إدارة الوثائق الإلكترونية بين المنظمات: كيف تعمل؟

إدارة المستندات الإلكترونية (EDF) سريعةطريقة لتبادل المعلومات على أساس استخدام الوثائق الإلكترونية مع التوقيعات الافتراضية. منذ فترة طويلة معترف بها في البلدان المتقدمة في العالم كأداة فعالة للأعمال التشغيلية.

الجوهر

تدفق المستندات الإلكترونية بين المؤسسات -إنها مجموعة من العمليات لإنشاء المستندات ومعالجتها وإرسالها ونقلها واستلامها وتخزينها واستخدامها وإتلافها. يتم تنفيذ جميع هذه العمليات بعد التحقق من السلامة وتأكيد استلام المستندات.

قواعد لتنفيذ تدفق المستندات بينبواسطة كيانات قانونية يتم تنفيذها بالاتفاق بين الطرفين. يتم تبادل المعلومات باستخدام وسائل الاتصالات ، ويتم تخزين الوثائق على وسائط إلكترونية. يجب ألا تتجاوز فترة تخزين المعلومات المحاسبية تلك المحددة على المستوى التشريعي.

يمكن للمنظمات التبادل فيما بينهاالوثائق الرسمية وغير الرسمية الموقعة من قبل المشاركين. في مجال النشاط التجاري ، يمكن أن تكون هذه: الفواتير ، والاتفاقيات ، والفواتير ، والعقود ، والاتفاقيات ، والأوامر ، والإخطارات ، والتوكيلات ، إلخ. يمكن نقل المعلومات في شكل ملفات نصية وجداول ورسومية.

الغرض من تنفيذ EDF

قد يكون الشرط الأساسي لإدخال EDF هو:

• الحد من العمل الروتيني
• تقليل فقدان المستندات ؛
• عمل "شفاف" مع المستندات ؛
• تحسين انضباط الأداء - توفير المستندات ضمن إطار زمني محدد ، إلخ.

من بين الأهداف الكمية ما يلي:

• تقليل وقت معالجة المستند بمقدار 10 مرات.
• تخفيض تكاليف المكتب بمقدار النصف.

تدفق المستندات الإلكترونية بين المؤسسات: كيف يعمل

وفقا للتشريعات المحلية ،يتم تنفيذ تدفق المستندات الإلكترونية بين المنظمات بالاتفاق بين الطرفين. لتبادل البيانات ، من الضروري توصيل جميع المشاركين بجهاز مشغل واحد. بعد ذلك ، يحتاج المستخدم إلى إرسال طلب لإضافته إلى قائمة الأطراف المقابلة. بعد تأكيد الطلب يمكن للمشاركين في النظام تبادل البيانات.

سيتعين على وحدة EDM أداء الوظائف التالية:

• دعوة الأطراف المقابلة لتبادل البيانات.
• تشكيل دفتر عناوين.
• التكامل مع برامج المحاسبة ، على سبيل المثال ، 1C.
• التوقيع وتشفير الوثائق.
• بنية المراسلات.
• تتبع حالات الرسائل.

تدفق المستندات الإلكترونية بين المؤسساتنفذت باستخدام الشهادات. يتم الاتصال بالخادم والمصادقة من خلال شهادة رقمية شخصية. يتم إصدار EDS لكل مستخدم للنظام ، ويتم تخزينه على الرمز الوسيط الإلكتروني والمحمي بواسطة رمز PIN. يجب على المستخدم إدخال معلومات تسجيل الدخول وكلمة المرور لحسابه الشخصي. بعد ذلك فقط سيحصل على وثائقه.

يمكن لأي موظف بدء عملية التبادلالمنظمات المرتبطة بالنظام. قبل إرسال مستند إلى الطرف المقابل ، يجب توقيعه مع EDS. يتم تنفيذ هذه العملية باستخدام برنامج "Cryptopro". يتم إرسال المستند عبر EDF. يتلقى موظف الطرف المقابل إخطارًا باستلام مستند جديد. إذا قبلها ، فإنه يضع أيضًا EDS. إذا كان من الضروري إجراء تغييرات على المستند ، فسيتم إنشاء نسخة إلكترونية جديدة. عند الانتهاء من التحرير ، تحتاج إلى حفظ جميع التغييرات باستخدام EDS. ثم يتم إرسال المستند مع التغيير إلى شريك العمل. إذا لزم الأمر ، يتم مطابقة المعلومات إلكترونيًا.

إذا كنت بحاجة إلى إجراء تغييرات مرة أخرى ، إذنيتم تكرار الإجراء بأكمله من جديد. إذا لم تكن هناك شكاوى بشأن الإصدار الجديد ، فسيتم احترام المستند. تعتبر العينة النهائية موقعة من قبل اثنين من EDS. يتم تخزين جميع إصدارات الوثيقة على الخادم ومتاحة للعرض. بمجرد تعيين الحالة للعينة ، لن يكون من الممكن تعديل المستند. يتم تعيين الحالة "ملغاة" للعقود غير المستقرة. هذه هي الطريقة التي يتم بها تدفق المستندات الإلكترونية بين المنظمات.

معدات

ما هو مطلوب لتدفق المستندات الإلكترونية بينالمنظمات؟ أولاً ، تحتاج إلى اختيار مشغل اتصالات وتثبيت برنامج خاص لتبادل المعلومات. ثانيًا ، مع كل طرف مقابل تعتزم المنظمة إجراء مراسلات إلكترونية معه ، من الضروري إبرام "اتفاق بشأن تبادل المستندات الإلكترونية".

من الضروري أيضًا تثبيت خادم EDF علىوالتي ستخزن جميع المستندات. يمكن أن تكون معدات العميل والتخزين "السحابي". يتم الوصول إلى بيانات النظام من الخارج من خلال تطبيق يتم تثبيته على معدات موظفي المنظمة. يتم تنفيذ تفاعل أجهزة الكمبيوتر مع الخادم عبر بروتوكول HTTP مع تشفير إضافي SSL 128. ويتم الوصول إلى المستندات فقط من خلال واجهة التطبيق وبعد اجتياز المصادقة.

مشروع EDF

يمكن أن يستمر مشروع أتمتة العمليات منعدة أشهر إلى عدة سنوات. يعتمد المصطلح بشكل مباشر على عدد العمليات التي تحتاج إلى أتمتة ، والموارد والقدرات المالية للمؤسسة. مخطط موجز لتنفيذ EDF هو كما يلي:

• إنشاء مجموعة عمل.
• تشكيل الأهداف والمواعيد النهائية وميزانية المشروع.
• البحث في العمليات الحالية.
• تطوير المهام.
• نظام Vyrob EDF.
• توقيع عقد تنفيذ EDMS.
• اعتماد جدول العمل.
• دلائل نظام التعبئة.
• تدريب.
• الاختبارات الأولية.
• إصدار أمر تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية.
• تنقيح البرامج ولوائح العمل.
• إطلاق مشروع تجريبي.
• الانتقال الكامل إلى EDF.

أخطاء تنفيذ EDF

في عملية أتمتة المستندات ، عليك أن تدفعاهتمام خاص بالعمليات التي يتطلب القانون توافر الورق فيها. لا يمكنك نسخ مستند ورقي إلكترونيًا. يؤدي هذا إلى إبطاء عملية العمل بشكل كبير ويسبب موقفًا سلبيًا تجاه عملية الأتمتة ككل. لا أحد يدفع أكثر مقابل القيام بعمل مزدوج.

في عملية التنفيذ ، تحتاج إلى تطوير ملفلوائح للعمل مع الوثائق ، وتدريب الموظفين وبعد ذلك فقط المشاركة في التنفيذ الكامل. لا يمكن تحقيق ذلك إلا من خلال توصيل فوائد استخدام التقنيات الجديدة للموظفين.

خطأ شائع آخر هو سوء صياغة متطلبات نظام إدارة الوثائق الإلكترونية. إذا كان على المستخدمين العمل في نظام غير مكوّن ، فإن عملية التبادل الإلكتروني للبيانات تختلف عما يتم اعتماده في المؤسسة.

تدفق المستندات الإلكترونية بين المؤسسات: الإيجابيات والسلبيات

المزايا:

• تقليل تكلفة إرسال المستندات الأصلية بالبريد.
• وفر مساحة لتخزين المستندات. يتم تخزينها كلها إلكترونيًا.
• سهولة الاستعمال. يتم إرسال مستند من مكان عمل واحد. يتم إجراء بحث سريع عن مستند حسب الحالات (المرسلة ، المستلمة ، المقبولة ، إلخ).
• توصيل فوري. تصل جميع المعلومات المرسلة إلى المرسل إليه في غضون ثوانٍ قليلة.
• لا يمكن فقدان المستند حتى تاريخ انتهاء صلاحية تخزينه في النظام.

العيوب:

• لاستخدام المعدات ، تحتاج إلى شراء ترخيص يكلف الكثير من المال.
• في أغلب الأحيان ، لا يمكن تبادل البيانات إلا بين أعضاء نفس النظام.
• تدفق المستندات الإلكترونية بين المؤسسات في1C أو استخدام أي برنامج آخر يختلف عن النظام المستخدم مسبقًا. مع إدخال الخوارزمية الجديدة ، سيكون لدى جميع الموظفين أسئلة حول كيفية إجراء عملهم.
• معدات تقنية. قبل تنفيذ EDM ، تحتاج المؤسسة إلى شراء المعدات وإعداد الموظفين لإدارة النظام الجديد.
• يتم تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات باستخدام EDS ، فترة الصلاحيةوهي سنة واحدة. تحتاج إلى تتبع الشهادات وتحديثها في الوقت المناسب. من الضروري أيضًا التحكم في فترة صلاحية شهادات الطرف المقابل لتجنب المشاكل مع السلطات الضريبية.

التنظيم القانوني

ما هي اللوائح التي تحكمهاتدفق المستندات الإلكترونية بين المنظمات؟ يتضمن تشريع الاتحاد الروسي القانون الاتحادي رقم 63 "بشأن التوقيعات الإلكترونية" ، وقد تم توضيح قواعد تقديم المستندات إلى دائرة الضرائب الفيدرالية في أمر وزارة المالية رقم ММВ-7-2 / 168. يتم تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات بين المنظمات على أساس أمر وزارة المالية رقم 50 ن. يتم توضيح قواعد تبادل المستندات المحاسبية الأساسية في شكل إلكتروني بترتيب دائرة الضرائب الفيدرالية رقم ММВ-7-6 / 36 @. يجب أن يسترشد جميع مشغلي EDF في عملية نشاطهم بأمر دائرة الضرائب الفيدرالية رقم ММВ-7-6 / 253 @.

"SBIS"

يمنح تدفق المستندات الإلكتروني بين المؤسسات "SBIS" العملاء المزايا التالية:

• يمكنك إرسال المستندات إلى أي منظمةالتي تم تسجيلها على أراضي الاتحاد الروسي. إذا لم يكن الطرف المقابل عضوًا في نظام "VLSI" ، فسيقوم موظف الشركة ببساطة بالاتصال بممثل المؤسسة وإرسال الدعوات إلى بريده الإلكتروني للمشاركة في النظام. مباشرة بعد تأكيد الطلب ، سيتم تبادل المعلومات بين المشاركين دون وسطاء.
• لا تحتاج إلى تثبيت برنامج على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يكفي أن يكون لديك نسخة محدثة من المتصفح والوصول إلى الإنترنت.
• لا تحتاج إلى برنامج خاص للعمل مع البيانات. إذا تم إعداد التقرير مبدئيًا في برنامج جهة خارجية ، على سبيل المثال ، 1C ، فيمكنك تكوين تكامل البيانات مع نظام "VLSI".
• لم يتم إنشاء النموذج القياسي للوثيقة. يمكنك إرسال ملفات نصية وملفات جداول بيانات وصور وما إلى ذلك.

SKB "Kontur"

من أوائل مطوري البرمجيات في روسيا أيضًاتشارك في توريد المعدات التي يتم من خلالها تنفيذ تدفق المستندات الإلكترونية بين المنظمات. طورت Kontur نظام Diadoc ، الذي يتم من خلاله تبادل المستندات الإلكترونية. من ميزات النظام أنه يمكن الوصول إلى البيانات أثناء التواجد في الخارج. قامت الشركة بتطوير تعرفة التجوال خاصة لهذا الغرض. اختياريًا ، يمكنك الوصول إلى البيانات من خلال واجهة برمجة التطبيقات.

ماذا تحتاج؟

لتوصيل EDF ، تحتاج المؤسسة إلى شراء:

• برنامج مرخص
• الخادم؛
• ترقية المعدات
• طاقم القطار؛
• تكوين ودمج EDMS للعمل مع التطبيقات الداخلية.

مثل هذه الاستثمارات يجب أن تتم من أجللربط إدارة المستندات الإلكترونية بين المنظمة؟ يعتبر تضمين استشارات الدعم الفني وتحديث نظام إدارة الوثائق الإلكترونية والبرمجيات في التكاليف المرحلة الثانية من الاستثمار. يجب دفع هذه التكاليف شهريًا.

استنتاج

يتم استبدال العمل الورقي بـإلكتروني. إنه لا يقلل فقط من تكاليف المنظمة لإجراء العمليات ، بل يزيد أيضًا من كفاءة العمل ككل. لكي تعمل EDM بنجاح ، تحتاج إلى صياغة أهداف تنفيذ النظام بشكل واضح وتكوين المعدات بشكل صحيح.