สิ่งที่ดูเหมือนจะเป็นข้อยกเว้นของกฎเมื่อ 10 ปีก่อนตอนนี้กลายเป็นบรรทัดฐาน สิ่งนี้ใช้ได้กับหลาย ๆ ด้านของชีวิตมนุษย์โดยเฉพาะพื้นที่ธุรกิจ
ท้ายที่สุดแล้วไม่ว่าความก้าวหน้าจะรวดเร็วเพียงใดเอกสารเป็นและยังคงมีความสำคัญมากบางทีอาจเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของกิจกรรมทางเศรษฐกิจและการค้าทั้งองค์กรขนาดใหญ่และผู้ประกอบการเอกชนที่ไม่มีพนักงานด้วยซ้ำ - คำที่ใช้กันมากขึ้นในทุกกิจกรรมและไม่ทำให้ทุกคนประหลาดใจอีกต่อไป
ทำไม? เนื่องจากเอกสารทีละขั้นตอนอย่างแท้จริงบันทึกกระบวนการทั้งหมดของกิจกรรมจำนวนข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการทำงานที่มีประสิทธิภาพ
การทำงานกับเอกสารโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับปริมาณมากได้กลายเป็นสิ่งที่ทำให้สะดุดมานานและเป็นเหตุผลสำหรับเรื่องตลกทั้งตลกและไม่มาก
การสูญหายของเอกสารการผูกปมและข้อผิดพลาดในเอกสารการออกแบบกลายเป็นประเพณีที่น่าเศร้า เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาข้างต้นให้มากที่สุดและเร่งกระบวนการจัดทำเอกสารองค์กรขนาดใหญ่และขนาดกลางจำนวนมากเพิ่งเปลี่ยนมาใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และงานสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์โดยทั่วไป
แนวคิดทั้งสองนี้แม้ว่าจะได้มาจากกันและกันแต่ถึงกระนั้นก็ไม่เหมือนกัน งานในสำนักงานเป็นกระบวนการสร้างเอกสารโดยตรงและจัดระเบียบงานกับเอกสารนั้น: ค้นหาเพิ่มเติมจัดเก็บและควบคุมการเคลื่อนไหว
กล่าวคือกระบวนการเคลื่อนไหวเป็นสิ่งที่เรียกกันทั่วไปว่าโฟลว์เอกสาร: ตั้งแต่ช่วงเวลาของการสร้างหรือรับเอกสารจนกระทั่งสิ้นสุดการทำงาน
งานนี้ถูกควบคุมโดยกระบวนการที่เรียกว่างานธุรการ
อย่างเป็นทางการคำศัพท์นี้ฟังดูเล็กน้อยน่ากลัวและในองค์กรขนาดใหญ่เอกสารกระดาษจำนวนมากมีลักษณะเช่นนี้ทำให้เกิดปัญหามากมายทั้งใหญ่และเล็ก และนี่คือสิ่งที่ทำให้แม้แต่ผู้จัดการที่อนุรักษ์นิยมส่วนใหญ่ยังโอนงานในสำนักงานไปยังรางอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งครอบคลุมกระบวนการทั้งหมด
แต่กลับกลายเป็นว่าทำได้ในประเทศต่างๆพื้นที่หลังโซเวียตไม่ใช่เรื่องง่าย! ในทางกลับกันงานสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการต้อนรับเป็นเวลานานในทางกลับกันก็ไม่มีกฎหมายบังคับเพียงพอ สถานการณ์ได้รับการอำนวยความสะดวกอย่างมากโดยการแนะนำลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งกลายเป็นผู้รับรองความถูกต้องและความถูกต้องของเอกสาร
ยังมีปัญหาทางเทคนิคอยู่มากเริ่มต้นจากข้อบกพร่องของซอฟต์แวร์และลงท้ายด้วยนโยบายภายในขององค์กรต่างๆ (โดยเฉพาะเอกชน) อันที่จริงสำหรับการแลกเปลี่ยนเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกต้องคู่สัญญาทั้งสองฝ่ายจะต้องดำเนินการในลักษณะนี้ซึ่งในทางปฏิบัติไม่ได้เกิดขึ้นเสมอไป
ด้วยเหตุนี้และยังเป็นเพราะความปรารถนาแบบอนุรักษ์นิยมในการ "ป้องกันความเสี่ยง" เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มักจะจบลงบนชั้นวางในรูปแบบของสำเนากระดาษ แต่สิ่งที่เหมือนกันมีจำนวนน้อยลงอย่างเห็นได้ชัด และสิ่งนี้ควบคู่ไปกับการสร้างเอกสารโดยอัตโนมัติและอำนวยความสะดวกในการควบคุมการเคลื่อนไหวทำให้กระบวนการเอกสารทั้งหมดเร็วขึ้นอย่างเห็นได้ชัดและมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยประหยัดพื้นที่ในห้องได้อย่างมาก
