Сви документи након њиховог извршења морају битигруписани у случајеве. Израз "случај" у складу са ГОСТ 51141-98 треба схватити као један документ или скуп докумената који се односе на одређени правац активности организације и смештени су у фасциклу испод посебне корице. За правилно формирање, чување и рачуноводство предмета, свака организација треба годишње (узимајући у обзир промене у спољном и унутрашњем окружењу) да састави Номенклатуру предмета, захваљујући којој се обезбеђује брза претрага докумената.
При формирању послова било које јединице требаруководити се захтевима јединственог државног система канцеларијског рада. Главне одредбе су дате у ГОСТ 51141-98, документи главног архивског одељења под владом Руске Федерације, методолошка упутства архивских тела, спискови документарног материјала. Неопходно је поштовати услове чувања докумената и датотека. Ако је организација са сложеном структуром и многим функцијама, тада се у сваком одељењу и у целој организацији примењују јединствени принципи систематизације докумената, формирања и индексирања предмета. Према томе, номенклатура послова кадровског одељења, службе за квалитет, било које друге структурне јединице или саме организације треба да се формира узимајући у обзир захтеве регулаторних докумената.
У првој фази треба да одредите опсег питања икатегорије докумената које треба да укључују номенклатуру послова одељења или организације. Овде треба поћи од потребе да се покрије целокупна количина документације, како генерисане, тако и примљене. Када се у делу појаве нова издања која нису предвиђена номенклатуром, неопходно је додати их. Облик номенклатуре предмета треба да омогући благовремено ажурирање. Због тога је приликом индексирања случајева потребно предвидети могућност појаве нових индекса и искључити промену претходно додељених индекса већ формираних случајева. Недовршени случајеви преношења преносе се на списак предмета следеће године, задржавајући оригинални број.
Наслов сваког случаја мора бити јасан иу потпуности откривајући структуру предмета и садржај докумената који се налазе у овој фасцикли. На фасцикли је потребно назначити индекс и рок трајања кућишта. Обједињавање предмета врши се номинално, на пример, Налози, Протоколи, Налози итд. Случајеви се могу суштински формирати, на пример, преписка са одређеним дописником, преписка о снабдевању сировинама, преписка са дописницима, обједињеним на територијалној основи, и тако даље.
При групирању докумената треба да платитепажња на њихов рок трајања. Не можете комбиновати документе привременог и трајног складиштења или са различитим роковима чувања у једно. Није дозвољено уврштавање у случај нацрта, небитних докумената или верзија репродукованих копија. Приликом формирања предмета потребно је проверити присуство свих потписа у документу, као и исправност његовог извршења.
Индексирање предмета и редослед њиховог приоритета требабити направљени по важности. Прво су назначени најважнији документи (наредбе, налози или други административни документи). Номенклатура предмета треба да садржи индексе и заглавља предмета, услове и услове њиховог складиштења, редослед евакуације. Номенклатура предмета одобрава се по редоследу који је установила организација и координира се са званичником Државног архива региона. На крају године, у Номенклатури се саставља коначни записник у којем се наводи број предмета који су поднети у извештајној години за сваку категорију. Достављање датотека трајног складишта у архиву или одлагање датотека привременог складишта (по истеку рока) врши се у складу са поступком утврђеним Упутством за канцеларијски рад ове организације.
