Każda organizacja zachowuje kontrolę i księgowośćdokumentacja. Musi być umieszczony w określonym dziale. Kartoteka jest potrzebna w banku, bibliotece i wielu innych instytucjach. Służy do wyszukania jakichkolwiek danych lub na żądanie klientów. Co to jest szafka na akta? Jest to dział instytucji zawierający ważne informacje.
Dokumenty szafki na akta są w specjalnym miejscupokój. Można je znaleźć w szpitalach, bibliotekach, bankach i innych instytucjach. Systematyczne rozmieszczenie dokumentów pozwala na utrzymanie ich w porządku i pod kontrolą.
Pojęcie
Indeks kart to księgowanie dokumentów,alfabetycznie. Może również istnieć dystrybucja według terminów, tematów. Ze względu na to, że wszystko jest w jednym dziale przedsiębiorstwa, znalezienie jakichkolwiek informacji nie będzie trudne.
Co to jest szafka na pliki biblioteczne?Są to katalogi, które pozwalają szybko znaleźć interesujące Cię książki, ponieważ wszyscy czytelnicy przychodzą po konkretne informacje. Bez nich poruszanie się po każdej bibliotece byłoby trudne.
Funkcje
System katalogowy, w tym karta biblioteczna, spełnia następujące funkcje:
- pozyskiwanie, księgowanie, przechowywanie dokumentacji, udzielanie informacji, prace metodologiczne i badawcze;
- księgowość i rejestracja;
- wyszukiwanie informacji;
- edukacyjny.
W zależności od rodzaju instytucji indeks kart spełnia również inne funkcje. To praca biurowa w każdej instytucji.
Sektor bankowy
Co to jest szafka na dokumenty bankowe?Termin ten zakłada rozliczenie dokumentów płatniczych, których bank nie wypełnił. Ich instytucja jest pod kontrolą. Plik karty może mieć różne typy, w zależności od przyczyn niezapłaconych zobowiązań.
Mogą to być zamówienia, które nie zostały zrealizowane z powodubrak funduszy. Następnie pracownik dokonuje rejestracji dokumentu w formie elektronicznej i papierowej. Taka płatność będzie na koncie pozabilansowym. Posiadacz rachunku zostaje poinformowany, że dokument został umieszczony w kolejce. Po otrzymaniu środki zostaną przelane na wybrane konto. W kartotece przechowywane są dokumenty, na które wymagana jest zgoda na wykonanie transakcji płatniczej, a także te, które czekają na swoją kolej.
Obecność szafki na dokumenty wskazuje, że firma ma niestabilną sytuację finansową. Jeżeli posiadacz rachunku jej nie posiada, wówczas bank oferuje linię kredytową lub dodatkową. finansowanie.
Priorytetem jest kolejność wykonaniazlecenia płatnicze. Jest zatwierdzony przez prawo. Dokumenty nie są księgowane przed kolejką. Jeśli na koncie jest wymagana kwota, wszystko przebiega według daty. W przypadku braku niezbędnych środków ustala się następującą kolejkę:
- realizacja nakazów odszkodowania;
- wypłata wynagrodzeń, zwolnienie chorobowe, urlopy;
- płatności podatków;
- wysyłanie pieniędzy na fundusze;
- inne wymagania.
Sfera gry
Co to jest szafka na akta w branży gier?Są to materiały edukacyjne z ciekawymi i rozwojowymi zajęciami dla dzieci. Kartoteka gier zawiera niezbędne informacje dotyczące realizacji działań, a także wykaz niezbędnego sprzętu. Wskazany jest tam wiek dzieci i potrzeba pomocy dorosłych.
W przedszkolach i nie tylko znajduje się kartoteka gierinstytucje edukacyjne. Dzięki jego obecności będzie można szybko znaleźć potrzebne informacje na temat zorganizowania zabawnej imprezy dla dzieci. Wszystkie gry są wymienione alfabetycznie.
Biblioteka
Kartoteka literatury zajmuje ważne miejsce w instytucji edukacyjnej. Czytelnicy dowiadują się o tym dzięki:
- informacje wizualne;
- imprezy, rozmowy, wycieczki;
- dni bibliografii;
- publikacja podręczników;
- wykorzystanie form i metod działalności bibliotecznej.
Zarządzane przez system katalogów i kart w formaciebiblioteka przy pomocy porządku, koordynacji, kontroli. Praca pracowników w tym obszarze polega na opracowywaniu planów, opracowywaniu dokumentacji, monitorowaniu wykonywanych czynności. Każda karta biblioteczna podlega konserwacji i edycji, za którą odpowiadają pracownicy.
Rodzaje katalogów
Plik karty zawiera wiele katalogów, które mogą różnić się przeznaczeniem, pokryciem funduszu, sposobem grupowania, technologią tworzenia i użytkowania.
Jeśli weźmiemy pod uwagę cel, to katalogi sączytelnik i biuro. Zawierają na przykład informacje, które mogą zainteresować czytelników. Pod względem zakresu zbiorów katalogi mogą zawierać przydatne informacje o instytucjach, a także o poszczególnych działach biblioteki.
Zgodnie z metodą grupowania karty to:
- alfabetyczny;
- systematyczny.
Pierwsza prezentowana jest w postaci katalogu, w którym znajdują się danepodane w kolejności alfabetycznej. Aby szybko znaleźć potrzebną książkę, musisz znaleźć nazwisko autora lub tytuł pracy. Korzystanie z takiego katalogu jest bardzo wygodne.
Systematyczny katalog to katalog, w któryminformacje są zlokalizowane według gałęzi wiedzy. W tym celu stosuje się zasady klasyfikacji bibliotecznej i bibliograficznej, w których określono zasady grupowania informacji. Ze względu na rodzaj wykonania i zastosowania szafy na akta są tradycyjne i elektroniczne.
Zasady przechowywania dokumentów
Archiwum jest prowadzone przez specjalnego pracownika, dla którego pracujena podstawie opisu stanowiska. Pracownik zapewnia odbiór, księgowanie i przechowywanie dokumentacji. Wykonuje czynności informacyjne i referencyjne, organizacyjne i metodyczne.
W każdym przedsiębiorstwie archiwum znajduje się woddzielny pokój. Wyjątkowo stosuje się regały, szafy, sejfy, które pełnią funkcję utrwalania dokumentacji. Okres przechowywania został określony - 3 lata, ale można go skrócić.
Po upływie tego okresu ustala się, że będzieczy dokument jest używany, czy jest zarchiwizowany na zawsze. Istnieje również opcja zniszczenia. O tym, co dokładnie należy zrobić, decyduje komisja ekspertów.
Cechy szaf na dokumenty w szpitalach
Karty indeksowe zawierają niezbędneinformacje o pacjentach. Można tam znaleźć informacje o stanie zdrowia, historii choroby, przepisanych lekach. Dokument umożliwia przenoszenie danych od jednego lekarza do drugiego.
Karty są przechowywane na specjalnych stojakach, na których wszystkow porządku alfabetycznym. Meble do dokumentacji można zamówić pod konkretne rozmiary. Regały mają głębokość 18-25 cm i szerokość 1000 mm. Wiele firm produkuje meble na zamówienie w oparciu o preferencje klientów.
Dla działu archiwum jest mobilna szynameble. Pomoże ci w kompaktowym umieszczeniu niezbędnych materiałów na małych obszarach. Recepcja może mieć stałe regały lub kombinacje mebli. Prawidłowo umieszczona dokumentacja pozwoli szybko znaleźć potrzebną kartę.
