يتم تحديد فعالية الإدارةمن خلال تحقيق الهدف ، في جميع مراحل التحرك نحو النتيجة ، يجب على المدير ممارسة الرقابة والإشراف على العملية والموارد والوضع. التحكم هو أحد أهم المهام الوظيفية للمدير.
مفهوم الرقابة في الإدارة
الحوكمة ضرورية من أجل فعاليةتنظيم الأنشطة واستخدام الموارد بعقلانية وتحقيق الأهداف المحددة. حددت الإدارة تقليديًا خمس وظائف أساسية: التخطيط والتنظيم والتحفيز والرقابة والتنسيق. كل منهم له خصائصه وأهميته. لذلك ، فإن التحكم ، الحالي أو الاستراتيجي ، هو نشاط مهم للمدير في مقارنة نتائج العمل مع الخطة في جميع مراحل عملية الإنتاج ، والتحقق من النتائج للامتثال للمعايير والقواعد ، وكذلك القضاء على الانحرافات التي تنشأ.
تفسر أهمية السيطرة بالحاجةإزالة عدم اليقين بشأن الوضع في الشركة ومسار عملية الإنتاج. أيضًا ، التحكم شرط أساسي للنشاط الناجح. يسمح لك بتقييم الموقف ومنع ظهور الأزمات. الرقابة والإشراف ضروريان ، لكن يمكن أن يتخذوا أشكالًا مختلفة ويؤديون مجموعة متنوعة من الوظائف. اعتمادًا على أسلوب القيادة في المنظمة ، قد تتركز السيطرة في يد مدير واحد ، وعادة ما يكون أعلى مستوى ، أو يتم تفويضه إلى عدة موظفين.
وظائف التحكم
التحكم لحظة غير سارة لكل من المدير والقائم بالأداء ، لكنها ضرورية. من المعتاد في الإدارة التحدث عن عدة وظائف تحكم رئيسية:
- تقييم البيئة الخارجية والداخلية. أثناء التحكم ، يجمع المدير المعلومات ويزيل عدم اليقين في فهم العملية الحالية. يسمح لك إجراء التحكم باكتشاف العوامل السلبية أو المهددة في البيئة الخارجية والداخلية وإيجاد فرص للتخلص منها أو أخذها في الاعتبار عند أداء الأنشطة.
- الاستجابة للانحرافات. يتحكم المدير ليكون على دراية بجميع تفاصيل عملية الإنتاج ولديه الوقت للاستجابة للتغييرات والانحرافات. يتيح لك التحكم ملاحظة الإخفاقات والتهديدات في الوقت المناسب وإعادة بناء عملية الإنتاج بسرعة.
- تخصيص الموارد.يتيح التحكم التكتيكي والفني الاستخدام الأكثر عقلانية للأموال والمعدات المتاحة وإيجاد المكان المناسب لكفاءات الموظفين. في الوقت نفسه ، فإن التحكم يجعل من الممكن تحديد الاحتياطيات واستخدامها بشكل منتج.
- الحفاظ على التغذية الراجعة.تتمثل الوظيفة التفاعلية للتحكم في حقيقة أنه أثناء تنفيذه ، يتم إنشاء تفاعل بين جميع عناصر النظام ، بين المدير وفنان الأداء.
- تقييم أداء الموظفين.من أجل تحفيز الموظفين بكفاءة ودفع مقابل عملهم بشكل فعال ، من الضروري بناء نظام تقييم واضح ، حيث يساعد المدير من خلال التحكم في جميع مراحل الإنتاج.
أنواع السيطرة
يؤدي تعقيد عملية الرقابة إلى مؤهلات رقابة متعددة.
وفقًا لتكرار الإجراءات ، يتم تمييز ما يلي:
- التحكم الأولي.حتى قبل بدء العمل ، يجب اتخاذ إجراءات لتتبع وتقييم الموارد الرئيسية: المادية والبشرية والإنتاجية. والغرض منه هو منع احتمال حدوث عواقب سلبية لأفعال فناني الأداء. يسمح لك بإجراء تعديلات على الخطة حتى قبل أن يبدأ تنفيذها وقبل ارتكاب الأخطاء.
- السيطرة الحالية.يتم تنفيذه أثناء تنفيذ العمل ، والغرض منه هو تحديد مرحلة حدوثه ومنع الأخطاء والانحرافات. يهدف إلى تتبع الامتثال للقواعد والمعايير. يتطلب التحكم الحالي تدفقًا ثابتًا للمعلومات وتصحيحًا سريعًا للأخطاء.
- التحكم النهائي.يتم تنفيذه في مرحلة تلخيص وتقييم تحقيق النتائج. الغرض الرئيسي من هذا النوع من التحكم هو منع حدوث أخطاء مماثلة في المستقبل. تصبح البيانات التي تم الحصول عليها خلال هذه المرحلة أساسًا لإنشاء خطط جديدة.
بناءً على ترددإجراءات التحكم تميز التحكم الاستراتيجي والتكتيكي والتشغيلي. من خلال الانتماء الوظيفي ، يطلق الخبراء على أنواع الرقابة المالية والإنتاجية والتسويقية والموظفين. من الممكن أيضًا التمييز ، على أساس اتجاه العمل ، بين أنواع التحكم الخارجية والداخلية.
السيطرة الاستراتيجية والتكتيكية
أهم أداة لتنفيذ الخططالمؤسسات هي سيطرة استراتيجية وتكتيكية. تتمثل مهمة هذه الأنواع من الأنشطة الإدارية في تتبع دقة الخطط والإجراءات المتخذة. الرقابة الإستراتيجية هي فحص منهجي للامتثال للأهداف العالمية والبرامج والإجراءات الاستراتيجية. أهداف هذا النوع من النشاط هي: تحديد دقة الأهداف طويلة المدى المختارة والطريقة الصحيحة لتحقيقها ، وتحديد الفرص المحتملة للشركة. يرتبط التحكم التكتيكي بالتحقق من تحقيق الأهداف قصيرة المدى والفورية. أداته هي الرقابة الفنية ، والتي تهدف إلى تحديد دقة عملية الإنتاج الامتثال للوائح والمعايير واللوائح.
التحكم في مراحل التحضير
تتخلل عملية الإدارة بأكملها مراحلمراقبة. هناك تقليد من التصنيف المرحلي ، في هذه الحالة ، يميزون: التحكم الأولي والحالي والنهائي. كل واحد منهم يؤدي وظائفه الخاصة وله سمات مميزة. يسبق التحكم الأولي بدء العمل ؛ هذا جزء لا يتجزأ من التخطيط. والغرض منه هو تهيئة الظروف لبدء الإنتاج الفعال. في هذه المرحلة ، يتم تقييم جاهزية وكفاءة الموظفين ، وتوافر الموارد اللازمة ، وتوثيق النشاط.
السيطرة الحالية ، على عكس الأولية ،يتزامن وقت التدفق مع مراحل الإنتاج. وتتمثل مهمتها الرئيسية في تحسين سير العمل. يراقب المدير باستمرار امتثال جميع عمليات الإنتاج وإجراءات فناني الأداء للخطط والمعايير المعتمدة. في بعض الأحيان تسمى هذه المرحلة أيضًا "التحكم الوسيط" ، والتي تؤكد على ميزتها الرئيسية - تحديد أوجه القصور والانحرافات في الطريق إلى الهدف. ينطبق على تقييم الحل لكل من الأهداف الحالية والاستراتيجية. التحكم النهائي أو النهائي له أهمية خاصة. يختلف اختلافا كبيرا عن المراحل الأخرى في مهامه ودوره.
التحكم النهائي: التفاصيل
المرحلة الأخيرة من عملية الإنتاجيرتبط بحل العديد من المشكلات المهمة. هذا هو تحديد درجة الامتثال للأهداف والنتائج ، وتقييم عمل الموظفين ، ووضع قائمة بالحسابات الخاطئة والأخطاء من أجل بدء مرحلة جديدة من التخطيط على أساسها. يجب تنفيذ الرقابة النهائية وفقًا للمعايير الموضوعة حتى يفهم فناني الأداء كيفية فحص عملهم وكيف سيؤثر ذلك على أجورهم. يرتبط هذا النوع من الإشراف بتقييم استخدام الموارد ، وتحديد فعالية الاستراتيجيات والتكتيكات ، وتقييم صحة القرارات المتخذة في وقت سابق. تعتبر نتائج هذه المرحلة مهمة للغاية لمستقبل المنظمة ، حيث يمكن تجنب الأخطاء في نتائجها عند إنشاء خطط للمستقبل.
إجراء المراقبة
يتم التحكم ، الحالي والنهائي ، وفقًا لنفس الخوارزمية.
في المرحلة الأولى ، يتم جمع المعلومات بعد ذلكتتم صياغة معايير التقييم لكل عملية وعملية ، ثم يتم تحديد أهداف وطرق التحكم. هذه هي المرحلة التحضيرية. علاوة على ذلك ، يدخل عنصر التحكم مرحلة التقييم الفعلي للعملية والإجراءات. المرحلة الأخيرة هي تحليل المعلومات الواردة وصياغة الاستنتاجات ؛ وهي مرادفة للتحكم النهائي. نتيجة لكل هذه الإجراءات ، يجب أن يولد قرار إداري.
مبادئ الرقابة
يجب على المدير الذي يمارس الرقابة ، الحالية أو الاستراتيجية أو النهائية ، أن يتذكر المبادئ الأساسية لتنفيذه. وتشمل هذه:
- توقيت.يجب أن يكون هناك بعض الوقت بين إجراءات المراقبة ، ولا ينبغي أن يكون ذلك متكررًا جدًا ، حتى لا يشعر الموظف أنه غير موثوق به. ولكن يجب أيضًا ألا يتم تنفيذها نادرًا جدًا ، حتى لا يشعر الموظف بأنه غير مسيطر عليه.
- المرونة. يجب أن يتكيف مع الظروف الحالية.
- الربحية. والغرض منه هو توفير الموارد ، لذلك لا ينبغي أن يتطلب في حد ذاته استثمارات كبيرة.
