Aby właściwie zarządzać formalnościami,musisz wiedzieć, czym jest nomenklatura. Zgodnie z definicją, nomenklatura jest listą opracowaną zgodnie z pewnym systemem wykazu części, materiałów i konstrukcji, które były używane w produkcji. Podczas sporządzania takiej listy każdemu wspomnianemu materiałowi warunkowo przypisywany jest kod liczb, liter lub kombinacji alfanumerycznej - numer pozycji.
W pracy biurowej obowiązuje nomenklatura sprawlista dokumentów biznesowych (lub przypadków) usystematyzowanych według treści, które są sporządzane w trakcie pracy dowolnej organizacji. Nomenklatura określa, jak długo dokumenty powinny być przechowywane oraz w jakiej kolejności należy je sporządzać. Na przykład w szkołach średnich (gimnazjach) czasopisma szkolne są przechowywane przez dyrektora jeszcze przez 5 lat po ukończeniu przez uczniów szkoły.
Główne funkcje
Głównym zadaniem przy sporządzaniu nomenklatury spraw jestuczynić pracę aparatu administracyjnego doskonalszą, produktywną, pozbyć się biurokratycznych kłopotów. Szybkie i jakościowe rozwiązanie wielu problemów, działania całej organizacji często zależą od kolejności, w jakiej dokumenty są zawarte, jak łatwo można je znaleźć na żądanie, jak dobrze są sklasyfikowane i usystematyzowane. Prawidłowa klasyfikacja pozwala nie tylko na szybką pracę z dokumentami, ale także ułatwia pracę z archiwami i archiwami.
Rozważmy na przykładach, czym jest nomenklatura przypadków i w jakich kierunkach jest najbardziej skuteczna.
- Porządkowanie dokumentów - kiedy dokumenty byłyużywane w każdym przypadku (sporządzanie umów, zawieranie transakcji, załatwianie spraw karnych, planowane raporty wydziałowe itp.), a następnie wyszły z aktywnego użytkowania, zgodnie z nomenklaturą są przechowywane w organizacjach w określonej kolejności. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i dokumentów elektronicznych przechowywanych w komputerowej bazie danych.
- Treść informacji o tym, jak długodokument jest przechowywany tak długo, jak może być ważny. Każdy przypadek objęty nomenklaturą ma swoje własne określone warunki przechowywania zawartych w nim dokumentów. Im cenniejszy i ważniejszy jest dokument, tym dłużej będzie trwał. Oznacza to, że podczas pracy z dokumentami w sprawie są one natychmiast oceniane - rodzaj badania wartości. Pomaga również w pracy z samą obudową.
- Zabezpieczenie indeksowania spraw.Nomenklatura spraw jest często stosowana w procesie rejestracji dokumentów, a indeks nomenklatury spraw staje się integralną częścią numeru rejestracyjnego dokumentu. Można to zaobserwować podczas sporządzania inwentaryzacji, gdy inwentaryzacja jest wykonywana w wytwórni lub instytucji.
- Służy jako punkt odniesienia w badaniu struktury organizacyjnej instytucji itp.
- W pracy biurowej stanowi podstawę inwentaryzacji spraw ze stałym lub czasowym okresem przechowywania oraz ewidencji dokumentów.
- Służy jako przykład, schemat tworzenia szafki na akta i odniesienie do użytych dokumentów.
Zatem dobra znajomość tego, co jestnazewnictwo i umiejętności pracy z nim są niezbędne w każdej organizacji lub instytucji, w przedsiębiorstwie. Nomenklatura powinna mieć zastosowanie do całej działalności dokumentacyjnej instytucji.
Klasyfikacja nomenklatury
Nomenklatura ma swoje własne normy i wymagania projektowe, nie można ich naruszać. Są one opisane w specjalnych podręcznikach szkoleniowych i instrukcjach do pracy biurowej.
Zwyczajowo wyróżnia się trzy rodzaje nomenklatury biznesowej:
- typowy;
- przybliżony;
- indywidualne, przeznaczone dla konkretnej organizacji.
Jaka jest typowa nomenklatura, wynika z nazwy - są to dokumenty regulacyjne, ustalają skład spraw stosowanych w organizacjach tego samego typu.
Przeznaczona jest przybliżona nomenklaturaustalenie przybliżonego zestawienia spraw, które rozpoczynają się w biurze organizacji, w której rozpowszechniana jest ta nomenklatura. Takie przykłady pracy biurowej nie są normatywne, ale zalecające. Charakterystyczną cechą jest to, że indeksy są wskazane w tego typu dokumentach.
Typowe i przykładowe nomenklatury urzędnicze są opracowywane przez organizacje macierzyste dla organizacji podległych.
Indywidualna nomenklatura - rozwiniętaspecjalnie dla konkretnej organizacji i biorąc pod uwagę specyfikę jej działalności. Zwykle pobiera się próbkę typową lub przybliżoną jako próbkę i wprowadza się w niej niezbędne zmiany.
