Główny dokument inicjujący jakąkolwiek transakcję,to oferta. Co to jest i jak to poprawnie skomponować? Wielu z nas zna termin „oferta handlowa”. Otrzymujemy je, wysyłamy, analizujemy. Taka oferta to oferta. Co to jest pod względem przepływu pracy? Jak wiążąca jest taka oferta?
Z reguły taki dokument jest sporządzany w odpowiedzina konkretną prośbę. W konsekwencji okres obowiązywania oferty jest ograniczony w czasie, gdyż często wskazuje cenę lub towar, którego ilość jest ograniczona w magazynie. Koszt produkcji zależy zarówno od konkretnej konfiguracji, jak i kursu walutowego, który jest odpowiedni dla danego okresu. Dodatkowo warunki oferty uwzględniają również terminy dostaw. Wpływają na ostateczną cenę produktu. W zastosowaniach biznesowych występuje również pojęcie oferty „wstępnej”, czyli przybliżonej. Co to jest i jak należy rozumieć ten termin? Załóżmy, że firma musi przetłumaczyć dokumentację (instrukcje, adnotacje, gwarancje itp.) Na język obcy. Kierownicy odpowiedzialni za import kontaktują się z różnymi biurami tłumaczeń,
oszacować koszt usług.Dokument, który się w rezultacie pojawi, będzie ofertą. Co to jest w tym konkretnym przypadku? W odpowiedzi na Twoje zapytanie biuro tłumaczeń prześle Ci ofertę handlową ze wskazaniem terminu realizacji, warunków płatności oraz pełnego kosztu. Jeśli czasu nie jest za mało, menedżerowie mają możliwość oceny wszystkich otrzymanych propozycji i wybrania najbardziej opłacalnej dla firmy.
Jednak oferta - czy też oferta handlowa - nie jestjest w pełnym tego słowa znaczeniu dokumentem prawnie wiążącym. Najlepiej, aby sam tekst zawierał akapit wskazujący na charakter i czas trwania reklamy. Często - zwłaszcza jeśli chodzi o drogie projekty i sprzęt - klient może myśleć miesiącami. W tym czasie sytuacja rynkowa może się zmienić. Na przykład w wyniku korekty kursu walutowego lub zmiany głównych dostawców. W związku z tym oferta ma ograniczony czas trwania. Przygotowanie dużych kontraktów zajmuje tygodnie, a nawet miesiące. Aby podjąć najlepszą dla biznesu decyzję, konieczne jest zebranie informacji o dostawcach, konkurentach, partnerach.
Jednocześnie każdy przedsiębiorca powinienzapoznał się z zasadami sporządzania takiego dokumentu jako oferty. Co to jest i jakie są podstawowe zasady? Przede wszystkim propozycja może dotyczyć zarówno konkretnego produktu, jak i współpracy „w ogóle”. W tym drugim przypadku ostateczne oferty dotyczą pojedynczych przesyłek towarów lub pojedynczych usług. Oferta koniecznie zawiera: cenę, czas dostawy / realizacji, możliwe rabaty, terminy płatności. Z reguły taki dokument jest sporządzany trochę „z góry”. Wskazuje ceny z możliwością pewnych rabatów, terminy uzależnione od terminu przyjęcia oferty. Oferta nie zobowiązuje do zakupu towaru od tego konkretnego dostawcy. Jeśli jednak jesteśmy zainteresowani sprzedażą, musimy sporządzić dokument w taki sposób, aby uzyskać przewagę konkurencyjną. Dlatego warunki udzielania rabatów, specjalnych promocji i przyspieszonej dostawy powinny uwzględniać specyficzne możliwości naszego potencjalnego klienta.
