Меморандум - направимо у складу са захтевима

Ток рада сваког предузећа је збирка радова другачије природе, систематизована на одређени начин. Један од докумената је допис.

Опште карактеристике и сврха документа

За почетак, треба напоменути да је дописбелешка је пословни папир који је информативне и истовремено саветодавне природе. Намерава се да се достави руководиоцу предузећа или непосредном надређеном. Овај документ може саставити било који запосленик компаније из два разлога:

1. На иницијативу самог запосленог.
2. Према упутствима управе.

У сваком случају, такав папир садржидетаљне информације о одређеном, одвојеном питању. У суштини, ово је мишљење запосленог, изражено у писаној форми. Постоје случајеви када, да би донео одлуку, руководилац мора знати разматрања својих подређених у вези са околностима случаја. Затим је запослени дужан да састави образложен одговор и на крају дода своје лично мишљење у облику конкретних предлога и препорука. Сходно томе, таква белешка постаје приватно мишљење одређене особе.

Да не буде забуне

Преузимајући компилацију овога или оногдокумент, морате тачно знати шта треба да пружите. Неке врсте пословне кореспонденције веома су сличне једна другој и могу се лако збунити. На пример, пословне белешке су три врсте: услужне, меморандумске и објашњење. Истовремено, постоје три значајне разлике међу њима које не допуштају образованој особи да направи ову грешку. Ови документи се разликују:

1.Од адресата, односно од онога коме су намењени. За разлику од службеног дописа, напомена са објашњењем је написана на име непосредног руководиоца, а меморандум се, поред тога, може саставити директно директору предузећа.

2.О теми и семантичком оптерећењу представљених информација. Објашњење је јасно из наслова. Службени је део пословне преписке између структурних одељења компаније. Тема извештаја може бити другачија:

• периодично извештавање;
• једнократне информације о питању од интереса.

3.Ако се службена и објашњења користе у предузећу, допис може бити и интерни и екстерни. У првом случају намењен је директору предузећа, а у другом вишој власти.

Када се документ састави

Меморандум је обавезна мера.Саставља се када тренутна ситуација измакне контроли и пријети предузећу озбиљним проблемима. Другим речима, стање ствари мора бити критично. У овом тренутку запослени скреће пажњу менаџмента на информације и детаљно износи чињенице које су му познате. То би могло бити пријетња испуњењу плана или примању очекиване добити. Документ има за циљ да скрене пажњу менаџерима на настали проблем и покуша да исправи ситуацију. Сваки специјалиста представља решење ситуације на свој начин. У белешци он детаљно описује своју верзију и износи своја размишљања о овој тачки. Ради лакшег сагледавања информација, овај документ је састављен у потпуно бесплатној форми. Овај стил омогућава апсолутно сваком запосленом да изрази своје гледиште о одређеном, одвојено узетом питању, без страха да ће га други погрешно разумети.

Разлози за састављање документа

Постоји низ разлога зашто то може битисачињен је меморандум. Наравно, можете створити узорак или јединствени предложак за све могуће случајеве. Али свака прилика захтева индивидуални начин презентације. Разлози могу бити различити:

• кашњење на посао;
• одсуствовање са рада;
• кршење обавеза;
• сукоб између запослених;
• представљање резултата инспекције;
• достављање информација о грешци;
• пријетња ометања испуњења планираног задатка;
• информације о неприхватљивом понашању запослених.

Постоји много разлога и сваки од њих захтеваиндивидуални приступ и специфични поступци. Примивши информације из прве руке, шеф их мора темељито истражити и донијети надлежну одлуку. Често је потребно прибавити додатне информације од других учесника у проблему. Они ће морати да изнесу своја објашњења управи у вези са постављеним питањем.

Ако је неко нешто прекршио

Прекршаји у производњи нису неуобичајени.Без њих је немогућ процес рада и комуникација међу људима. Најчешће постоји меморандум о кршењу радне дисциплине. Понашање запослених на радном месту увек је двосмислено. Свако одступање од општеприхваћене норме обично се доживљава као кршење и биће према томе кажњено. Само руководилац предузећа има право да изрекне казну, па га остали запослени, укључујући и непосредног руководиоца, могу само да га обавесте о томе шта се догодило и да понуде своју верзију утицаја на несавесног колегу. Алгоритам за састављање таквог дописа је следећи.

1. Назив службе или одељења. Означено у горњем левом углу листа.
2. Адресант (шеф компаније). Означено у горњем десном углу.
3. Наслов документа. Испод је написано великим словима са црвене линије.
4. Број документа.
5. Место састављања.
6. Титле.
7. Текст документа: пуно име и положај преступника, датум кршења, врсту повреде, узрок инцидента, предлог за опоравак.
8. Позиција, пуно име и презиме и потпис запосленог који је саставио документ.

Ако је колега крив

Записник запосленом може битисаставио надзорник или колега. Најчешће су разлози за његову припрему негативни: кршење, недолично понашање, недостојно понашање. У овом случају, белешка има за циљ да констатује чињеницу онога што се догодило и спречи понављање овога у будућности. Након што је примио такав документ, менаџер мора разумјети ситуацију и донијети одлуку. У овом случају од њега зависи да ли ће запосленом бити изречена казна или не.

Ако се негативни догађај догодио први пут, ондаможете се ограничити на упозорење и поучан разговор. Ако је прекршај прешао у систем, следи казна у складу са законима о раду. Руководилац је дужан да наметне визу у којој ће одлука бити забележена. Извештаји се могу саставити за запослене и из других разлога. На пример, начелник одељења има право да састави белешку упућену директору како би наградио подређеног за савестан рад или добро обављен посао. Принцип састављања је исти, само је текст позитиван.

Да ли је тешко написати допис?

Писање белешке није тешко.Ако је потребно, увек можете узети узорак писма од секретара. Многи слични документи пролазе кроз његове руке. Главна ствар је да јасно кажете суштину онога што се догодило. Након читања таквог документа, вођа би требало да има јасну представу о томе шта је зачетник ове „поруке“ хтео да каже. Чињенице треба описати хронолошким редоследом, корак по корак, тако да целокупна слика излази јасно и јасно.

Такође се мора запамтити да за унутрашњеупотреба белешке се обично саставља на обичном листу формата А4 (или А5). Ако су информације достављене вишој организацији, онда текст треба одштампати на меморандуму компаније. Такав документ мора се дати руководиоцу на потпис. Као резултат тога, потписаће га два представника предузећа: први - компајлер, други - директор. Информације се могу потврдити додатним информацијама. Обично су дати као нумерисани анекси уз главни документ.

Да исправимо ствари

Да би се информације чуле, морате знати како написати белешку. Такав документ се обично састоји од три главна дела.

1. Разлог за писање такве белешке. Овде је потребно јасно оцртати ситуацију и навести све познате чињенице.
2. Мишљење зачетника о томе шта се дешава. Потребно је свеобухватно анализирати ситуацију и понудити властито рјешење проблема.
3. Резимирајући закључак и конкретне кораке.

Информације треба износити кад год је то могућекратак и јасан, тако да при читању адресату не пада мисао. У супротном, наведене чињенице могу бити погрешно протумачене, а донета одлука неће донијети жељене резултате. У тексту не бисте требали износити своја нагађања или искривљавати стварност. Ово је против правила. Ако се појави таква потреба, сам прималац ће се заинтересовати за мишљење састављача како би разумео шта се догодило и донео коначну одлуку.

Редослед акција

Пример се може користити за разматрање одређеног случајанеиспуњење дужности. Записник запосленом саставља непосредни надређени за подношење управи предузећа. За почетак, запосленом је дато време да исправи своје грешке. У супротном, начелник надлежне службе, у присуству 3 сведока, саставља акт у коме се наводи да овај запослени није обавио задатак у предложеном року. Починитељ мора затим написати објашњење на цијелом обрасцу наводећи разлоге.

Запослени то не може учинити.У овом случају губи последњу шансу за своју одбрану. Објашњење се предаје руководиоцу на увид. Своју коначну одлуку изражава у облику резолуције. Информације се шаљу кадровском одељењу ради састављања налога за наплату. Степен казне се одређује у складу са законом. Ако се показало да је прекршај био прилично озбиљан и да се, осим тога, понавља, резултат би могао бити отпуштање с посла према релевантном чланку.