Како написати пословно писмо: правила и препоруке

Саставни атрибут сваког посла јепословна кореспонденција. Запослени у сваком предузећу комуницирају са колегама и купцима, са добављачима и потрошачима. Генерално, дневна рутина било које канцеларије сигурно укључује учешће у преписци.

Упркос чињеници да свакодневно већина ангажованихзапослени у предузећима и организацијама шаљу и примају бројне поруке, не придржавају се сви утврђених норми и правила приликом њиховог креирања. Испоставило се да писање пословног писма компетентно и правилно није тако лако. Постоји читав низ захтева и образаца који се користе у свету и који се односе на ток рада. Они укључују правила за писање пословног писма, као и главне тачке у вези са дизајном.

Када пишете поруку спољној организацији илисамо колега из суседног одељења треба да се придржава строгог стила (са изузетком пријатељске преписке, за коју не постоје таква ограничења). Не користите речи које су превише емотивне да бисте описали важност договора или узбуђење тестираних производа. Пословно писмо мора бити јасно, кратко и разумно дискретно.

Порука треба да почне са адресатом.Ако је намењен запосленом у независној организацији, неопходно је навести његово име, положај примаоца, као и његово пуно име. У случају да документ остаје у предузећу, довољно је презиме са иницијалима (можете додати и заузету функцију).

Следи пословно писмо трећем лицуиздање на заглављу (без обзира да ли ће бити послато у електронском или папирном облику). Ако је одсутан, можете једноставно назначити податке о пошиљаоцу у „заглављу“ документа.

Пре него што започнете са састављањем текста, требатеразмислите о њеној структури, истакните главне тезе и циљеве писања. У овом случају, процес писања биће много лакши. Писмо треба завршити потписом, који означава не само име пошиљаоца, већ и положај, као и име компаније коју заступа.

Када шаљете понуду потенцијалном клијенту или партнеру, на крају свакако морате изразити захвалност на сарадњи и надати се даљем заједничком раду.

Поред правила која се користе у пословној преписци,постоје и смернице. На пример, сваки документ упућен одређеној особи треба да започне речима „поштован“ пуним именом, а не иницијалима. Не морате да користите скраћенице у словима, на пример, напишите „ув“. или да смањи положај адресата, његово место рада.

Међународни се сматра најтежимциркулације докумената, јер свака држава има своје нијансе комуникације, а језик на којем морате да се дописујете са иностраним партнерима писцу писма није увек јасан, па морате да користите услуге преводилаца. Пре него што се прибегнете услугама таквог стручњака, требало би да разјасните да ли он зна како да напише пословно писмо на енглеском или говоримо о баналном дословном преводу. Ако је планирано да се страни промет докумената одржава стално, боље је ангажовати запосленог који довољно говори страни језик да на њему састави пословно писмо.

Генерално, о томе како ће документ бити састављена начин на који је формализован у великој мери зависи од постизања задатка. Дакле, ни у ком случају не бисте смели да потцењујете важност пословног бонтона приликом комуникације.