Belgeler uzun süredir ortalıkta dolaşıyor.Yazıyla birlikte ortaya çıktılar. Belgelerin temel işlevleri, bilgilerin kaydedilmesi ve ardından iletilmesi, bilgilerin kaydedilmesi ve saklanmasıdır. Bu görevlerin yerine getirilmesinde resmi olanlar da dahil olmak üzere çeşitli belgeler kullanılmaktadır. Kullanıldıkları kamusal yaşam alanları çok çeşitlidir.
sınıflandırma
Yukarıda bahsedildiği gibi, hayatın çeşitli alanlarında, dahil olmak üzere farklı olanlar kullanılmaktadır. resmi belgeler. Hangi medya hala var mı?Bildiriler kişisel olabilir. Bu tür belgeler, resmi faaliyetler veya kamu görevlerinin yerine getirilmesi dışında oluşturulur. Yazışmaları, günlükleri, anıları içerir.
Resmi belge
RF - özel bir devlet yapısına sahip bir ülke. Mevzuat kendi topraklarında yürürlüktedir, güç kolları ve devlet kurumları çalışmaktadır. İkincisinin faaliyetlerinin temeli resmi düzenlemeler. Bu yasalar, kurumların işleyişine ilişkin prosedürü, yetkilerinin sınırlarını, görevlilerin görev, hak ve sorumluluklarını belirler. Yaratılışları özenli ve zaman alıcıdır. İş. resmi belgeler kanunlar, standartlar, kurallar, emirler, emirler vb. Çoğu yöneticidir.
Kağıt türleri
Bilgileri sabitleme yöntemine bağlı olarak şunlar vardır:
- Metin belgesi. Bu, konuşma niteliğindeki bilgilerin mevcut olduğu bir eylemdir. Herhangi bir ses kayıt sistemi veya herhangi bir yazı ile tespit edilir.
- Elektronik resmi belge. Bu bilgisayar kullanılarak oluşturulan ve okunan bir eylem.
- daktiloyla yazılmış resmi belge. Bu oluşturulması teknik araçlar kullanılarak gerçekleştirilen kanun.
- el yazısı resmi belge. Bu karakterlerin elle uygulandığı kağıt.
Bu eylem kategorileri, işletmelerin ve yetkililerin faaliyetlerinde kullanılır. Kayıt tutma hizmetleri belgeleri işler ve saklar.
Yönetim belgeleri
İşletmenin veya makamın idari aygıtına karşı tutumuna bağlı olarak, belgeler ayırt edilir:
- Gelen kutusu.
- İç.
- Dışa dönük.
Eylemler, erişim kısıtlaması düzeyinde de farklılık gösterir. Bu temelde, belgeler ayırt edilir:
- Gizli. Özel bir damga ile işaretlenirler. Bu tür belgelerle çalışmak için özel bir izin gereklidir.
- Basit.
- Resmi kullanım. Bu eylemler ayrıca ilgili damga ile işaretlenmiştir. Bir devlet kurumu veya kuruluşunun çalışanları tarafından kullanılırlar.
orijinallik derecesi
Bu temelde, belgeler ayrılır:
- Orijinaller.
- Kopyalar.
- Kopyalar.
Eylemin orijinali - ilk veya tekyasal kopya Orijinal, yetkilinin el yazısı imzası, onay mührü, mühür baskısı ile tasdik edilir ve bir kayıt indeksine sahiptir. Orijinal, orijinalliğini doğrulayan bilgiler içermelidir. Örneğin yaratılışın yeri, zamanı hakkında bilgi olabilir. Bir kopya, orijinalin bir kopyasıdır. Bu belge aynı zamanda yasal güce sahiptir. Orijinalin kaybolması durumunda verilir. Kopya, orijinalin bilgilerini, dış özelliklerini tamamen yeniden üreten bir eylemdir. Ancak yasal bir gücü yoktur. Bir kopya, orijinaliyle uyumluluğunu onaylayan özel ayrıntılara sahip olabilir. Bu durumda yasal güç kazanır.
Depolama ve iletim yöntemi
Her resmi belge içinarşivde kalma süresi belirlenir. İşlemler kalıcı, geçici (10 yıla kadar) veya uzun süreli (10 yıldan fazla) depolama olabilir. Terim, Federal Arşivler tarafından belirlenir ve belge listesinde sabitlenir. İletim yöntemine bağlı olarak şunlar vardır:
- Edebiyat.
- Telefon mesajları.
- Telgraflar.
- faksogramlar.
- Teleksler.
- Elektronik mesajlar.
içerik
Her resmi belge belirli amaçlar için kullanılır. İçeriğe bağlı olarak yönetim eylemleri şunlar olabilir:
- Organizasyonel ve idari. Bunlar, özellikle sözleşmeleri, yönetmelikleri, emirleri, kararları, talimatları, düzenlemeleri, kadroları vb. içerir.
- Referans ve bilgi. Bu kategori telgrafları, mektupları, açıklayıcı, hizmeti, muhtıraları, kanunları, sertifikaları vb. içerir.
- Personel evrakları. Bunlar arasında kişisel dosyalar, siparişler, çalışma kitapları, uygulamalar, sözleşmeler, özgeçmişler, anketler, özellikler vb.
yapı
Resmi oluşturan iki bileşen vardır.belge. Bu bilgilendirici ve yasal bir unsurdur. 70'lerin başında. arşiv bilimine yeni bir kavram getirildi. "Belgesel bilgi" terimi haline geldiler. Kamuya açık bilgi veya insan düşüncesi düzeyinde işlenen ve işleme ve depolama için bir malzeme taşıyıcısına sabitlenen çeşitli veri biçimleri ve türleri olarak anlaşılmalıdır. Belgenin mevcut tanımlarını inceleyerek, yorumlanmasına yönelik çeşitli yaklaşımlar vardır. O:
- maddi nesne.
- Bilgi taşıyıcısı.
- Belgelenmiş bilgi.
randevu
Uygulamada kullanılan belge tanımlarıbilgi içeriğini vurgulayın. Bilgileri sergileyen eylem, böylece korunmalarını ve biriktirilmelerini sağlar. Aynı zamanda, belge, bilgilerin diğer kişilere daha fazla aktarılması, tekrar tekrar kullanılması olasılığını varsayar. Bir veri taşıyıcısı olarak hareket ederek, herhangi bir firmanın, organizasyonun, işletmenin iç organizasyonunun ayrılmaz bir parçasıdır. Bilgi, idari kararların alınmasında kullanılır, bunların uygulanmasının kanıtı olarak ve bilgilerin genelleştirilmesi için bir kaynak olarak kullanılır. Ek olarak, belge referans ve arama faaliyetleri için bir malzeme görevi görür. Yönetim çerçevesinde, karar kanunda kaydedilip sabitlendiği için emeğin ve sonucunun konusudur.
Koşullar
Her belgede bulunan zorunlu unsurlardır. Bunlar özellikle şunları içerir:
- İsim.
- Metin.
- tarih.
- Çözünürlük.
- Onay / onay damgası.
- muhatap vb.
Farklı eylemlerin farklı sayıları vardırdetaylar. Sayıları, belgenin oluşturulma amacına, içeriğe uygulanan gerekliliklere, amaca ve diğer faktörlere göre belirlenir. Birçok belgede ayrıntıların sayısı kesinlikle sınırlıdır. Kanunda zorunlu unsurlardan herhangi biri eksik veya yanlış belirtilmişse, geçersiz ilan edilebilir.
