Co je papír a pracovní postup?

Obchodní úspěch do značné míry závisí na tomsprávná organizace. Manažeři i běžní pracovníci by měli vědět, co je to kancelářská práce. Jaké jsou jeho vlastnosti, jaké typy existují a jaké regulační dokumenty je třeba zohlednit při organizaci toku dokumentů?

Co je kancelářská práce

Libovolná organizace bez ohledu na formuvlastnost a charakteristika, vytváří v rámci své činnosti řadu příspěvků. Mohou to být objednávky, dopisy a protokoly. Všechny se týkají organizační a administrativní dokumentace.

Kancelářská práce je činnost vytvářenídokumenty organizace, prováděné podle určitých pravidel a požadavků. Podniky nejčastěji přidělují speciální zaměstnance, kteří jsou zaměstnáni pouze v této oblasti. V malých firmách lze funkci sekretáře přiřadit téměř každému zaměstnanci.

Pokud chápete podstatu terminologie (co jekancelářská práce), pak bude původ slova jasný. Jedná se především o zafixování oficiálních informací na hmotném nosiči. Během tohoto procesu je vytvořen organizační a administrativní dokument, který později iniciuje určité akce.

Samotný termín „kancelářská práce“ se objevil už dávno, ale až v polovině minulého století byl formalizován a zakotven v regulačních dokumentech na státní úrovni.

Kancelářská práce a pracovní postup - co to je?

Organizace nemůže existovat nezávisle nalegislativa. Vždy to má kancelářskou práci a pracovní tok. Co to je, jaké jsou vlastnosti přenosu papírů, jak je správně vypracovat? Tyto otázky řeší odborníci: sekretářky, archiváři, zaměstnanci personálního oddělení.

Kancelářská práce zahrnuje opravu informacína hmotném médiu vytvoření listinného nebo elektronického aktu. Na jeho základě je vytvořen tok dokumentů organizace - pohyb objednávky nebo dopisu, počínaje jejich vytvořením a konče provedením a odesláním do archivu nebo zničením.

V závislosti na místě vytváření obchodních dokumentůs ohledem na zaměstnance a vedení organizace je pracovní tok rozdělen na externí a interní. Další cesta objednávky, instrukce, dopisu bude záviset na zdroji.

Tok interních dokumentů organizace zahrnuje následující fáze:

• vytvoření konceptu dokumentu;
• koordinace;
• podpis návrhu dokumentu s připojením data a registračního čísla; od okamžiku registrace se považuje za oficiálně zveřejněný a přijatý k provedení;
• přinášet obsah výkonným umělcům a kontrolovat je;
• provádění receptů;
• provedení provedeného dokumentu pro následné uložení v závislosti na načasování a potřebě;
• zničení prošlých obchodních dokumentů nebo jejich registrace k archivaci.

Fáze externího pracovního toku jsou obecně podobné, ale existují určité rozdíly:

• Dokumenty přicházejí do podniku zvenčí.Může se jednat o doklady vyšších a nižších organizací, poboček, předpisy úředních orgánů, soudní příkazy, dopisy občanů.
• Všechny obchodní dokumenty přijaté organizací procházejí registračním postupem bez selhání. Potvrzuje, že jsou pod kontrolou.
• Další fází je práce s dokumentem, seznámení nebo provedení pokynů.
• V případě potřeby je vydána oficiální odpověď.
• Poslední fází je registrace pro dlouhodobé nebo archivní uložení a možné zničení.

Kromě toho se v souvislosti se správou organizace rozlišují následující typy pracovních postupů:

• vzestupně - od podřízených k šéfům (vysvětlivky);
• sestupně - od vedení k zaměstnancům (objednávky);
• horizontální - mezi rovnými (akty, protokoly).

Všechny fáze pohybu dokumentu musí být zaznamenány ve zvláštních denících. Lze je provádět několika způsoby:

• protokoly o pohybu dokumentů;
• kartičky na dokumenty;
• elektronická správa dokumentů je nejběžnější ve velké většině organizací.

Vlastnosti soudního řízení

Mnoho lidí si klade otázku, co je soudníkancelářská práce a v čem se liší od obecné. Soudní případ je mírně odlišný soubor dokumentů a věcných důkazů. Správné uložení a pohyb zajišťuje transparentnost práce systému vymáhání práva. Na rozdíl od organizační nemůže být soudní administrativní práce dobrovolná. Je prováděno oprávněnými osobami a je přísně kontrolováno. Pro něj jsou všechny fáze normativně a přísně definované, až do zničení.

Sekretářské funkce

Většina zaměstnanců společnosti má velmi nejasnou představu o tom, co jsou papírování a pracovní postupy. Pro sekretářku je to profesionální činnost.

Sekretariát podniku vykonává hlavní funkci podpory správy dokumentů. Podle formy a charakteristik práce je organizace služby kancelářské práce podniku rozdělena do následujících typů:

• Centralizovaná - všichni sekretáři jsou na jednom oddělení a podléhají hlavnímu úředníkovi nebo vyššímu sekretáři.
• Decentralizované - sekretářky a zaměstnanci plnící své povinnosti jsou rozptýleni po divizích organizace a podléhají různým šéfům.
• Smíšené - nejčastěji se vyskytují ve velkých organizacích.

Funkce toku dokumentů v podniku budou přímo záviset na tom, jakou formu sekretariátu přijme.

Pokyny pro kancelářské práce

Bez ohledu na velikost a formu vlastnictví, vkaždá organizace by měla mít normativní akt upravující pohyb dokumentů. Co je instrukce pro papírování a jak ji vypracovat? Toto vydání znepokojuje nejen sekretářky, ale i manažery.

Pokyny pro správu záznamů jsou internínormativní akt organizace, schválený příkazem nebo příkazem vedení, s neomezenou platností. Vysvětlil všechny fáze předávání dokumentu, seznamy pozic, jejichž podpisy mohou osvědčovat pravost úředních listin, poskytuje příklady registrace, formuláře a formuláře.

Vedení záznamů

V malých organizacích s nízkou úrovní pracovního toku (méně než 200 za rok) nevzniká otázka, co je vedení záznamů. O všem rozhoduje úsilí samotných zaměstnanců nebo dokonce vedoucího.

Pokud povinnost vést záznamy neníjsou přímé pro zaměstnance a nejsou uvedeny v jeho pracovní smlouvě, je třeba vydat dekret o přidělení těchto funkcí. Tento dokument by měl podrobně uvádět další odpovědnosti, odpovědnosti a náhradu škody.

Vlastnosti správy lidských zdrojů

Pokud v organizaci pracuje alespoň jeden zaměstnanec,pak budou jistě vytvořeny pracovní dokumenty. Otázka, co je správa lidských zdrojů, je obzvláště důležitá pro podniky s malým počtem zaměstnanců.

Správa lidských zdrojů poskytujepohyb konkrétních dokumentů souvisejících s pracovní činností zaměstnanců podniku. Tyto povinnosti obvykle vykonávají zaměstnanci speciální jednotky - personálního oddělení. Mezi jejich funkce patří příjem, zpracování a ukládání personální dokumentace. Včetně zpracování osobních údajů, které jsou klasifikovány.

Pracovní postup personálu je obvykle udržován odděleně od obecného, ​​v souladu s pravidly utajení a funkcí úložiště.

Optimalizace kancelářské práce

Navzdory rychlému rozvoji digitálutechnologie, pro mnoho organizací je obtížné optimalizovat pracovní postup. Pokračují v papírové korespondenci staromódním způsobem a vedou obvyklé registrační knihy.

To je způsobeno dvěma faktory:

• odpor vůči inovacím zaměstnanců podniku;
• nedostatek financí.

Manažeři by si měli pamatovat, že optimalizace toku dokumentů se značnými investicemi přináší znatelný ekonomický efekt.