Skuteczność zarządzania jest określonaOsiągając cel, na wszystkich etapach ruchu w kierunku wyniku menedżer musi sprawować kontrolę i nadzór nad procesem, zasobami i sytuacją. Kontrola to jedno z najważniejszych zadań funkcjonalnych menedżera.
Pojęcie kontroli w zarządzaniu
Zarządzanie jest niezbędne, aby skutecznieorganizować działania, racjonalnie wykorzystywać zasoby i osiągać wyznaczone cele. Zarządzanie tradycyjnie wyróżnia pięć podstawowych funkcji: planowanie, organizację, motywację, kontrolę i koordynację. Każdy z nich ma swoją specyfikę i znaczenie. Tak więc kontrola, bieżąca lub strategiczna, jest ważną czynnością menedżera w porównywaniu wyników pracy z planem na wszystkich etapach procesu produkcyjnego, sprawdzaniu wyników pod kątem zgodności ze standardami i normami, a także eliminowaniu pojawiających się odchyleń.
Znaczenie kontroli tłumaczy się potrzebąusunąć niepewność co do stanu rzeczy w firmie i przebiegu procesu produkcyjnego. Ponadto kontrola jest warunkiem wstępnym udanej działalności. Pozwala na ocenę sytuacji i zapobieganie powstawaniu kryzysów. Kontrola i nadzór są konieczne, ale mogą przybierać różne formy i pełnić różnorodne funkcje. W zależności od stylu przywództwa w organizacji kontrola może być skoncentrowana w rękach jednego menedżera, zwykle najwyższego kierownictwa, lub delegowana na kilku pracowników.
Funkcje kontrolne
Kontrola to nieprzyjemny moment zarówno dla menedżera, jak i wykonawcy, ale jest konieczny. W zarządzaniu zwykle mówi się o kilku głównych funkcjach sterowania:
- Ocena środowiska zewnętrznego i wewnętrznego.W toku kontroli menedżer zbiera informacje i usuwa niepewność w zrozumieniu aktualnego procesu. Prowadzenie kontroli pozwala na wykrycie negatywnych lub zagrażających czynników w środowisku zewnętrznym i wewnętrznym oraz znalezienie możliwości ich wyeliminowania lub uwzględnienia przy wykonywaniu czynności.
- Odpowiedź na odchylenia.Kierownik kontroluje, aby być świadomym wszystkich szczegółów procesu produkcyjnego i mieć czas na reagowanie na zmiany i odchylenia. Kontrola pozwala w porę dostrzec błędy i zagrożenia oraz szybko odbudować proces produkcyjny.
- Alokacja zasobów.Kontrola taktyczna i techniczna pozwala na najbardziej racjonalne wykorzystanie dostępnych pieniędzy, sprzętu i znalezienie odpowiedniego miejsca dla kompetencji pracowników. Jednocześnie kontrola umożliwia identyfikację rezerw i ich efektywne wykorzystanie.
- Utrzymywanie informacji zwrotnej.Interaktywna funkcja kontroli polega na tym, że w trakcie jej realizacji dochodzi do interakcji pomiędzy wszystkimi elementami systemu, pomiędzy menedżerem a wykonawcą.
- Ocena pracy personelu.Aby kompetentnie motywować pracowników i efektywnie opłacać ich pracę, konieczne jest zbudowanie przejrzystego systemu ocen, w którym kierownikowi pomaga kontrola na wszystkich etapach produkcji.
Rodzaje kontroli
Złożoność procesu nadzoru skutkuje wieloma kwalifikacjami nadzoru.
W zależności od częstotliwości zabiegów rozróżnia się:
- Kontrola wstępna.Jeszcze przed rozpoczęciem prac należy podjąć działania mające na celu śledzenie i ocenę kluczowych zasobów: materiałowych, ludzkich, produkcyjnych. Jego celem jest zapobieganie możliwości negatywnych konsekwencji działań wykonawców. Pozwala wprowadzać poprawki do planu jeszcze przed rozpoczęciem jego realizacji i przed popełnieniem błędów.
- Bieżąca kontrola.Przeprowadzana jest w trakcie wykonywania pracy, jej celem jest identyfikacja na etapie wystąpienia oraz zapobieganie błędom i odchyleniom. Ma na celu śledzenie zgodności z normami i standardami. Bieżąca kontrola wymaga stałego przepływu informacji i szybkiej korekty błędów.
- Kontrola końcowa.Przeprowadza się ją na etapie podsumowania i oceny osiągnięcia wyników. Głównym celem tego typu kontroli jest zapobieganie podobnym błędom w przyszłości. Dane uzyskane na tym etapie stają się podstawą do tworzenia nowych planów.
Na podstawie częstotliwościdziałania kontrolne rozróżniają kontrolę strategiczną, taktyczną i operacyjną. Przez przynależność funkcjonalną eksperci nazywają kontrolę finansową, produkcyjną, marketingową i personalną. Możliwe jest również rozróżnienie, na podstawie kierunku działania, zewnętrznych i wewnętrznych rodzajów kontroli.
Kontrola strategiczna i taktyczna
Najważniejsze narzędzie do realizacji planówprzedsiębiorstwa to kontrola strategiczna i taktyczna. Zadaniem tego typu działań zarządczych jest śledzenie poprawności planów i podejmowanych działań. Kontrola strategiczna to systematyczne sprawdzanie zgodności z globalnymi celami, programami i działaniami strategicznymi. Celami tego typu działalności są: ustalenie wierności wytyczonych celów długofalowych i prawidłowego sposobu ich osiągnięcia, identyfikacja potencjalnych szans dla firmy. Kontrola taktyczna wiąże się ze sprawdzaniem osiągnięcia krótkoterminowych, doraźnych celów. Jego narzędziem jest kontrola techniczna, która ma na celu określenie rygorów zgodności procesu produkcyjnego z przepisami, normami i przepisami.
Kontrola na etapach przygotowania
Cały proces zarządzania jest przesiąknięty etapamikontrola. Istnieje tradycja klasyfikacji etapowej, w tym przypadku rozróżnia się: kontrolę wstępną, bieżącą i końcową. Każdy z nich pełni swoje własne funkcje i ma charakterystyczne cechy. Wstępna kontrola poprzedza rozpoczęcie pracy, jest to integralna część planowania. Jego celem jest stworzenie warunków do sprawnego uruchomienia produkcji. Na tym etapie oceniana jest gotowość i kompetencje personelu, dostępność niezbędnych zasobów oraz dokumentacja czynności.
Kontrola bieżąca, w przeciwieństwie do wstępnej,czas przepływu pokrywa się z etapami produkcji. Jego główną funkcją jest usprawnienie przepływu pracy. Kierownik stale monitoruje zgodność wszystkich operacji produkcyjnych i działań wykonawców z zatwierdzonymi planami i standardami. Czasami ten etap nazywany jest również „kontrolą pośrednią”, co podkreśla jego główną cechę – identyfikację niedociągnięć i odchyleń na drodze do celu. Dotyczy to oceny rozwiązania zarówno celów bieżących, jak i strategicznych. Szczególnie ważna jest kontrola ostateczna lub ostateczna. Różni się znacznie od innych etapów w swoich zadaniach i przebiegu.
Kontrola końcowa: szczegóły
Ostatni etap procesu produkcyjnegowiąże się z rozwiązaniem kilku ważnych zadań. Jest to identyfikacja stopnia zgodności z celami i wynikami, ocena pracy personelu, sporządzenie listy pomyłek i błędów w celu rozpoczęcia na ich podstawie nowego etapu planowania. Ostateczną kontrolę należy przeprowadzić według ustalonych kryteriów, aby wykonawcy rozumieli, w jaki sposób sprawdzana jest ich praca i jak wpłynie to na ich wynagrodzenie. Ten rodzaj nadzoru wiąże się z oceną wykorzystania zasobów, określeniem skuteczności strategii i taktyk oraz oceną poprawności podjętych wcześniej decyzji. Wyniki tego etapu są niezwykle ważne dla przyszłości organizacji, ponieważ jego wyniki pozwalają uniknąć błędów przy tworzeniu planów na przyszłość.
Procedura kontrolna
Kontrola, bieżąca i końcowa, odbywa się według tego samego algorytmu.
W pierwszym etapie zbierane są informacje, następnieformułowane są kryteria oceny dla każdej operacji i procesu, a następnie określane są cele i metody kontroli. To jest etap przygotowawczy. Ponadto kontrola wchodzi w etap faktycznej oceny procesu i działań. Ostatnim etapem jest analiza otrzymanych informacji i sformułowanie wniosków, co jest równoznaczne z końcową kontrolą. W wyniku tych wszystkich działań powinna narodzić się decyzja zarządcza.
Zasady kontroli
Menedżer sprawujący kontrolę, bieżącą, strategiczną lub ostateczną, musi pamiętać o podstawowych zasadach jej realizacji. Obejmują one:
- Terminowość.Pomiędzy procedurami kontrolnymi powinien być pewien czas, nie powinien być zbyt częsty, aby pracownik nie czuł, że nie jest mu ufany. Ale nie powinno też być przeprowadzane zbyt rzadko, aby pracownik nie odniósł wrażenia niekontrolowanego.
- Elastyczność. Musi dostosować się do aktualnych warunków.
- Rentowność. Jego celem jest oszczędzanie zasobów, więc samo w sobie nie powinno wymagać dużych inwestycji.
