Veľká organizácia je veľké problémy.Šéf korporácie nebude všade včas, ani za pomoci poslancov. Aby si mohol správne naplánovať deň, nezabudnúť na nič, rozložiť a ovládať prácu, manažér potrebuje asistenta. Čo robí zamestnanec na tejto pozícii, čo by mal vedieť a vedieť?
Asistent manažéra: jeho úloha v organizácii
Podľa logiky klasifikátora povolaníschválený na štátnej úrovni, asistent manažéra patrí do kategórie manažérov, pretože dohliada na takmer všetky otázky súvisiace s kompetenciou prvej osoby.
Niektoré organizácie zároveň tlmočiapozícia asistenta manažéra ako správca, vedúci alebo tajomník: prvé dve pozície znamenajú organizačné a administratívne funkcie, tretia - prezentácia a podpora. Klasifikátor povolaní klasifikuje tieto druhy práce do rôznych kategórií - špecialisti, technickí zamestnanci, ale ako vedúci pracovníci sa hodnotí iba asistent.
Ako definovať rozsah pracovných povinností?
Najatím asistenta manažéra resptajomník, organizácia by mala rozhodnúť o postavení, právach a povinnostiach tohto zamestnanca, pretože od toho závisia požiadavky na vzdelanie, kvalifikáciu, pracovné skúsenosti uchádzača.
- Recepčnému stačí úplné stredné vzdelanie a žiadateľovi sa priamo na pracovisku učí etiketa a techniky práce s kancelárskymi prístrojmi.
- Správca musí mať minimálne bakalársky titul, musí mať organizačné schopnosti a energetický charakter a tiež určité pracovné skúsenosti v závislosti od podnikových požiadaviek.
- Manažér ako zástupca profesionálov vyžaduje minimálne úplné vysokoškolské vzdelanie, pracovné skúsenosti sa nevyžadujú, spoločnosť však stanovuje túto normu podľa svojho uváženia.
- Asistent hlavy.Táto pozícia vyžaduje rovnaké kvalifikačné požiadavky ako pre manažéra: úplné vysokoškolské vzdelanie, prax v odbore minimálne 2 roky. Pravdepodobne budú potrebné osobitné osobné vlastnosti uchádzača a prípadne ďalšie školenie.
Na čo slúži náplň práce?
Asistent manažéra, ktorý je úradníkom,je povinný konať v rámci svojich funkčných práv a plne vykonávať predpísané funkcie. Aj keď zamestnanec nie je vedúcim pracovníkom, je povinný plniť si svoje pracovné povinnosti v dobrej viere a včas.
Zákazka neobsahujepodrobný popis týchto kompetencií, a to ani v prípade zmluvy nie je zoznam funkcií vždy vyčerpávajúci. Aby sa predišlo nejasnostiam pri určovaní mandátu zamestnanca, popis práce asistenta vedúceho organizácie by mal obsahovať podrobné zodpovednosti, práva, ktoré vlastní, ako aj mieru zodpovednosti za porušenie pracovnej zmluvy, interné pracovné predpisy, poškodenie zamestnávateľa a pod.
Osobný asistent manažéra
Popis práce asistenta je zostavený podľavzorka podobných pokynov pre vedúceho alebo jeho zástupcu, s výnimkou niektorých primárnych funkcií strategického plánovania a riadenia. Asistentovi pravdepodobne tiež nebude zverené prijímanie a prepúšťanie zamestnancov, právo nakladať s finančnými prostriedkami spoločnosti, vydávanie plnej moci a ďalšie kompetencie patriace konateľovi osobne.
Legislatíva vám však umožňuje delegovať právomociakékoľvek funkcie pre dôveryhodného zamestnanca za predpokladu, že má dostatočnú kvalifikáciu, znalosti, skúsenosti a oprávnenie na riešenie týchto problémov. Je len dôležité správne formalizovať oprávnenie zamestnanca - príkazom alebo plnou mocou.
Popis práce asistenta vedúceho podniku by mal zároveň odrážať prácu, ktorú skutočne vykonáva.
Typické časti
Štruktúra popisu práce je zafixovaná vštátne kvalifikačné príručky a obsahuje všetky základné požiadavky na zamestnanca a nuansy pozície, ako aj jej miesto v organizačnej štruktúre organizácie.
Popis úlohy „Asistent manažéra“ by ako každý iný mal obsahovať nasledujúce časti:
- Všeobecné podmienky. Tu je uvedený postup pri prijímaní a prepúšťaní, podriadenosti a postup pri výmene zamestnanca.
- Pracovné funkcie. Jedna z najdôležitejších častí, ktorú je potrebné podrobne zohľadniť.
- Práva zamestnancov.
- Limity zodpovednosti za porušenia.
- Kvalifikácia, odborná prax, vzdelanie.
- Čo by mal zamestnanec vedieť na danej pozícii.
- Vzťah medzi ním a ostatnými časťami organizácie.
Uvedené časti nemožno skrátiť, je však možné ich rozbaliť a pridať potrebné položky.
Popis práce výkonného asistenta: Ukážka
Schválil:
Riaditeľ (názov organizácie)
podpis
(CELÉ MENO.)
dátum schválenia
Popis práce "Assistant Manager"
1. Základné podmienky
1.1. Profesionálna kategória „Lídri“.
1.2. Prijatý a prepustený z práce na príkaz riaditeľa.
1.3. Podriadenosť: priamo riaditeľovi.
2. Funkcie
Asistent hlavy:
2.1. Koordinuje prácu útvarov, sekcií a iných divízií podniku v súlade s pokynmi, uzneseniami a príkazmi riaditeľa.
2.2. Sleduje načasovanie vykonania kontrolných príkazov riaditeľa štruktúrnymi oddeleniami.
2.3. Vypracuje pre riaditeľa pracovný plán na nasledujúci pracovný deň a včas ho poskytne vedúcemu.
2.4. Organizuje a kontroluje kancelársku prácu v podniku, kontroluje jej súlad s právnymi požiadavkami.
2.5. Zabezpečuje účtovníctvo a registráciu všetkých plných mocí vydaných riaditeľom.
2.6. Vedenie cvičení referentov a kontrola nad výsledkami ich činnosti.
Doplňte v závislosti od potrieb konkrétnej organizácie a profilu pozície.
3. Právomoci
Asistent manažéra má právo na:
3.1. Osvojte si rozhodnutia prijaté v podniku.
3.2. Zúčastňovať sa na stretnutiach riadiacich zamestnancov.
Doplňte v závislosti od potrieb konkrétnej organizácie a profilu pozície.
4. Zodpovednosť
Asistent manažéra je zodpovedný za:
4.1.Za neplnenie alebo nesprávne plnenie svojich povinností ustanovených týmto pokynom, príkazmi a príkazmi riaditeľa, platnými právnymi predpismi upravujúcimi činnosť podniku.
4.2. Za nedostatočnú kontrolu nad činnosťou podriadených zamestnancov.
4.3. Za zverejnenie informácií s obmedzeným prístupom.
Doplňte v závislosti od potrieb konkrétnej organizácie a profilu pozície.
5. Kvalifikácie
Asistent manažéra musí mať úplné vysokoškolské vzdelanie a profilové pracovné skúsenosti najmenej 2 roky.
6. Musí vedieť
Platná legislatíva, stanovy, kolektívna zmluva (je uvedené, ktoré akty a normy by mal zamestnanec poznať).
7. Interakcia
Je uvedené, s kým a na akých otázkach asistent manažéra spolupracuje.
Dohodnuté:
Vedúci HR oddelenia
Podpis
(CELÉ MENO.)
Právny poradca
Podpis
(CELÉ MENO.)
Oboznámený s:
podpis
(CELÉ MENO.)
Špecifickosť kompetencií asistenta projektového manažéra
Predpokladá sa, že projektový manažment je -pozícia je dočasná a asistent preberá určité povinnosti až do ukončenia projektu. Jeho funkčné zodpovednosti budú závisieť od špecifík a témy projektu, ako aj od potrieb konkrétnej organizácie.
Popis práce pre asistenta manažéraz hľadiska funkcií bude projekt viac špecializovaný, avšak s administratívnym a organizačným zafarbením. Typické zodpovednosti pre túto pozíciu sú uvedené v príručke o kvalifikácii a potom sú upravené tak, aby zodpovedali situácii.
Líšia sa zodpovednosti hlavného manažéra asistenta?
Oblasti povinností generálneho asistentariaditeľ a asistent riaditeľa pre všeobecné záležitosti sa budú líšiť. Samozrejme, v druhom prípade sa právomoci ukážu ako užšie zamerané, pretože vedúci všeobecných záležitostí nezodpovedá za všetky činnosti organizácie, ale iba za samostatný sektor.
Popis práce asistenta manažéra pre všeobecné záležitosti je zostavený na základe funkcií šéfa, ktorý je „asistovaný“. V súlade s tým bude základom oblasť jeho zodpovednosti a funkcií.
Popis práce „Assistant Manager“ je v tomto prípade vhodný ako základ, môžete na ňom stavať pri vývoji nových dokumentov pre súvisiace pozície.
