Managementul electronic al documentelor (EDF) este rapido metodă de schimb de informații bazată pe utilizarea documentelor electronice cu semnături virtuale. A câștigat de multă vreme recunoașterea în țările dezvoltate ale lumii ca un instrument eficient pentru afaceri operaționale.
Esenta
Gestionarea electronică a documentelor între organizații -este un set de procese pentru crearea, prelucrarea, trimiterea, transmiterea, primirea, stocarea, utilizarea și distrugerea documentelor. Toate aceste procese sunt efectuate după verificarea integrității și confirmarea primirii documentelor.
Reguli pentru implementarea fluxului de documente întrepersoane juridice se realizează prin acordul părților. Schimbul de informații se realizează prin mijloace de telecomunicații, iar documentele sunt stocate pe medii electronice. Perioada de păstrare a informațiilor contabile nu trebuie să depășească cea stabilită de lege.
Organizațiile pot face schimbdocumente formale și informale semnate de participanți. În domeniul activității antreprenoriale acestea pot fi: facturi, acorduri, facturi, contracte, acorduri, comenzi, notificări, împuterniciri etc. Informațiile pot fi transmise sub formă de fișiere text, tabelare și grafice.
Scopul introducerii EDI
O condiție prealabilă pentru introducerea EDI poate fi:
- reducerea muncii de rutină;
- reducerea pierderii documentelor;
- lucru „transparent” cu documente;
- îmbunătățirea disciplinei de performanță - furnizarea de documente în intervalul de timp specificat etc.
Obiectivele cantitative includ:
- Reducerea timpului de procesare a documentelor de 10 ori.
- Reduceți cheltuielile de birou la jumătate.
Gestionarea electronică a documentelor între organizații: cum funcționează
În conformitate cu dreptul intern,gestionarea documentelor electronice între organizații se realizează prin acordul celor două părți. Pentru schimbul de date, este necesar ca toți participanții să fie conectați la echipamentul unui operator. În continuare, utilizatorul trebuie să trimită o cerere pentru a fi adăugat la lista contrapărților. După confirmarea cererii, participanții la sistem pot face schimb de date.
Modulul EDI va trebui să îndeplinească următoarele funcții:
- Invitați parteneri să facă schimb de date.
- Creați o agendă de adrese.
- Integrați cu software-ul de contabilitate, de exemplu, 1C.
- Semnează și criptează documentele.
- Corespondența structurală.
- Urmăriți starea e-mailurilor.
Gestionarea electronică a documentelor între organizațiiefectuate cu ajutorul certificatelor. Conectarea la server și autentificarea se realizează printr-un certificat digital personal. Fiecare utilizator al sistemului emite un EDS, stocat pe un purtător de Token electronic și protejat de un cod PIN. Utilizatorul trebuie să introducă numele său de autentificare, parola pentru contul personal. Abia atunci va avea acces la documentele sale.
Orice angajat poate iniția procesul de schimborganizații conectate la sistem. Inainte de a trimite documentul catre contrapartida, acesta trebuie semnat in semnatura digitala. Această operație se realizează folosind programul Cryptopro. Documentul este trimis prin EDI. Un angajat al contrapartidei primește o notificare despre primirea unui nou document. Dacă o acceptă, atunci pune și un EDS. Dacă trebuie să faceți modificări documentului, atunci este creată o nouă versiune electronică. La finalizarea editării, trebuie să salvați toate modificările folosind semnătura digitală. Apoi documentul cu modificarea este trimis către contrapartidă. Dacă este necesar, se realizează coordonarea electronică a informațiilor.
Dacă trebuie să faceți din nou modificări, atuncise repetă din nou întreaga procedură. Dacă nu există reclamații cu privire la noua versiune, atunci documentul este respectat. Eșantionul final este considerat a fi semnat de două semnături digitale. Toate versiunile documentului sunt stocate pe server și sunt disponibile pentru vizualizare. Odată ce eșantionului i se atribuie statutul de valabil, nu va mai fi posibilă modificarea documentului. Contractelor perturbate li se atribuie statutul „Anulat”. Acesta este modul în care se realizează gestionarea electronică a documentelor între organizații.
echipament
Ce este necesar pentru gestionarea documentelor electronice întreorganizatii? În primul rând, trebuie să selectați un operator de telecomunicații și să instalați un software special pentru schimbul de informații. În al doilea rând, cu fiecare contraparte cu care organizația intenționează să efectueze corespondență electronică, este necesar să se încheie un „Acord privind schimbul de documente electronice”.
De asemenea, este necesar să instalați un server EDI, pornitunde vor fi stocate toate documentele. Acesta poate fi atât echipament client, cât și stocare „în cloud”. Accesul la datele sistemului din exterior se realizează printr-o aplicație care este instalată pe echipamentele angajaților organizației. Interacțiunea computerelor cu serverul se realizează prin protocolul HTTP cu criptare suplimentară SSL 128. Accesul la documente se realizează numai prin interfața aplicației și după autentificare.
proiect EDI
Un proiect de automatizare a proceselor poate rula de lacâteva luni până la câțiva ani. Termenul depinde direct de numărul de procese care trebuie automatizate, de resursele și de capacitățile financiare ale organizației. O schemă scurtă pentru implementarea EDI este următoarea:
- Crearea unui grup de lucru.
- Formarea obiectivelor, termenelor limită și bugetului proiectului.
- Studiul proceselor existente.
- Dezvoltați sarcinile.
- Selectarea sistemului EDI.
- Semnarea unui contract pentru implementarea EDMS.
- Aprobarea regulilor de lucru.
- Completarea directoarelor sistemului.
- Instruire.
- Efectuarea de teste preliminare.
- Emiterea unui ordin privind introducerea EDMS.
- Îmbunătățirea software-ului și a procedurilor de operare.
- Lansarea unui proiect pilot.
- Tranziție la scară completă la EDI.
Erori în implementarea EDI
În procesul de automatizare a documentelor, trebuie să plătițiatenție deosebită proceselor în care prezența unui suport de hârtie este impusă de lege. Nu puteți duplica un document pe hârtie în format electronic. Acest lucru încetinește semnificativ procesul de lucru și provoacă o atitudine negativă față de procesul de automatizare în ansamblu. Nimeni nu plătește în plus pentru munca dublă.
În procesul de implementare, este necesar să se dezvolte un noureglementări pentru lucrul cu documente, instruirea personalului și numai după aceea se angajează într-o implementare cu drepturi depline. Acest lucru poate fi realizat doar dacă beneficiile utilizării noilor tehnologii sunt comunicate angajaților.
O altă greșeală populară este un studiu slab al cerințelor pentru EDMS. Dacă utilizatorii trebuie să lucreze într-un sistem neconfigurat, atunci procesul EDI diferă de cel adoptat în organizație.
Gestionarea electronică a documentelor între organizații: argumente pro și contra
avantaje:
- Reducerea costurilor de trimitere a documentelor originale prin poștă.
- Economisirea spațiului de stocare pentru documentare. Totul este stocat electronic.
- Ușurință în utilizare. Documentul este trimis de la un singur loc de muncă. O căutare rapidă a unui document este efectuată în funcție de stare (trimis, primit, acceptat etc.).
- Livrare instantanee. Toate informațiile trimise ajung la destinatar în câteva secunde.
- Documentul nu poate fi pierdut înainte de expirarea perioadei de stocare în sistem.
dezavantaje:
- Pentru a utiliza echipamentul, trebuie să achiziționați o licență, care costă mulți bani.
- Cel mai adesea, datele pot fi schimbate numai între participanții la același sistem.
- Gestionarea electronică a documentelor între organizații în1C sau utilizarea oricărui alt software diferă de schema utilizată anterior. Odată cu introducerea noului algoritm, toți angajații vor avea întrebări despre desfășurarea muncii.
- Echipament tehnic. Înainte de introducerea EDI, organizația trebuie să achiziționeze echipamente și să instruiască angajații pentru a gestiona noul sistem.
- EDI se realizează folosind un EDS, perioada de valabilitatecare este de 1 an. Certificatele trebuie urmărite și actualizate în timp util. De asemenea, este necesar să se controleze perioada de valabilitate a certificatelor de contrapartidă pentru a evita problemele cu taxa.
Reglementarea legală
Ce reglementări guverneazămanagementul documentelor electronice între organizații? Legislația Federației Ruse include Legea federală nr. 63 „Cu privire la semnătura electronică”, regulile de depunere a documentelor la Serviciul fiscal federal sunt prescrise în ordinul Ministerului Finanțelor nr. MMV-7-2 / 168. EDI între organizații se realizează în baza ordinului Ministerului Finanțelor nr.50n. Regulile pentru schimbul de documente contabile primare în formă electronică sunt prescrise în ordinea Serviciului Fiscal Federal nr. ММВ-7-6 / 36@. Toți operatorii EDI în cursul activităților lor trebuie să fie ghidați de Ordinul Serviciului Federal de Taxe nr. ММВ-7-6/253@.
"SBIS"
Gestionarea electronică a documentelor între organizații „SBIS” oferă clienților următoarele beneficii:
- Puteți trimite documente oricărei organizații,care este înregistrată pe teritoriul Federației Ruse. Dacă contrapartea nu este membru al sistemului SBIS, atunci un angajat al companiei va contacta pur și simplu reprezentantul organizației și va trimite invitații de a participa la sistem pe e-mailul său. Imediat după confirmarea cererii, schimbul de informații între participanți se va desfășura fără intermediari.
- Nu este nevoie să instalați software pe computer. Este suficient să aveți o versiune actualizată a browserului și acces la Internet.
- Nu este nevoie de software special pentru a lucra cu date. Dacă raportul este pregătit inițial în software terță parte, de exemplu, 1C, atunci puteți configura integrarea datelor cu sistemul VLIS.
- Nu este stabilită forma standard a documentului. Puteți trimite text, foi de calcul, imagini și multe altele.
SKB „Kontur”
De asemenea, unul dintre primii dezvoltatori de software din Rusiaeste angajată în furnizarea de echipamente, cu ajutorul cărora se realizează gestionarea documentelor electronice între organizații. „Kontur” a dezvoltat sistemul Diadoc, cu ajutorul căruia se realizează schimbul de documente electronice. O caracteristică a sistemului este că accesul la date poate fi obținut în străinătate. Compania a dezvoltat tarife de roaming special pentru acest scop. Dacă doriți, acces mono la date prin API.
Ce este necesar?
Pentru a conecta EDI, o organizație trebuie să cumpere:
- software licențiat;
- Server;
- modernizarea echipamentelor;
- personalul trenului;
- configurați și integrați EDMS pentru a lucra cu aplicații interne.
Astfel de investiții trebuie făcute pentru apentru a conecta managementul documentelor electronice între organizație? Includerea în costurile consultărilor de suport tehnic, EDMS și actualizări de software reprezintă a doua etapă a investiției. Aceste costuri trebuie plătite lunar.
concluzie
Fluxul de lucru pe hârtie este înlocuitelectronic. Nu numai că reduce costurile de proces ale organizației, dar crește și eficiența afacerii în ansamblu. Pentru ca EDI să funcționeze cu succes, este necesar să se formuleze clar obiectivele implementării sistemului și să se configureze corect echipamentul.
