Absolútne každá organizácia pozostáva zšpecializované oddelenia, z ktorých každé má iné zameranie. Mnohé z nich sa objavili v minulých storočiach a zostali v každodennom živote až doteraz. Dôvodom je potreba vykonávať určité činnosti v organizácii a deľbu práce medzi odborníkmi v rôznych oblastiach. Zahŕňa to aj prácu s dokumentáciou, ktorú vykonáva úrad.
Čo je kancelária?
V súčasnosti existuje veľa interpretáciítento termín. Najslávnejšie vysvetľujúce slovníky hovoria, že kancelária je oddelenie v inštitúcii alebo organizácii, ktorá riadi administratívu. V spoločnostiach možno počet zamestnancov na tomto oddelení pripísať odborníkom pracujúcim s archívmi, v ktorých je uložená dokumentácia, a ktorí tvoria formuláre pre nové dokumenty. V niektorých prípadoch zamestnanci z tohto oddelenia monitorujú dostupnosť potrebného kancelárskeho vybavenia a v prípade nedostatku nakupujú ďalšie položky. Napriek všeobecnej mylnej predstave je kancelária základným prvkom každej organizácie, najmä ak pracuje pre štátne a vojenské účely. V tomto prípade však hlavnou zodpovednosťou zamestnancov úradu je vytváranie, spracovanie, registrácia a uchovávanie dokumentov, ktoré sa vykonávajú v prísnom utajení.
Kto pracuje v tomto oddelení?
V malých spoločnostiach je kancelária malámiestnosť, v ktorej pracujú dvaja až štyria ľudia, vrátane vedúceho, inšpektora pre dohľad nad objednávkami a vodičmi, niekedy sú nahradení jedným kancelárskym tajomníkom. Vo veľkých organizáciách môže personál oddelenia rásť až 15 - 20 ľudí.
Dá sa povedať, že kancelária je jediným segmentom organizácie, ktorý má priame spojenie so všetkými ostatnými segmentmi spoločnosti vo všetkých fázach práce.
