За правилно обављање канцеларијског посла,морате знати шта је то номенклатура. Према дефиницији, номенклатура је листа састављена према одређеном систему, у којој су наведени они делови, материјали, структуре које су коришћене у производњи. Приликом састављања такве листе, сваком поменутом материјалу се условно додељује шифра бројева, слова или алфанумеричка комбинација - номенклатурни број.
У канцеларијском раду номенклатура предмета јесписак пословних папира (или предмета) систематизованих по садржају, који се састављају у току рада било које организације. Номенклатура одређује колико дуго треба чувати папире и којим редоследом их састављати. На пример, у образовним установама средњег нивоа (гимназије), школски часописи се чувају од стране учитеља још 5 година након дипломирања ученика.
Главне функције
Главни задатак при састављању номенклатуре предмета јеучинити рад административног апарата савршенијим, продуктивнијим, ослободити се бирократских гњаважа. Брзо и квалитетно решење многих проблема, активности целе организације често зависе од редоследа у коме се налазе документи, колико се лако могу пронаћи на захтев, колико су класификовани и систематизовани. Тачна класификација омогућава не само брз рад са документима, већ и олакшава рад са архивама и архивама.
Размотримо на примерима која је номенклатура предмета и у којим правцима је најефикаснија.
- Организовање докумената - када су документи биликористили у сваком случају (састављање уговора, закључивање трансакција, окончање кривичног предмета, планирани извештаји одељења итд.), а затим су изашли из активне употребе, према номенклатури се складиште у организацијама по одређеном редоследу. Ово се односи и на папирне документе и на електронске документе ускладиштене у рачунарској бази података.
- Садржај информација о томе колико дугодокумент се чува колико дуго може да важи. Сваки случај укључен у номенклатуру има своје посебне услове за очување докумената који су у њу укључени. Што је документ вреднији и важнији, то ће дуже трајати. То јест, приликом рада са документима у предмету, они се одмах вреднују - својеврсно испитивање вредности. Такође помаже рад са самим кућиштем.
- Обезбеђивање индексирања предмета.Номенклатура предмета се често користи у процесу регистрације документа, а индекс номенклатуре предмета постаје саставни дио регистрацијског броја документа. То се може уочити приликом састављања инвентара, када се врши попис у производњи или установи.
- Служи као референца у проучавању организационе структуре установе итд.
- У канцеларијском послу сматра се основом за попис предмета са сталним или привременим роком чувања и евиденцију докумената.
- Користи се као узорак, дијаграм за стварање ормара за списе и референца за коришћене документе.
Дакле, добро познавање онога што јестеноменклатура и вештине у раду са њом неопходни су у било којој организацији или установи, у предузећу. Номенклатура би се требала примјењивати на све документарне активности институције.
Класификација номенклатуре
Номенклатура има своје стандарде и захтеве дизајна, они се не могу прекршити. Они су наведени у посебним приручницима за обуку и упутствима за канцеларијски рад.
Уобичајено је разликовати три врсте пословне номенклатуре:
- типично;
- приближан;
- појединац, дизајниран за одређену организацију.
Шта је типична номенклатура, јасно је из назива - ово су регулаторни документи, они утврђују састав предмета који се користе у организацијама истог типа.
Приближна номенклатура је намењена заутврђивање приближног састава предмета који започињу у канцеларији организације у којој се ова номенклатура дистрибуира. Такви узорци канцеларијског рада нису нормативни, већ препоручујући. Посебност је што су индекси наведени у документима ове врсте.
Типичне и узорне свештеничке номенклатуре развијају матичне организације за своје подређене организације.
Појединачна номенклатура - развијенапосебно за одређену организацију и узимајући у обзир специфичности њених активности. Типичан или приближан узорак обично се узима као узорак и у њих се врше потребне измене.
