Документи існують досить давно.Вони з'явилися разом з писемністю. Ключовими функціями документів є фіксація і подальша передача інформації, запис відомостей і їх збереження. При реалізації цих завдань використовуються різні, в тому числі і офіційні документи. Сфери суспільного життя, в яких вони використовуються, найрізноманітніші.
Класифікація
Як вище було зазначено, в різноманітних сферах життя використовуються різні, в тому числі офіційні документи. які ще існують носії інформації?Папери можуть бути особистими. Такі документи створюються поза службової діяльності або виконання громадських обов'язків. Вони включають в себе переписку, щоденники, спогади.
Офіційний документ
РФ - країна з особливим державним устроєм. На її території діє законодавство, функціонують гілки влади, держоргани. В якості основи діяльності останніх виступають офіційні нормативні документи. Ці акти встановлюють порядок функціонування інститутів, межі їх компетенції, обов'язки, права, відповідальність посадових осіб. Їх створення - копітка і трудомістка робота. офіційними документами є закони, стандарти, правила, накази, розпорядження та ін. Більшість з них має управлінську спрямованість.
типи паперів
Залежно від способу фіксації відомостей виділяють:
- Текстовий документ. Це такий акт, в якому присутня інформація мовного характеру. Вона фіксується будь звукозаписної системою або будь-яким видом листи.
- Електронний офіційний документ. це акт, створений і читається з використанням комп'ютера.
- машинописний офіційний документ. це акт, створення якого здійснюється з використанням технічних засобів.
- рукописний офіційний документ. це папір, в якій знаки наносяться від руки.
Зазначені категорії актів використовуються в діяльності підприємств, органів влади. Служби діловодства здійснюють обробку та зберігання документів.
Керуючі паперу
Залежно від ставлення до адміністративного апарату підприємства або органу влади розрізняють документи:
- Вхідні.
- Внутрішні.
- Вихідні.
Акти розрізняються також за рівнем обмеження доступу. За цією ознакою виділяють документи:
- Секретні. Вони позначаються спеціальним грифом. Для роботи з такими документами необхідний спеціальний дозвіл.
- Прості.
- Службового користування. Ці акти також позначаються відповідним грифом. Вони використовуються співробітниками органу влади або підприємства.
ступінь достовірності
За цією ознакою документи поділяють на:
- Оригінали.
- Дублікати.
- Копії.
Оригінал акта - перший або єдинийекземпляр, який має юридичну силу. Оригінал засвідчується власноручним підписом посадової особи, грифом затвердження, відбитком печатки і має реєстраційний індекс. В оригіналі в обов'язковому порядку присутні відомості, якими підтверджується його достовірність. Наприклад, це може бути інформація про місце, час створення. Дублікат - повторний примірник оригіналу. Цей документ також має юридичну силу. Він оформляється у разі втрати оригіналу. Копія являє собою акт, в якому повністю відтворюється інформація оригіналу, зовнішні його ознаки. При цьому вона не має юридичну силу. Копія може мати спеціальні реквізити, що засвідчують її відповідність оригіналу. В цьому випадку вона набуває юридичну силу.
Зберігання та спосіб передачі
Для кожного офіційного документавстановлюється свій термін перебування в архіві. Акти можуть бути постійного, тимчасового (до 10 років) або довгострокового (більше 10 років) зберігання. Термін визначається Федеральним архівом і закріплюється в переліку документів. Залежно від методу передачі розрізняють:
- Листи.
- Телефонограми.
- Телеграми.
- Факсограми.
- Телекси.
- Електронні повідомлення.
зміст
Кожен офіційний документ використовується в певних цілях. Керуючі акти в залежності від вмісту можуть бути:
- Організаційно-розпорядчими. До них відносять, зокрема, статути, положення, накази, рішення, інструкції, регламент, штатний розклад і так далі.
- Довідково-інформаційними. У цю категорію включені телеграми, листи, пояснювальні, службові, доповідні записки, акти, довідки та ін.
- Папери з особового складу. До них відносять особисті справи, накази, трудові книжки, заяви, договори, резюме, анкети, характеристики і так далі.
структура
Виділяють два компонента, що становлять офіційнийдокумент. Це інформаційний та правовий елемент. На початку 70-х рр. в архівознавства було введено нове поняття. Ним став термін "документний інформація". Під нею слід розуміти громадські відомості або перероблені на рівні людського мислення форми і види різних даних і зафіксовані на матеріальному носії для обробки і зберігання. Аналізуючи існуючі визначення документа, виділяється кілька підходів до його тлумачення. Він являється:
- Матеріальним об'єктом.
- Носієм інформації.
- Документально оформлених відомостями.
призначення
Використовувані на практиці визначення документапідкреслюють його інформаційну суть. Акт, відобразивши відомості, забезпечує таким чином їх збереження і накопичення. Разом з цим документ передбачає можливість подальшої передачі інформації іншим особам, багаторазове її використання. Виступаючи в якості носія даних, він є невід'ємним елементом внутрішньої організації будь-якої фірми, організації, підприємства. Інформація використовується при прийнятті адміністративних рішень, застосовується як доказ їх виконання і джерело узагальнення відомостей. Крім цього, документ виступає в якості матеріалу для довідково-пошукової діяльності. В рамках управління він є предметом праці і його результатом, оскільки рішення записується і закріплюється в акті.
реквізити
Вони являють собою обов'язкові елементи, присутні на кожному документі. До них, зокрема, відносять:
- Найменування.
- Текст.
- Дату.
- Резолюцію.
- Гриф затвердження / погодження.
- Адресат і ін.
У різних актах присутній різну кількістьреквізитів. Їх число визначається метою створення документа, вимогами, які пред'являються до змісту, призначенням та іншими факторами. У багатьох документах кількість реквізитів суворо обмежена. Якщо в акті відсутній або неправильно вказано будь-якої з обов'язкових елементів, то він може бути визнаний недійсним.
