavou se extrakty sekcí přenesou do konstrukčních dělení pro použití v práci.

Specifičnost vypracování

Je důležité, aby tvůrce seznamu věděl víc než jen jaké jsou typy názvosloví případů, ale také složení, počet dokumentů,používané v podniku. Při své činnosti používají specialisté předpisy o organizaci, aktuální a loňské seznamy zákonů, personální tabulky, klasifikátory, soupisy, referenční soubory atd. Klasifikační schéma nomenklatury bude záviset především na struktuře podniku. Funkce, které organizace implementuje, mají také velký význam. V tomto ohledu mohou interní jednotky i úkoly řízení fungovat jako klasifikační kategorie.

Typy dokumentů

Nomenklatura případů musí obsahovat všechny aktyodrážející činnosti podniku. Dokumenty používané veřejnými sdruženími jsou zahrnuty v seznamech organizace, pod kterou byly vytvořeny. Nomenklatura může také obsahovat nedokončené případy, které pocházejí od podniku třetí strany pro řešení, referenční soubory. Tištěné publikace nejsou v seznamu uvedeny. Patří sem zejména sbírky rezolucí, bulletiny, referenční knihy, abstraktní časopisy, brožury, rejstříky atd. Nezahrnujte do nomenklatur abecedy a další pomocné materiály, které neodrážejí hlavní směry práce organizace.

Obecná objednávka

Text nomenklatury případů je vypracován ve formuláři seznam oddílů a pododdílů klasifikaceschémata. V tomto případě jsou označeny záhlaví komplexů dokumentů. Potřebné informace z dokumentů se zaznamenávají ve formě výpisů. Následně se používají při tvorbě nomenklaturního projektu. Seznam může vypadat jako tabulka. Například:

Názvosloví případů v nápravné škole 8 typů

Definování formulace pro nadpisy

Provádí se podle stanovených pravidel. Musí zejména:

1. V generalizované formě jasně odráží obsah případu, složení dokumentů v něm umístěných, druh a funkční příslušnost.
2. Zahrňte povinné prvky v jasném pořadí:

• Název typu nebo podtypu. Může to být korespondence, deník, objednávky, protokoly atd.
• Název organizace / strukturální jednotky. Zde jsou uvedeny informace o vývojáři / autorovi dokumentu.
• Název podniku, kterému budou dokumenty určeny nebo od kterého se očekává, že bude přijímat akty vydané v tomto případě.
• Stručný popis dokumentů.
• Název území, s nímž je obsah aktů spojen.
• Období (datum), do kterého je dokumentace vložena do případu. Poskytuje také informace o dostupnosti kopií.

Jedná v jedné otázce

Při formulování nadpisů případů, ve kterýchexistují takové papíry, pokud nejsou spojeny posloupností provedení, použije se slovo „dokumenty“ a na konci (v závorkách) jsou uvedeny jejich hlavní typy. Mohou to být zprávy, plány atd. Formulace může například být následující: „Dokumenty k pořádání seminářů o archivaci v podniku (seznamy doporučených vzdělávacích a metodických publikací, seznamy)“.

Korespondence

Nadpisy případů, ve kterých je obsažen, zahrnujívhodný termín. Za slovem „korespondence“ uveďte, o jaké záležitosti a s kým byla vedena. Názvy případů obsahujících dopisy od homogenních korespondentů nejsou pojmenovány. Místo toho je uveden jejich běžný druh. Například může znít: „Korespondence s pobočkami organizace v otázkách ročního výkaznictví a plánování.“ Pokud případ obsahuje dopisy od různých korespondentů, nejsou také uvedeny. V tomto případě by měl být uveden pouze předmět komunikace. Například: „Korespondence o otázkách souvisejících s přizpůsobováním zaměstnanců“. Jméno konkrétního korespondenta je uvedeno pouze v případě, že soubor obsahuje dopisy pouze jemu a od něj.

Dokumenty specifické pro danou lokalitu

Jsou-li z těchto aktů vytvářeny případy, jsou v záhlavích uvedena jména příslušných správních a územních jednotek. V tomto případě je třeba vzít v úvahu řadu nuancí:

1. Pokud se týká obsah sady dokumentůněkolik homogenních lokalit, jejich konkrétní názvy nejsou uvedeny. V tomto případě je uveden jejich běžný typický název. Znění může být následující: „Dokumenty o organizaci interakce mezi vedoucími ministerstva obrany v boji proti terorismu.“
2. Pokud obsah odkazuje na jednu administrativně-územní jednotku, je její název uveden v záhlaví.

Pokročilé

V záhlaví případů, které budou zahrnovat dokumentypro plánování / vykazování jsou uvedeny údaje o období, za které byly sestaveny. Může to být čtvrtletí, rok, půl roku. V případě názvů použitých k zobecnění podobných dokumentů jsou jejich názvy uvedeny v množném čísle. Například: „Objednávky na povzbuzení zaměstnanců organizace.“

Vytváření svazků

V případech, kdy se předpokládá, že tomu tak budevytvořeno z několika částí (například se značným množstvím dokumentace), nejprve je formulován obecný nadpis a poté (je-li to nutné) - názvy jeho částí. Posledně jmenované vykonávají objasňovací funkci. Například: „Memo for 2015“, „Volume 1. Memo for the 1st half of 2015“. V průběhu vytváření a provádění sad dokumentů lze upřesnit názvy. Zároveň je zakázáno do nich zahrnout racionální, nespecifické formulace. Zejména není povoleno používat slova jako „různé“, „obecná korespondence“ atd. Doporučuje se nepoužívat složité fráze a úvodní slova.

Objednávání

Lze to provést dvěma způsoby:

1. V procesu formování nomenklatury všechorganizace na začátku seznamu nadpisy případů, včetně organizačních a správních aktů. Dále, v sestupném pořadí podle důležitosti, jsou názvy uváděny pro další kategorie (smluvní, plánování a podávání zpráv atd.). Sjednocení případů ve struktuře sekcí, jakož i přidělování jmen těmto sekcím, se provádí s přihlédnutím ke konkrétnímu a funkčnímu vztahu aktů v nich.
2. Při vytváření konsolidovaného seznamu jmenoddíly budou přímo pojmenovány divize na základě klasifikačních schémat, z nichž je vypracována. Jména jsou uspořádána podle tabulky zaměstnanců.

Stanovení načasování

Je nutné předem nastavit obdobízajistit organizaci pravidelného sledování jejich souladu, včasné úpravy režimů skladování. Například termín se může změnit z dočasného na trvalý, pokud k tomu existují důvody. Stanovení lhůt se provádí v souladu s informacemi o standardním (resortním) seznamu dokumentů, které jsou vytvářeny v průběhu podniku. Pokud takový seznam neexistuje, použije se přibližná / typická nomenklatura. Stanovení doby skladování lze provést také po dohodě s oprávněnými orgány Federálního archivu.

Přiřazení indexů

Provádí se rychle a bezchybněidentifikace případů a dokumentů v nich obsažených. Rejstřík je symbolické označení používající arabské číslice. Může obsahovat kód oddělení s přidáním sériového čísla příslušného případu (odděleného pomlčkou). Například účetnímu oddělení byl přidělen kód 05. Dokumentem, který otevírá tuto sekci, je výroční zpráva. Index 05-01 je tedy přiřazen případu obsahujícímu tento akt jako součást konsolidovaného seznamu.