เอกสารและขั้นตอนการทำงานคืออะไร?

ความสำเร็จของธุรกิจส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับองค์กรที่ถูกต้อง ทั้งผู้จัดการและพนักงานทั่วไปควรรู้ไว้ว่างานในสำนักงานคืออะไร คุณสมบัติคืออะไร มีประเภทใดบ้าง และควรคำนึงถึงเอกสารข้อบังคับใดบ้างเมื่อจัดระเบียบโฟลว์เอกสาร

งานออฟฟิศคืออะไร

องค์กรใด ๆ ไม่ว่าจะรูปแบบไหนคุณสมบัติและลักษณะ สร้างสรรค์งานเอกสารที่หลากหลายในการดำเนินกิจกรรม สิ่งเหล่านี้อาจเป็นคำสั่ง จดหมาย และโปรโตคอล ทั้งหมดเกี่ยวข้องกับเอกสารขององค์กรและการบริหาร

งานสำนักงานคือกิจกรรมของการสร้างสรรค์เอกสารขององค์กรดำเนินการตามกฎและข้อกำหนดบางประการ บ่อยครั้งที่องค์กรจัดสรรพนักงานพิเศษที่ทำงานในพื้นที่นี้เท่านั้น ในบริษัทขนาดเล็ก สามารถมอบหมายงานเลขานุการให้กับพนักงานเกือบทุกคน

หากคุณเข้าใจสาระสำคัญของคำศัพท์ (คืออะไรงานสำนักงาน) จากนั้นที่มาของคำจะชัดเจน ประการแรกคือการตรึงเนื้อหาที่สื่อถึงข้อมูลอย่างเป็นทางการ ในระหว่างกระบวนการนี้ เอกสารขององค์กรและการดูแลระบบจะถูกสร้างขึ้น ซึ่งจะเริ่มดำเนินการบางอย่างในภายหลัง

คำว่า "งานสำนักงาน" นั้นปรากฏขึ้นเมื่อนานมาแล้ว แต่ในช่วงกลางศตวรรษที่แล้วเท่านั้นที่ได้มีการทำให้เป็นทางการและได้รับการประดิษฐานอยู่ในเอกสารกำกับดูแลในระดับรัฐ

งานในสำนักงานและเวิร์กโฟลว์ - มันคืออะไร?

องค์กรไม่สามารถดำรงอยู่ได้โดยอิสระจากกฎหมาย. มีงานในสำนักงานและเวิร์กโฟลว์อยู่เสมอ มันคืออะไรคุณสมบัติของการถ่ายโอนเอกสารวิธีการวาดอย่างถูกต้องคืออะไร? คำถามเหล่านี้แก้ไขโดยผู้เชี่ยวชาญ: เลขานุการ คนเก็บเอกสาร พนักงานฝ่ายบุคคล

งานสำนักงานเกี่ยวข้องกับการแก้ไขข้อมูลบนสื่อที่จับต้องได้ การสร้างกระดาษหรือการกระทำทางอิเล็กทรอนิกส์ บนพื้นฐานของมัน โฟลว์เอกสารขององค์กรถูกสร้างขึ้น - การเคลื่อนไหวของคำสั่งหรือจดหมาย เริ่มต้นจากการสร้างและสิ้นสุดด้วยการดำเนินการและส่งไปยังที่เก็บถาวรหรือการทำลาย

ขึ้นอยู่กับสถานที่จัดทำเอกสารทางธุรกิจสำหรับพนักงานและการจัดการขององค์กร เวิร์กโฟลว์แบ่งออกเป็นภายนอกและภายใน เส้นทางเพิ่มเติมของคำสั่ง, คำแนะนำ, จดหมายจะขึ้นอยู่กับแหล่งที่มา

โฟลว์เอกสารภายในขององค์กรเกี่ยวข้องกับขั้นตอนต่อไปนี้:

• การสร้างเอกสารร่าง
• การประสานงาน;
• ลงนามในร่างเอกสาร ระบุวันที่และเลขทะเบียน นับแต่เวลาที่ลงทะเบียน ถือว่ามีการเผยแพร่อย่างเป็นทางการและได้รับการยอมรับให้ดำเนินการ
• นำเนื้อหามาสู่นักแสดงและการควบคุม
• การดำเนินการตามใบสั่งแพทย์
• การดำเนินการของเอกสารที่ดำเนินการสำหรับการจัดเก็บในภายหลังขึ้นอยู่กับเวลาและความต้องการ
• การทำลายเอกสารธุรกิจที่หมดอายุหรือการลงทะเบียนสำหรับการจัดเก็บจดหมายเหตุ

ขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์ภายนอกโดยทั่วไปจะคล้ายกัน แต่มีความแตกต่างบางประการ:

• เอกสารมาที่องค์กรจากภายนอกสิ่งเหล่านี้อาจเป็นเอกสารขององค์กรระดับสูงและระดับล่าง สาขา ข้อบังคับจากหน่วยงานราชการ คำสั่งศาล จดหมายของประชาชน
• เอกสารทางธุรกิจทั้งหมดที่องค์กรได้รับจะต้องผ่านขั้นตอนการลงทะเบียนโดยไม่ล้มเหลว เธอยืนยันว่าพวกเขาอยู่ภายใต้การควบคุม
• ขั้นตอนต่อไปคือการทำงานกับเอกสาร ทำความคุ้นเคย หรือดำเนินการตามคำสั่ง
• หากจำเป็นจะมีการตอบกลับอย่างเป็นทางการ
• ขั้นตอนสุดท้ายคือการลงทะเบียนสำหรับการจัดเก็บระยะยาวหรือเก็บถาวรและการทำลายที่เป็นไปได้

นอกจากนี้ ในความสัมพันธ์กับการจัดการขององค์กร ประเภทของเวิร์กโฟลว์ต่อไปนี้มีความโดดเด่น:

• จากน้อยไปมาก - จากผู้ใต้บังคับบัญชาถึงผู้บังคับบัญชา (หมายเหตุอธิบาย);
• จากมากไปน้อย - จากผู้บริหารถึงพนักงาน (คำสั่ง);
• แนวนอน - ระหว่างเท่ากับ (การกระทำ, โปรโตคอล)

ทุกขั้นตอนของการเคลื่อนไหวของเอกสารจะต้องบันทึกในวารสารพิเศษ สามารถทำได้หลายวิธี:

• บันทึกการเคลื่อนไหวของเอกสาร
• บัตรเอกสาร
• การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นเรื่องปกติมากที่สุดในองค์กรส่วนใหญ่

คุณสมบัติของกระบวนการพิจารณาคดี

หลายคนสงสัยว่าตุลาการคืออะไรการทำงานในสำนักงานและสิ่งที่แตกต่างจากงานทั่วไปคืออะไร คดีในศาลเป็นชุดเอกสารและหลักฐานสำคัญที่แตกต่างกันเล็กน้อย การจัดเก็บและการเคลื่อนย้ายที่ถูกต้องทำให้มั่นใจได้ถึงความโปร่งใสในการทำงานของระบบบังคับใช้กฎหมาย งานธุรการฝ่ายตุลาการ ตรงกันข้ามกับองค์กร ไม่สามารถเป็นงานโดยสมัครใจได้ ดำเนินการโดยผู้มีอำนาจและมีการควบคุมอย่างเข้มงวด สำหรับเขา ทุกขั้นตอนมีการกำหนดบรรทัดฐานและเคร่งครัด จนถึงขั้นทำลายล้าง

งานเลขา

พนักงานของบริษัทส่วนใหญ่มีความคิดที่คลุมเครือมากว่าเอกสารและเวิร์กโฟลว์คืออะไร สำหรับเลขานุการนี่เป็นกิจกรรมระดับมืออาชีพ

สำนักเลขาธิการองค์กรทำหน้าที่หลักของเอกสารการจัดการ ตามรูปแบบและลักษณะของงานการจัดบริการการจัดการสำนักงานขององค์กรแบ่งออกเป็นประเภทต่อไปนี้:

• รวมศูนย์ - เลขานุการทั้งหมดอยู่ในแผนกเดียวและรายงานต่อหัวหน้าเสมียนหรือเลขานุการอาวุโส
• กระจายอำนาจ - เลขานุการและพนักงานที่ปฏิบัติหน้าที่จะกระจายไปตามหน่วยขององค์กรและรายงานต่อผู้บังคับบัญชาที่แตกต่างกัน
• แบบผสม - มักพบในองค์กรขนาดใหญ่

คุณสมบัติของการรับส่งเอกสารในองค์กรจะขึ้นอยู่กับรูปแบบของสำนักเลขาธิการโดยตรง

คำสอนสำหรับการทำงานในสำนักงาน

โดยไม่คำนึงถึงขนาดและรูปแบบการเป็นเจ้าของในองค์กรใด ๆ ควรมีพระราชบัญญัติควบคุมการเคลื่อนย้ายเอกสาร คำแนะนำด้านเอกสารคืออะไรและจะวาดได้อย่างไร? คำถามนี้ไม่เพียงกังวลกับเลขานุการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้จัดการด้วย

คำแนะนำการจัดการบันทึกเป็นข้อมูลภายในการกระทำเชิงบรรทัดฐานขององค์กรซึ่งได้รับอนุมัติโดยคำสั่งหรือคำสั่งของฝ่ายบริหารที่มีความถูกต้องไม่ จำกัด ระบุทุกขั้นตอนของการส่งเอกสาร รายชื่อตำแหน่งที่ลงลายมือชื่อรับรองความถูกต้องของเอกสารราชการ ให้ตัวอย่างการลงทะเบียน แบบฟอร์ม และแบบฟอร์มต่างๆ

บันทึกการรักษา

ในองค์กรขนาดเล็กที่มีเวิร์กโฟลว์ในระดับต่ำ (น้อยกว่า 200 ต่อปี) คำถามไม่ได้เกิดขึ้นจากการเก็บบันทึก ทุกอย่างถูกตัดสินโดยความพยายามของพนักงานเองหรือแม้แต่ผู้นำ

ถ้าไม่ใช่หน้าที่ในการจดบันทึกเป็นโดยตรงสำหรับพนักงานและไม่ได้ระบุไว้ในสัญญาจ้างของเขาจากนั้นควรมีการออกพระราชกฤษฎีกาในการมอบหมายหน้าที่เหล่านี้ เอกสารนี้ควรมีรายละเอียดความรับผิดชอบ ความรับผิดชอบ และค่าตอบแทนเพิ่มเติม

คุณสมบัติของการบริหารทรัพยากรบุคคล

หากพนักงานอย่างน้อยหนึ่งคนทำงานในองค์กรแล้วเอกสารแรงงานจะถูกสร้างขึ้นอย่างแน่นอน คำถามที่ว่าการบริหารทรัพยากรบุคคลคืออะไรมีความเกี่ยวข้องโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่มีพนักงานจำนวนน้อย

ฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคลจัดให้การเคลื่อนย้ายเอกสารเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมแรงงานของพนักงานขององค์กร โดยปกติ หน้าที่เหล่านี้ดำเนินการโดยพนักงานของหน่วยงานพิเศษ - ฝ่ายบุคคล หน้าที่ของพวกเขารวมถึงการรับ การประมวลผล และการจัดเก็บเอกสารบุคลากร รวมถึงการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลที่จัดประเภทไว้

เวิร์กโฟลว์ของบุคลากรมักจะแยกจากกันโดยทั่วไปตามกฎของการรักษาความลับและคุณสมบัติการจัดเก็บ

การเพิ่มประสิทธิภาพของงานสำนักงาน

แม้จะมีการพัฒนาอย่างรวดเร็วของดิจิทัลเทคโนโลยี หลายองค์กรพบว่าเป็นการยากที่จะเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ พวกเขายังคงดำเนินการติดต่อทางจดหมายในรูปแบบเก่าและเก็บสมุดทะเบียนตามปกติ

นี่เป็นเพราะปัจจัยสองประการ:

• การต่อต้านนวัตกรรมของพนักงานขององค์กร
• ขาดการเงิน

ผู้จัดการควรจำไว้ว่าการเพิ่มประสิทธิภาพการไหลของเอกสารด้วยการลงทุนจำนวนมากจะส่งผลทางเศรษฐกิจที่เห็นได้ชัดเจน