Hodnota dobře navrženého personáludokumentaci je těžké přeceňovat. Personální dokumenty jsou konsolidací významných právních skutečností na papíře. A jakákoli chyba personalisty bude mít negativní důsledky jak pro zaměstnance, tak pro zaměstnavatele, a proto je tak důležité dodržovat pravidla KDP v personálu.
Co je správa lidských zdrojů?
KDP - co to je?Jedná se o oblast činnosti, která dokumentuje všechny zaměstnanecké vztahy a zaznamenává informace o úrovních zaměstnanců a pohybech zaměstnanců, což vede k dokumentaci všech personálních postupů.
Co je KDP z právního hlediska?Všechny osobní dokumenty mají právní (nebo komerční) hodnotu. Jejich použitím jako písemného důkazu můžete obhájit svou pozici u soudu. Například základna pro získání nebo potvrzení daňových a ziskových výhod může sloužit například tabulka zaměstnanců, objednávky zaměstnanců a mzdy.
KDP - co to je a k čemu je?Většina správných HR dokumentů obsahuje nesmírně důležité informace. Na základě této dokumentace je možné potvrdit určitá práva zaměstnance, například při registraci předčasného odchodu do důchodu z důvodu práce v průmyslových odvětvích, která jsou škodlivá nebo škodlivá pro zdraví.
KDP - co je to pro sociální sféru?Při zajišťování důchodových, sociálních a dalších záruk, které jsou zaměstnancům poskytovány v souladu s platnou legislativou, hraje významnou roli dokumentární záznam pracovněprávních vztahů. Pro kvalitní práci jakéhokoli personálního specialisty jsou nezbytné všechny regulační a legislativní akty související s pracovním právem.
Údržba velínu - co to je a co to je?
Registrace pracovních knih a smluv je,samozřejmě velmi důležitá součást práce každého zaměstnance personální služby, správa personálních záznamů se však neomezuje pouze na tyto okamžiky. Všechny dokumenty, které musí mít po ruce personální pracovník, lze rozdělit do dvou hlavních bloků.
První skupina zahrnuje jak legislativní, tak stanovy, které objasňují normy ochrany práce a pracovního práva. Všechny dokumenty tohoto druhu jsou závazné.
Druhou skupinou je dokumentace doporučující povahy: pokyny pro správu personálních záznamů a manažerské práce.
Je důležité, aby personalista věděl, které z nichdokumenty jsou pro konkrétní podnik závazné a vstoupí v platnost pouze za určitých okolností. Tím se zabrání negativním zkušenostem při jednání s personálními inspektory.
Při vytváření personální dokumentace je třeba dodržovat následující pravidla:
- interní dokumenty (jejich vzhled, postup vývoje a schvalování) mohou být pohodlné a srozumitelné konkrétně pro daný podnik nebo organizaci;
- externí dokumentace je zpracována podle obecně přijímaných pravidel, aby tyto dokumenty měly právní sílu;
- ukládání personální dokumentace se provádí s přihlédnutím k pravidlům a požadavkům archivní služby.
Vypracování pokynů pro správu personálních záznamů
Pokyny KDP - co to je?Ve skutečnosti se jedná o podrobného průvodce organizací a provozováním oddělení nebo služby lidských zdrojů. Vedoucí organizace jmenuje osobu odpovědnou za vypracování tohoto dokumentu. To zpravidla provádí vedoucí oddělení lidských zdrojů, právník nebo hlavní účetní. Vedoucí organizace může také sám vypracovat pokyny k KDP (toto se často praktikuje v malých společnostech). Jakmile je pokyn připraven, musí být schválen příkazem ředitele nebo manažera a potvrzen podpisy všech zainteresovaných úředníků. Všichni zaměstnanci se s pokyny seznámí osobním podpisem.
Hlavní otázky upravené tímto dokumentem:
- seznam povinných personálních dokumentů organizace;
- postup přípravy dokumentů upravujících pracovněprávní vztahy;
- pravidla pro zpracování personální dokumentace;
- postup toku dokumentů v personálním oddělení;
- kontrola nad prováděním dokumentů;
- postup pro přenos případů z OK do archivu.
Organizace KDP
Na základě regulačních právních aktů a metodických doporučení můžete vypracovat následující schéma organizace celé personální správy společnosti:
1. Vypracovat závazné dokumenty pro společnost (předpisy, pokyny, vnitřní předpisy, předpisy o ochraně práce a požární bezpečnosti).
2. Upravte personální stůl.Organizace zpravidla již má vytvořený personální stůl a zaměstnance vykonávající určité povinnosti, ale ne vždy jsou pracovní knihy a záznamy o zaměstnání vypracovány správně. Personální tabulku můžete zkontrolovat vyžádáním informací o mzdě zaměstnanců a jménech jejich pozic v účetním oddělení. Zde najdete personální čísla zaměstnanců. Měli byste také zkontrolovat správnost osobních spisů zaměstnanců společnosti a zjistit, jaké dokumenty chybí.
3. Zkontrolujte soulad informací v tabulce zaměstnanců a v pracovních smlouvách.
4. Zkontrolujte správnost registrace OK objednávek.Všechny personální operace (nábor, přesun na jinou pozici, zvýšení platu) musí být zaznamenány v dokumentech příslušného vzorku. Musí být podepsány vedoucím organizace i zaměstnancem. Všechny nedostatky by měly být opraveny.
5. Zkontrolujte správnost vyplňování pracovních sešitů.
6. Vypracujte osobní spisy zaměstnanců, pokud ještě nebyly uchovávány.
7. Připravte potřebné knihy a deníky.
8. Vytvořte si plán dovolené.
9. Skupinové personální záležitosti.
10. Vypracujte seznam případů.
Audit KDP
Personální audit je prováděníkomplexní analýza veškeré personální dokumentace, ověření jejího souladu s požadavky platné legislativy, místních zákonů a protokolů. Správná organizace správy lidských zdrojů je naléhavou záležitostí, která ignoruje, což může znamenat určitá rizika.
V procesu personálního auditu není snadné jej zkontrolovatsprávnost dokumentace, ale také její soulad s platnými zákony. Audit personálních dokumentů je účinným nástrojem k řešení problémů vznikajících ve finančních a ekonomických činnostech společnosti.
Typické chyby při registraci KDP
Audit dokumentace HR vám umožní zvýraznitřada základních chyb, které se mnohokrát opakují v různých společnostech a organizacích. V malých institucích dochází k vytváření mnoha místních protokolů, které se ve skutečnosti jednoduše duplikují, nebo, ještě hůře, si odporují. Veškerý pracovní postup personálu musí být sjednocen a minimalizován.
Časté chyby jsou také:
- nedostatek schválených informací o způsobech práce a odpočinku v instituci nebo jejich nesoulad s údaji předepsanými v pracovní smlouvě;
- nedostatek postupu pro výpočet a vyplácení platů;
- chyby v tabulce zaměstnanců;
- nedostatek tarifů pro mzdy;
- porušení práv zaměstnanců při stanovení pravidel pro práci s osobními údaji a osobními údaji;
- nesprávně sepsaná pracovní smlouva.
Toto není celý seznam. Aby se zabránilo chybám v personální dokumentaci, je nutné důsledně dodržovat normy, legislativní akty a metodická doporučení.
