В даний час для забезпечення стабільного функціонування підприємства необхідний постійний і якісний моніторинг стану взаємних розрахунків з постачальниками товарів, робіт і послуг.
В іншому випадку досить легко можназаробити не тільки додаткові фінансові витрати, що виникли в зв'язку з судовими розглядами і сплатою штрафів за прострочені платежі, але і репутацію ненадійного контрагента, що загрожує не менш серйозними втратами. Одним з ключових фахівців, які допомагають уникнути виникнення подібних неприємностей, є кваліфікований бухгалтер по розрахунках з постачальниками. Посадова інструкція, розроблена відповідно до загальноприйнятих ПРОФСТАНДАРТ і специфікою конкретного підприємства, допомагає зрозуміти, що входить в коло його безпосередніх обов'язків.
загальні положення
Як вже було вище сказано, існуєзагальноприйнятий професійний стандарт, який допомагає провести обґрунтований відбір серед претендентів на цю посаду. Він включає в себе критерії, що стосуються стажу і рівня освіти потенційного кандидата.
Посадова інструкція бухгалтера по розрахунках зпостачальниками зазвичай передбачає наявність середньої професійної освіти. Якщо воно економічної спрямованості, то вимог до стажу не пред'являють. Якщо спеціальність не є профільною, то час роботи, пов'язаної з обліково-фінансової діяльністю, має становити від трьох до п'яти років. На роботу фахівець приймається за загальноприйнятими нормами: з укладенням офіційного контракту і виданням відповідного наказу директора. Бухгалтер по розрахункам з постачальниками по посадовій інструкції зобов'язаний:
- розбиратися в чинному законодавстві, що стосується його безпосередньої діяльності;
- знати план рахунків, як синтетичних, так і аналітичних;
- знати організацію документообігу на своїй ділянці;
- знати порядок документального оформлення операцій на відповідних рахунках
Крім того, повинен бути визначено коло керівних працівників, яким підкоряється фахівець, і перелік документів, що регламентують його діяльність.
функціонал
Коло обов'язків працівника залежить від специфіки діяльності підприємства і розподілу завдань всередині бухгалтерської служби.
Основним завданням бухгалтера, який працює на ділянці за розрахунками, є врахування взаємних операцій з контрагентами. Їх поділяють на:
- Облік основних засобів та витратних матеріалів(Посадова інструкція бухгалтера по розрахунках з постачальниками послуг передбачає також ведення загальногосподарських витрат і частково витрат на виробництво, пов'язаних з напрямком використання придбаної послуги).
- Ухвалення первинної документації та її проведення вспеціалізованій програмі з бухгалтерського обліку (частіше використовуються програми компанії "1С"). Це здійснюється шляхом обробки надійшли первинних документів, контролю за правильністю їх оформлення, обов'язкового відображення в книзі продажу та / або покупок. Сюди ж відноситься ведення журналу обліку рахунків-фактур.
- Облік розрахунків в готівковій та безготівковій формі.
- Контроль взаємних розрахунків, які передбачають періодичну їх перевірку, моніторинг ситуації, кредиторської та дебіторської заборгованості.
- Облік відвантажених товарів (характерний для посадової інструкції бухгалтера по розрахунках з постачальниками і покупцями).
- Створення пристосованих форм первинної документації, що дозволяють оформити господарські операції в разі відсутності стандартних бланків.
- Розробка форм документів для внутрішньої бухгалтерської звітності.
І для співробітника, і для роботодавця вкрайбажано, щоб цей розділ містив досить чіткі формулювання дій співробітника, оскільки саме на них буде будуватися організація його індивідуальної роботи і вирішення спірних питань.
повноваження
Мінімальний обсяг прав будь-якого працівниказафіксований трудовим законодавством. У посадовій інструкції бухгалтера по розрахунках з постачальниками організація може закріпити додаткові права, які передбачають доступ до відомостей, необхідних для повноцінного виконання закріпленого за фахівцем функціоналу та прийняття рішень в рамках своєї компетенції. Найчастіше це означає активну участь у внутрішньому документообіг і підготовку за власною ініціативою актів звірки і різних аналітичних довідок.
Зазвичай в цей же розділ вписують право напрофесійну підготовку. Але його фактична реалізація залежить виключно від зацікавленості керівництва організації в підтримці та підвищенні рівня кваліфікації співробітників. Дуже часто професійна підготовка передбачає самостійне вивчення різних інструктивних матеріалів.
додаткові права
Наявність певного досвіду роботи, знань ірівня компетенції може стати передумовою для розширення обсягу закріплених прав. Але роботодавець при складанні цього розділу повинен пам'ятати, що надані права не можуть бути згодом ущемлені або не виконані. Тому до формулювань розділу слід підходити з обґрунтованою обережністю.
відповідальність
Це зворотний бік попереднього розділу.Чим більший обсяг прав надано фахівця, тим вище рівень його відповідальності. В цьому розділі посадової інструкції бухгалтера по розрахунках з постачальниками зазвичай фіксують стандартні види відповідальності: кримінальну та адміністративну за коло порушень, визначених чинним законодавством. Особливо виділяються тільки питання, що стосуються нанесення матеріального збитку діями фахівця безпосередньо майну або фінансового благополуччя організації.
З огляду на доступ до певного роду персональних даних контрагентів, може бути окремо прописана відповідальність за порушення законодавства, що стосується захисту персональних даних.
дисциплінарна відповідальність
Більш докладно розглядаються моментивиникнення дисциплінарної відповідальності. Її накладають за порушення правил внутрішнього трудового розпорядку організації, що діє посадової інструкції і розголошення відомостей, що є комерційною таємницею. Іноді фіксується перелік можливих дисциплінарних стягнень. Коли потенційні санкції не прописані, то покарання буде здійснюватися відповідно до норм загального трудового законодавства.
Значення посадової інструкції бухгалтера по розрахунках з постачальниками і підрядниками
Будь-які письмово зафіксовані обов'язкидозволяють спростити управлінські процеси. Оскільки головний бухгалтер компанії є чи не головною зацікавленою особою в якісному підборі фахівців для ввіреній йому служби, то він не повинен ні в якій мірі самоусуватися від підготовки посадової інструкції потенційних підлеглих.
приклад змісту
Основні питання, які покликана вирішити посадова інструкція бухгалтера по розрахунках з постачальниками (приклад):
- Спрощення процесу підбору персоналу:чітко прописані вимоги до рівня освіти і стажу роботи дозволять зробити первинний відбір серед потенційних претендентів на рівні кадрового відділу до проведення співбесіди.
- Підвищення якості управління:зафіксовані в інструкції посадові обов'язки дають працівникові можливість виконувати їх з більшою відповідальністю, а керівнику дозволяють із зручністю розподіляти коло нагальних питань.
- Оцінка складності та ефективності діяльностіперсоналу. При розгляді питань, що стосуються різного роду заохочень, керівник зможе виходячи з прописаною компетенції працівника більш об'єктивно підійти до оцінки його вкладу.
- Атестація персоналу. Володіючи інформацією про обов'язки працівника, керівник отримує можливість прийняти більш обгрунтоване рішення про відповідність його займаній посаді.
Зразок посадової інструкції бухгалтера по розрахунках з постачальниками дозволить опрацювати всі основні моменти і скласти документ, який допоможе не помилитися у виборі кандидата.
