Свака организација, без обзира на величину,у процесу обављања активности било које врсте суочава се са потребом коришћења новца. А ако се безготовинска плаћања обично користе за плаћање потребног материјала или наручених услуга, онда се плаћање путовања и неки други трошкови јављају уз помоћ готовине. За то се у предузећу ствара благајна, а рачуноводство готовинских трансакција мора се водити у складу са законодавним актима и прописима.
Организација контроле над средствимаводи рачуноводство, док су његови напори усмјерени на јачање платне дисциплине, као и на осигурање правилне употребе и расподјеле финансијских средстава. С друге стране, рачуноводство готовинских трансакција подразумева тачну, потпуну и благовремену документацију, као и законитост готовинских трансакција.
Синтетички као и дубљеаналитичко рачуноводство готовинских трансакција и новчаних докумената укључује одржавање релевантних рачуна. На пример, на одређеном рачуну број 50 (у контном оквиру назива се "Благајна") одражава се стање, пријем и повлачење свих готовинских и новчаних докумената који се односе на целу општу благајну предузећа. Ако је потребно, отвара се подрачун са бројем 50-1 под називом "Благајна организације", а за сваку валуту мора се отворити посебан рачун.
Рачун 50-2 (назив - "Оперативна благајна") потребан је ако организација врши кретање средстава на благајнама оперативних подручја, робним канцеларијама и пунктовима.
Подрачун са бројем 50-3 под називом „Готовинадокументи ", одражава поштанске марке на благајни, потпуно плаћене авио карте, мјенице, као и маркице државне дажбине у износу стварних (стварних) трошкова насталих приликом њихове куповине. Аналитика у овом случају укључује књижење новчаних докумената до њихове врсте.
Све оперативне организације које су им потребнеготовина се, по правилу, прима на благајни са њихових текућих рачуна. За то је потребан још један документ утврђеног облика - упутница. Банка која опслужује издаје такве чекове организацијама у облику књига које садрже 25 или 50 чекова.
Готовински налози имају свој редослед попуњавања,регулисани одговарајућим регулаторним документима. Штавише, такви документи се могу саставити и ручно и помоћу рачунара.
Благајничка књига је својеврсна каса.У њему се рачуноводство готовинских трансакција врши хронолошким редом, а исправност понашања контролише главни рачуновођа. У организацији може постојати само једна таква књига и она мора бити јасно нумерисана, пажљиво везана и запечаћена. Брисања и исправке у документима који подржавају рачуноводствени процес су неприхватљиви. У изузетним случајевима, исправке морају бити оверене потписима благајника и, наравно, главног рачуновође.
Они се могу бавити извршењем готовинских докуменатаследећи запослени у предузећу: главни рачуновођа, запослени у рачуноводству или било које друго лице које одреди руководилац у договору са главним рачуновођом, што треба да се одрази у одговарајућем административном документу. У случајевима када из неког разлога (мала компанија) нема рачуноводственог одељења, а такође и главног рачуновођу, извршење готовинских докумената врши сам менаџер. Основа за припрему готовинских докумената су различити папири: платни спискови и обрачуни и изјаве о плаћању, чекови, изводи, рачуни.
За нормално функционисање предузећа,строга контрола свих области деловања је предуслов. Зато рачуноводство готовинских трансакција захтева посебну пажњу и систематизацију. Заузврат, исправна папирологија и обезбеђивање сигурности средстава и новчаних докумената гарантују задовољење свих хитних потреба предузећа у вези са готовином.
