Wykres Gantta to jedno z najpopularniejszych narzędzi do wizualnego zobrazowania harmonogramu w zarządzaniu projektami.
Co to jest?
Wykres Gantta ma na celu zilustrowanieróżne etapy pracy w zakresie małych i średnich przedsiębiorstw. Wizualnie to prosty zestaw pasków składający się z dwóch głównych osi: obudowy i czasu. Każdemu przedziałowi czasu przypisane jest określone zadanie, które należy wykonać.
Na schemacie, oprócz głównych bloków,istnieje specjalna dodatkowa kolumna pokazująca procent wykonanej pracy. Znaki specjalne - kamienie milowe - służą do wyróżnienia dwóch lub więcej zadań i zademonstrowania kolejności ich realizacji.
Wykres Gantta to swego rodzaju standard w zakresie zarządzania projektami, bo to przy jego pomocy staje się możliwe wizualne ukazanie struktury realizacji wszystkich etapów projektu.
Do czego służy wykres Gantta?
Biorąc pod uwagę, że większość ludzi jestwizualizacje, diagram umożliwia rozwiązanie jednego z głównych zadań i pokazuje pracownikom nad czym pracować, jakie zasoby wykorzystać w procesie iz jaką szybkością wykonywać określone zadania. Wszystkie informacje są przedstawione w skompresowanej formie, bez użycia mylących tabel i ogromnej ilości tekstu. Jednocześnie istota jest jasna i zrozumiała dla wszystkich bez wyjątku uczestników projektu.
Korzystanie z diagramu znacznie upraszcza zarządzanie projektami na małą skalę i pozwala zawsze mieć kontrolę nad działaniami pracowników.
Historia pojawienia się pierwszego wykresu
Opracowano pierwszy format wykresu itestowane przez Henry L. Ganta na początku XX wieku. Naukowiec został zatrudniony do kierowania budową statków na potrzeby I wojny światowej. Specjalny harmonogram pozwolił mu na koordynację pracy kilku inżynierów, kontrolując wykonanie zadań na czas. Gant rozpoczął bezpośrednio od wyszczególnienia wszystkich wymaganych zadań i zaplanowania ich zgodnie z dostępnymi zasobami.
Ważnym krokiem była demonstracja uzależnienia.niektóre zadania od innych. Dodatkowo Gant przydzielał każdej osobie okres czasu, w którym musiał wykonać określony rodzaj czynności, wskazywał, kto i jakie zadanie będzie wykonywane, biorąc pod uwagę czas przeznaczony na projekt.
Tworzenie wykresu Gantta odbywa się za pomocą osi pionowej do reprezentowania różnych zadań i osi poziomej do reprezentowania czasu.
Wykres Gantta we współczesnym świecie
Ta metoda planowania pozostaje aktualna.a dziś, ponieważ pozwala na graficzne przedstawienie planu produkcji, upraszcza monitorowanie postępów w realizacji zadań. Wykres Gantta stał się tak potężnym narzędziem analitycznym, że od prawie 100 lat nie uległ żadnym zmianom. Dopiero w latach 90. ubiegłego wieku, w celu dokładniejszego opisu zależności, wprowadzono do niej linie komunikacyjne między różnymi zadaniami:
- „Koniec-start” - akcja B nie może rozpocząć się przed końcem akcji A;
- „Start-koniec” - akcja B nie może się rozpocząć, dopóki nie rozpocznie się akcja A;
- „Start-start” - akcja B rozpocznie się nie wcześniej niż akcja A;
- „Wykończenie” - akcja B nie może zakończyć się wcześniej niż akcja A.
Istnieją dowody na to, że wykres Gantta został użyty, gdybudowa takich gigantycznych konstrukcji inżynieryjnych, jak Zapora Hoovera (Las Vegas, 1939) i system Eisenhower Highway (który łączy większość dużych miast USA).
Instrukcje: jak zbudować wykres Gantta w 5 krokach?
Następnie rozważymy zasady konstruowania wykresu Gantta i spróbujemy utworzyć go samodzielnie w procesorze arkuszy kalkulacyjnych Microsoft Excel.
Krok 1. Zbierz dane
Aby zbudować wykres, potrzebujemy następujących danych:
- współrzędne wszystkich zbiorów danych (od których powinna zaczynać się każda kolumna);
- nazwa każdego etapu;
- czas trwania każdego etapu.
Dla wygody wpisujemy je od razu w odpowiednie pola tabeli. Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych informacji możesz przystąpić do tworzenia samego diagramu.
Ważne: upewnij się, że wszystkie formaty danych są określone poprawnie: w szczególności dotyczy to dat.
Krok 2. Tworzenie układu
Znamy więc cel planowania i kluczdane, na podstawie których zbudujemy wykres. Teraz w oknie procesora tabel musimy przejść do sekcji „Wstaw -> Wykres”, a następnie kliknąć element „Rządzony”. Nie potrzebujemy tego zwykłego, ale z akumulacją, ponieważ tylko on zapewnia drugi wiersz danych, który w naszym przypadku będzie głównym.
Krok 3. Usuń wszystkie niepotrzebne
Aby to zrobić, w programiezapewnione są specjalne narzędzia. Na diagramie, który pojawi się na ekranie, należy przesunąć kursor myszy nad niebieski pasek, kliknąć go prawym przyciskiem myszy i wybrać „Formatuj serie danych” z menu, które się pojawi. Zostanie podświetlone okno, w którym musimy przejść do pozycji „Wypełnij” i wybrać pozycję „Bez wypełnienia”. Następnie diagram będzie wyglądał następująco:
Krok 4. Końcowe poprawki
Ponieważ domyślnie wszystkie dane na naszym wykresiesą ułożone od dołu do góry, będziemy musieli to trochę zmodyfikować. Aby to zrobić, klikamy prawym przyciskiem myszy na osi kategorii (tej obok której mamy listę zadań), przechodzimy do okna „Format osi”. Natychmiast otwiera się potrzebna zakładka - „Parametry osi”. Zaznacz pole obok Odwróć kolejność kategorii. W rzeczywistości wykres Gantta jest już gotowy, zostało tylko kilka przydatnych drobiazgów.
Krok 5. Formatowanie
Kontynuujemy więc pracę nad harmonogramem. Jak widać, na razie wygląda brzydko, a teraz naprawimy to za pomocą samego procesora tabel:
- Rozciągnij diagram do żądanego rozmiaru za pomocą strzałki w prawym górnym rogu.
- Zaznacz wszystkie daty na tabliczce i kliknij obszarzaznaczenie prawym przyciskiem myszy i przejdź do „Formatuj komórki-> Liczba”. Ta sekcja przedstawia główne formaty liczb, z którymi pracujemy. Aby napisy nie nakładały się na siebie, zalecamy wybranie krótszej opcji nagrywania. Następnie ponownie kliknij prawym przyciskiem myszy na osi z datami na diagramie, wybierz „Format osi -> Numer” i umieść znacznik wyboru obok pozycji „Link do źródła”.
- Wybierz legendę (oznaczenia „Data” i „Czas trwania” po prawej stronie) i naciśnij przycisk Usuń na klawiaturze.
- Otwórz „Format osi -> Opcje” iustalamy wartości minimalne i maksymalne (stawiamy 15 grudnia, ponieważ jest to poniedziałek i 3 stycznia). Tutaj możemy ustawić cenę głównych dywizji (jest to wygodne, jeśli np. Praca nad projektem będzie trwała kilka tygodni lub miesięcy). W naszym przypadku wygodniej jest pozostawić wartość domyślną (2,0).
Trochę więcej eksperymentów z formatowaniem - ito właśnie piękno otrzymujemy w końcu. Przed tobą gotowy wykres Gantta. Przykład, który podaliśmy jest oczywiście bardzo prosty - wystarczy jednak zrozumieć istotę tej metody planowania i wizualnie zademonstrować proces wykonywania określonych zadań.
Inne oprogramowanie graficzne
Oczywiście istnieje wiele innych, bardziej zaawansowanych programów, które ułatwiają zarządzanie projektami. Wykres Gantta o dowolnej złożoności można łatwo zbudować za pomocą takich aplikacji, jak:
- SchedRoll;
- Gantt Designer;
- Mindjet JCVGantt Pro;
- Microsoft Project i wiele innych.
Ponadto istnieje wiele usług internetowych, którektóre dają swoim użytkownikom możliwość nie tylko planowania swoich spraw, ale także otrzymywania regularnych raportów, powiadomień o aktualnym statusie zadań drogą mailową. Nie można jednak zaprzeczyć, że poufność danych przechowywanych w sieci jest zagrożona, a oprogramowanie stacjonarne instalowane bezpośrednio na komputerze użytkownika ma z reguły znacznie szerszą funkcjonalność i jest bardziej niezawodne w działaniu.
Zalety i wady metody
Na koniec warto szczegółowo rozważyć główne zalety i wady opisanej metody planowania i zarządzania.
Główną zaletą jest niewątpliwiegraficzna prezentacja materiału. Z reguły biznesmeni czują się komfortowo w pracy z wykresami Gantta - lubią umiejętność jasnego identyfikowania i nakreślania etapów pracy nad projektem. Przedstawiając zadania w postaci różnokolorowych pasków, wszyscy członkowie zespołu mogą dosłownie od razu definiować swoje zadania.
Należy również zauważyć, że wykresy Ganttasą doskonałym narzędziem do prezentacji, które jest w stanie przedstawić kluczowe priorytety projektu. Oznacza to, że gdy tylko liderzy przydzielą i rozdzielą każdy z dostępnych zasobów, zespół natychmiast o tym wie i postępuje zgodnie z dalszymi instrukcjami. Ta właściwość wykresu Gantta jest niezwykle przydatna dla menedżerów wyższego szczebla - korzystając z niej znacznie łatwiej jest przygotować szczegółowy, pojemny raport o stanie różnych projektów.
Jednak jak każda inna metodaplanowaniu wykres Gantta ma swoje wady. Jedną z nich jest zależność od zadań. Dość często w procesie prezentacji projektów menedżerowie muszą pokazać, które z tych zadań są ze sobą powiązane. Ale niestety sam format wykresu na to nie pozwala. Aby obejść to ograniczenie, menedżerowie stosują różne sztuczki: na przykład dodają do wykresu specjalne pionowe linie, które pokazują kluczowe zależności. Jest to jednak tylko tymczasowe rozwiązanie, które nie jest w stanie przekazać pełnej informacji.
Inną wadą wykresów Gantta jest ichnieelastyczność. W dzisiejszych czasach projekty nie są statyczne - podlegają ciągłym zmianom, przesunięciom, których po prostu nie da się uwzględnić na schemacie. Przed przystąpieniem do budowy wykresu menedżerowie muszą obliczyć wszystko w najdrobniejszych szczegółach, ponieważ przy najmniejszej zmianie oceny cały diagram musi zostać przerysowany od podstaw. Nie wspominając o tym, że brakuje również możliwości zilustrowania kilku różnych sposobów planowania za jednym razem.
Nie ważne, dlaczego potrzebujeszwykres Gantta, program (nawet najbardziej „zaawansowany”) nie będzie w stanie pokazać znaczenia i zasobochłonności pewnych dzieł, ich istoty. Dlatego rzadko jest używany w przypadku szczególnie dużych projektów.
Jednak nie można temu zaprzeczyć wW praktyce zarządzania projektami metoda ta jest niezwykle powszechna - przez ponad sto lat jej stosowania ludzie mieli okazję przekonać się o jej skuteczności i wysokiej wydajności.
