Кожен проект має цілі та етапи впровадження.Впровадження проекту передбачає наявність цілей, визначених видів діяльності, навичок і умінь. На кожному етапі потрібно керувати процесом. Це складне, креативне мистецтво координації всіма ресурсами, задіяними в реалізації проекту: людськими і матеріальними.
Основні поняття
Управління проектом - процес з безмежнимпотенціалом. Незважаючи на це, всі типи дій можливо передбачити. Протягом усього життєвого циклу проекту застосовуються сучасні методи і технології управління. Мета: досягти певних результатів, закладених за складом, обсягом, вартістю, якістю і тимчасових витрат в проекті. В кінцевому підсумку, всі учасники цього процесу повинні бути задоволені результатом.
Найперший і головний інструмент - цевизначення змісту проекту. Тут важливо таке поняття, як ієрархічна структура робіт (ІСР). Створити правильний цей документ в теорії просто, але практично, як правило, це виявляється складним процесом, який вимагає своєї специфіки і нюансів.
ІСР - повністю визначає зміст проекту таорієнтована на його результати. Для визначення цілей і складу етапів відмінно підходить методика: структура декомпозиції робіт (СДР), або англійською WBS. Ще цю методику називають СРР, що означає структура розбиття робіт. Але найчастіше використовують абревіатуру ІСР.
В результаті творчої діяльності всієї командинароджується офіційний документ, який би зміст проекту та його складові частини. Роботи, не включені в ІСР, не належать до проектних. Сам документ може містити кілька рівнів, кожен елемент якого унікальний, має код і, за правилами, повинен бути описаний в словнику СДР.
Методика, за якою створюється ієрархічна структура робіт для досягнення успіху
Значення ІСР з ростом масштабів завдання теж зростає. Це один з ключових факторів успіху. ІРС служить для:
- деталізації завдань проекту;
- планування ризиків, ресурсів, розкладу, вартості та якості;
- точного розподілу з чіткими рамками і визначенням відповідальності учасників;
- організації між учасниками проекту взаємодії;
- організації контролю за виконанням робіт та внесення змін;
- організації звітності;
- створення структури проекту, яка називається організаційною.
Всі елементи, які має ієрархічнаструктура робіт, виконані в зручній графічній формі. Така подача має переваги перед обліковим. За рахунок колективної праці при створенні ІРС, рівень комунікацій підвищується, досягається найкраща наочність, моніторинг і контроль. Подана в графічній формі інформація дозволяє візуально охопити всю схему.
Пакети та словники
Важливий елемент, який має ієрархічнаструктура робіт - це пакети, що включають списки операцій, необхідних для досягнення результату поставленого завдання. Завдяки цьому, роботи виконуються без потреби в доповненнях. Він дає можливість побачити реалістичну оцінку і вимірний результат. Такий пакет цілком придатний для передачі підряднику.
Відчутну допомогу для реалізації робіт відіграєспеціальний словник. Він дає можливість тлумачити всі елементи і терміни, які має ієрархічна структура робіт проекту, а менеджеру - визначити межі відповідальності для кожного члена команди. Це необхідно, щоб уникнути дублювання операцій.
У словнику вказуються: номери елементів; їх назви; час, відведений для реалізації певної операції; порядок дій елементів; очікуваний результат і відповідальні на кожній ділянці проекту.
елементи
Розробляється ієрархічна структура робітпроекту цілою командою, використовуючи метод інтеграції. Всі моменти проекту розбиваються послідовно: цілі, результати, критерії, досягнення, продукти, функціональні зони, обсяги, технічні вимоги. Умови, необхідні для створення структури робіт, такі:
- кожен елемент повинен мати свій сформульований вимірний результат;
- кожен результат елемента, що стоїть вище - є породженням елементів декомпозиції;
- пакети і частина операцій повинна бути унікальною.
Щоб організація робіт пройшла успішно, структуру складають повної, але не надмірною.
Елементи верхніх рівнів обов'язково поєднують звсій організаційною структурою. Елементи нижнього рівня не повинні мати надлишкових розмірів, але цілком достатніми для реалізації поставленого завдання і здійснення контролю.
Щоб розбити результати проекту на елементи,існують два основних підходи: функціональний і продуктовий. На одному рівні поєднувати ці критерії не можна. Однак на різних - це навіть дуже доцільно. Ще важливо не змішувати управлінські та змістовні роботи. Продуктовий підхід потрібен для того, щоб замовник міг бачити, коли і які продукти йому буде здавати менеджер. Функціональний - для взаємодії менеджера з виконавцями і призначення відповідальних за окремі ділянки роботи.
підходи
Якщо організація робіт по проекту буде відбуватися в кілька етапів, можна використовувати підхід, що виходить із кубічної структури проекту.
На верхньому рівні розбиваються результати, виходячиз етапів життєвого циклу. Після, виконується структурування за проектним продуктам. На завершальному етапі, пакети робіт комплектують за функціональним критерієм або відповідно до видів діяльності.
Для керівництва проекту, побудова ієрархічноїструктури робіт і вся ключова інформація, необхідна для цього, закладена в статуті. Опис змістовних робіт роблять в першу чергу. Після цього можна формувати опис управлінського блоку. Його зазвичай виділяють в умовний модуль, як «Система управління проектом». Крім того, на першому рівні ієрархії формують модулі по проектній документації і об'єкта, зданого в експлуатацію.
Часто до реалізації проекту підходятьнепрофесійно, ігноруючи ІРС. Такий підхід в кращому випадку призведе до безлічі помилок, на виправлення яких піде велика кількість матеріальних і фізичних витрат.
декомпозиція
Щоб результат був отриманий в тому вигляді, який бувзадуманий спочатку, при цьому було витрачено мінімум ресурсів необхідно підходити до реалізації проекту професійно. Ось для чого призначена ієрархічна структура робіт - ефективний інструмент менеджерів.
Декомпозиція проводиться поки:
- не буде можливості реалістично оцінити терміни, ризики і вартість;
- елемент не зможе більше бути розбитим логічно.
Якщо елемент можна виконати цілком швидко (до 10 робочих днів), то декомпозиція вважається виконаним.
етапи ІРС
- Ставиться завдання і плануються цілі.
- Етап декомпозиції цілей.
- Визначаються операції.
- Планується зміст.
- Визначаються ресурси.
- Етап призначення ресурсів.
- Оцінюється вартість.
- Оцінюється бюджет.
- Оцінюються терміни і обсяги.
- Складається розклад.
- Розробляється план з виконання проекту.
- Визначаються взаємозв'язку.
- Визначаються критерії успіху.
Цінним допомогою при плануванні може статиекономічне моделювання. Правильно розроблена функціональна модель дозволить скоротити час деталізації операцій і детально продумати пріоритетні операції.
Для складання оптимального розкладу робіт попроекту розроблена достатня кількість методів, серед яких: метод евристичного підходу і критичного шляху. Розклади вигідно представити у вигляді діаграми контрольних точок (події нульової довжини, відповідного моменту досягнення результату і настання важливих етапів в проекті). Така діаграма відображає реальні і плановані терміни.
