Всяка организация трябва да обърне специално внимание.официална кореспонденция. В края на краищата, той е част от образа и поддържа добра воля. Информационното писмо е пример за един от тези видове кореспонденция, а дискусията по-долу се отнася до правилата за нейното изпълнение.
Как правило, такие письма носят официальный характер, съставен по стандартен шаблон и имащ обобщен получател (разпределението се извършва съгласно списъка). Между другото, трябва незабавно да направите резервация, че използването на местоимението "Вие", написано с главна буква, е допустимо с конкретно позоваване само на едно лице. Във всички останали случаи трябва да използвате малка буква: ваша.
Информационното писмо е предназначено да бъде валидно.или потенциални партньори на организацията. Информацията, която трябва да бъде съобщена на адресата, трябва да бъде възможно най-информативна. Не е изключено, че такъв документ може да съдържа различни приложения към докладваната информация. Писмото трябва да бъде съставено в съответствие с общоприетите правила на канцеларската работа.
Отляво, в горния ъгъл на писмото, трябвада бъдат посочени подробности и информация за контакт на организацията, която е автор. В случай на организация в организацията на ъглови печати, тя трябва да се постави, тъй като е носител на необходимата информация. Ако информационното писмо е инициирано от вас, посочете датата и изходящия номер. В отговорите на заявката трябва да посочите датата и номера на входящия документ. Горният десен ъгъл е предназначен за посочване на получателя. Освен това би било хубаво да разберете личните данни на ръководителя на организацията - получателя на писмото, и да изброявате неговата позиция, име на компанията и пълен адрес на мястото.
Сега малко за самия текст.Обмислете и определете предмета на съобщението. Например, за провеждане на изложба или обмисляне на предложения. Започнете встъпителната част с думите: "Информираме ви ...", "Ние ви я представяме ..." и други подобни. Влизането зависи от вида на информационното писмо и неговите цели. След това се опитайте да предадете посланието на съобщението възможно най-подробно. Ако е необходимо, добавете прикачени файлове и не забравяйте да посочите техните имена в края на писмото, както и да въведете броя на приложените листове. Попълването на бюлетина следва гаранцията за уважение, както и посочване на позицията и личните данни на автора-съставител. Задължителен подпис и телефон за връзка на художника.
Съществуват няколко вида информационни съобщения, чието кратко описание е дадено по-долу.
Рекламно писмо (рекламно,фокусира обществеността върху продукти, събития, услуги. То не предполага пряко обжалване пред конкретен получател, така че не е необходимо да се подготвя отговор на него. Целта на такова послание е да посочи всички предимства или да насърчи действията.
Писмото отразява събития, които са взаимно интересни и за двете страни, за разлика от писмото за уведомяване, ценно само за получателя.
Основната цел на уведомлението еинформиране на адресата за публично събитие, например изложби, срещи, конференции. Такова информационно писмо има задължителен атрибут - конкретни данни за условията, мястото и времето на срещата.
Примерен бюлетин:
Докладва образователен бизнес център "Стела"провеждане на обучителен семинар на тема “Данъчно облагане на индивидуални предприемачи” и ви кани да участвате в него. Програмата на обучителния семинар е приложена. Семинарът бе насрочен в голямата актова зала на административната сграда на ЗАО „Агрегат” на 12 януари 2013 година. Регистрацията на участниците ще се проведе от 9-00, началото на семинара в 10-30. Адрес: Ленина, 54, Можайск, в случай на съгласие, моля да потвърдите участието си преди 11 януари 2013 г. Ще получите отговор на всички ваши въпроси в нашия офис или на телефон: 45-16-28.
Приложение: 3 л., В 1 копие.
