Rodzaje nomenklatury spraw, ich cechy i cel

Zorganizowanie efektywnego przepływu dokumentów w przedsiębiorstwie nie jest możliwe bez stworzenia do tego odpowiednich warunków. Jeden z nich jest nazewnictwo spraw w formie elektronicznej lub na papierze.Jeśli specjalista, którego działalność związana jest z dokumentami, zostanie zapytany: „Wymień rodzaje nomenklatury spraw” - wówczas musi je dokładnie nazwać. Faktem jest, że tacy pracownicy muszą znać klasyfikację, aby szybko poruszać się po tablicy dokumentacji.

Nazewnictwo przypadków: pojęcie, rodzaje, treść, znaczenie

Zanim opiszesz kolejność tworzenia, powinieneś zrozumieć terminologię. Rodzaje nomenklatury przypadków to kategorie opracowane wustalona forma usystematyzowanych wykazów nazw zbiorów dokumentów powstałych w przedsiębiorstwie w toku jego działalności, ze wskazaniem okresów przechowywania. Są one niezbędne do szybkiego poszukiwania wymaganych aktów. Szybkość pracy z papierami wartościowymi będzie zależeć od jakości nomenklatury. Listy służą do dystrybucji i grupowania zaimplementowanych aktów w folderach, poprawiania indeksowania i ustalania okresów przechowywania. Zapewniają tworzenie pliku referencyjnego i pełnią rolę źródła informacji księgowych. W praktyce takie rodzaje nomenklatury sprawjako typowa, przybliżona osoba. Przedsiębiorstwo jest zobowiązane do samodzielnego sporządzenia listy uwzględniającej specyfikę prowadzonej przez siebie działalności.

Wymagania

Wobec rodzaje nazewnictwa przypadków, ich cechy i przeznaczenieakty normatywne określają zasady ich sporządzania. Tworząc listy należy:

1. Przestrzegaj jedności podejść do organizacji rachunkowości, opisu, systematyzacji, wyszukiwania i przechowywania dokumentacji.
2. Użyj indeksowania. Zapewnia, że ​​zmiany, poprawki i uzupełnienia są dokonywane w odpowiednich sekcjach list.
3. Monitoruj stabilność indeksów.

Ogólna charakterystyka

Rozważ krótko cel i rodzaje nazewnictwa przypadkówpowyżej.Indywidualne listy są tworzone dla konkretnej organizacji. Odzwierciedlają dokumentację używaną w jego codziennej działalności. W jednej branży z reguły zaangażowane są przedsiębiorstwa stosujące ten sam rodzaj czynności. Za ich unifikację i grupowanie, standardowe i przybliżonee nazewnictwo spraw. Te ostatnie mają charakter rekomendacyjny. Typowy rodzaje nomenklatury przypadki są wymagane.Zwykle ustalają jedną indeksację dla przedsiębiorstw z całej branży (system). Typowe i przybliżone nomenklatury są opracowywane przez organizacje macierzyste. Służą jako podstawa do tworzenia indywidualnych list dla konkretnych przedsiębiorstw. Oni z kolei podlegają uzgodnieniom z wyższymi strukturami. Rodzaje nazewnictwa przypadków i ich konstrukcja są prowadzone przez wykwalifikowanych pracownikówspecjalistów. Są zaangażowani w sporządzanie list i organizowanie z nimi pracy. Utworzone nazewnictwo należy uzgodnić z biurem i archiwum przedsiębiorstwa.

Ważna uwaga

Na każdym z nich powinna być nomenklatura sprawprzedsiębiorstwa, niezależnie od istnienia standardowej lub przybliżonej listy. Dla organizacji opracowanie skonsolidowanego dokumentu uważa się za optymalne. Obejmuje wszystko rodzaje nomenklatury spraw podziały. Skonsolidowana lista jest skoordynowana z odpowiednim archiwum. Po zatwierdzeniu przez kierownika wypisy z sekcji przekazywane są do oddziałów konstrukcyjnych w celu wykorzystania w pracy.

Specyfika sporządzania

Ważne jest, aby twórca listy wiedział więcej niż tylko jakie są rodzaje nomenklatury przypadków, ale także skład, ilość dokumentów,używane w przedsiębiorstwie. W swojej działalności specjaliści posługują się przepisami dotyczącymi organizacji, wykazami aktów bieżących i ubiegłorocznych, tabelami kadrowymi, klasyfikatorami, inwentaryzacjami, kartami referencyjnymi itp. Schemat klasyfikacyjny nomenklatury będzie zależał przede wszystkim od struktury przedsiębiorstwa. Duże znaczenie mają również funkcje, które realizuje organizacja. W tym względzie zarówno podziały wewnętrzne, jak i zadania zarządcze mogą pełnić rolę kategorii klasyfikacyjnych.

Rodzaje dokumentów

Nomenklatura spraw musi zawierać wszystkie akty,odzwierciedlające działalność przedsiębiorstwa. Dokumenty używane przez stowarzyszenia publiczne znajdują się na listach organizacji, w ramach której zostały utworzone. W nomenklaturze mogą również znajdować się niedokończone sprawy, które pochodzą od firmy zewnętrznej w celu rozwiązania, pliki referencyjne. Na liście nie ma publikacji drukowanych. Należą do nich w szczególności zbiory rezolucji, biuletyny, informatory, czasopisma abstrakcyjne, broszury, indeksy i tak dalej. Nie zawierają w nomenklaturach alfabetów i innych materiałów pomocniczych, które nie odzwierciedlają głównych kierunków pracy organizacji.

Porządek ogólny

Tekst nomenklatury spraw sporządza się w formularzu wykaz działów i podrozdziałów klasyfikacjischematy. W takim przypadku wskazane są nagłówki kompleksów dokumentów. Niezbędne informacje z dokumentów zapisywane są w postaci wyciągów. Następnie są wykorzystywane do tworzenia projektu nomenklatury. Lista może wyglądać jak tabela. Na przykład:

Nazewnictwo spraw w ośmiu typach szkoły poprawczej

Definiowanie brzmienia nagłówków

Odbywa się zgodnie z ustalonymi zasadami. W szczególności muszą:

1. W uogólnionej formie jasno odzwierciedlają treść sprawy, skład dokumentów w niej umieszczonych, gatunek i przynależność funkcjonalną.
2. Uwzględnij obowiązkowe elementy w jasnej kolejności:

• Nazwa typu lub podtypu. Może to być korespondencja, dziennik, zamówienia, protokoły i tak dalej.
• Nazwa organizacji / jednostki strukturalnej. Tutaj znajdują się informacje o twórcy / autorze dokumentu.
• Nazwa przedsiębiorstwa, do którego dokumenty będą adresowane lub od którego oczekuje się, że otrzyma akty umieszczone w tej sprawie.
• Krótki opis dokumentów.
• Nazwa terytorium, z którym związana jest treść aktów.
• Okres (data), do którego dokumentacja trafia do sprawy. Zawiera również informacje o dostępności kopii.

Działa w jednej sprawie

Przy formułowaniu nagłówków spraw, w którychsą takie papiery, jeśli nie łączy ich kolejność wykonania, używa się słowa „dokumenty”, a na końcu (w nawiasach) wskazano ich główne rodzaje. Mogą to być raporty, plany itp. Sformułowanie może być na przykład następujące: „Dokumenty dotyczące przeprowadzania seminariów na temat archiwizacji w przedsiębiorstwie (listy rekomendowanych publikacji edukacyjnych i metodologicznych, listy)”.

Korespondencja

Nagłówki przypadków, w których jest zawarta, obejmująodpowiedni termin. Po słowie „korespondencja” należy wskazać w jakiej sprawie iz kim była prowadzona. W tytułach spraw zawierających listy od korespondentów jednorodnych nie podaje się ich tytułów. Zamiast tego wskazano ich wspólny gatunek. Na przykład brzmienie może brzmieć: „Korespondencja z oddziałami organizacji w kwestiach rocznego raportowania i planowania”. Jeśli sprawa zawiera listy od różnych korespondentów, ich również nie ma na liście. W takim przypadku należy wskazać tylko temat komunikacji. Na przykład: „Korespondencja w kwestiach związanych z adaptacją personelu”. Nazwisko konkretnego korespondenta jest wskazywane tylko wtedy, gdy plik zawiera tylko listy do i od niego.

Dokumenty lokalne

Jeżeli z takich aktów powstają sprawy, nazwy odpowiednich jednostek administracyjno-terytorialnych są wskazane w nagłówkach. W takim przypadku należy wziąć pod uwagę szereg niuansów:

1. Jeżeli treść kompletu dokumentów dotyczykilka jednorodnych miejscowości, ich nazwy nie są wymienione. W tym przypadku podana jest ich typowa nazwa. Sformułowanie może brzmieć następująco: „Dokumenty dotyczące organizacji współdziałania szefów MON w walce z terroryzmem”.
2. Jeżeli treść odnosi się do jednej jednostki administracyjno-terytorialnej, jej nazwa jest wskazana w nagłówku.

Opcjonalnie

W nagłówkach spraw, które będą zawierać dokumentyo planowaniu / raportowaniu wskazano dane dotyczące okresu, za który zostały sporządzone. Może to być kwartał, rok, pół roku. W nagłówkach spraw służących do streszczenia dokumentów jednorodnych nazwy tych ostatnich podano w liczbie mnogiej. Na przykład: „Zamówienia na awans pracowników organizacji”.

Tworzenie woluminów

W przypadkach, w których zakłada się, że tak będziebyć utworzony z kilku części (na przykład ze znaczną ilością dokumentacji), najpierw formułuje się ogólny nagłówek, a następnie (jeśli to konieczne) - nazwy jego części. Te ostatnie pełnią funkcję wyjaśniającą. Na przykład: „Notatka za 2015 r.”, „Tom 1. Notatka za pierwszą połowę 2015 r.”. W trakcie tworzenia i wykonywania kompletów dokumentów można określić tytuły. Jednocześnie zabronione jest włączanie usprawnionych, niespecyficznych formuł. W szczególności niedozwolone jest używanie takich słów, jak „różne”, „ogólna korespondencja” itp. Zaleca się unikanie skomplikowanych zwrotów i słów wprowadzających.

Zamawianie

Można to zrobić na dwa sposoby:

1. W procesie tworzenia nomenklatury wszystkichorganizacje na początku listy umieszczały tytuły dotyczące spraw, w tym aktów organizacyjnych i administracyjnych. Ponadto, w kolejności malejącej według ich ważności, należy podać nazwy innych kategorii (umowy, planowanie i raportowanie itp.). Konsolidacja spraw w strukturze działów, a także nadanie im nazw tym ostatnim, odbywa się z uwzględnieniem specyfiki funkcjonalnej relacji zachodzących w nich aktów.
2. Tworząc skonsolidowaną listę nazwiskSekcje będą bezpośrednio nazywane pododdziałami, na podstawie schematów klasyfikacyjnych, z których zostały sporządzone. Nazwiska są ułożone zgodnie z tabelą personelu.

Określenie terminów

Konieczne jest wstępne ustawienie okresówzapewnienie organizacji regularnego monitorowania ich zgodności, terminowego dostosowania trybów przechowywania. Na przykład termin może zmienić się z tymczasowego na stały, jeśli istnieją ku temu podstawy. Ustalenie okresów odbywa się zgodnie z informacją o standardowej (wydziałowej) liście dokumentów, które powstają w trakcie pracy przedsiębiorstwa. Jeśli nie ma takiej listy, stosuje się przybliżone / typowe nazewnictwo. Określenie okresów przechowywania można również przeprowadzić w porozumieniu z uprawnionymi organami Archiwów Federalnych.

Przypisywanie indeksów

Przeprowadzane jest szybko i bezbłędnieidentyfikacja spraw, a także dokumentów w nich zawartych. Indeks jest symbolicznym oznaczeniem wykonanym cyframi arabskimi. Może zawierać kod działu z dodatkiem numeru seryjnego odpowiedniej sprawy (oddzielony myślnikiem). Na przykład do działu księgowości przypisany jest kod 05. Dokumentem otwierającym sekcję jest raport roczny. W związku z tym do sprawy zawierającej ten akt w ramach skonsolidowanego wykazu przypisany jest indeks 05-01.