Elke organisatie moet bijzondere aandacht besteden aanofficiële correspondentie. Ze maakt tenslotte deel uit van het imago en onderhoudt een zakelijke reputatie. Een informatiebrief is een voorbeeld van een van de soorten dergelijke correspondentie, en hieronder zullen we ons specifiek richten op de regels voor het ontwerp ervan.
Dergelijke letters worden in de regel gedragen door een ambtenaarkarakter, zijn samengesteld volgens een standaardsjabloon en hebben een algemene geadresseerde (mailing wordt uitgevoerd volgens de lijst). Overigens moet men onmiddellijk een voorbehoud maken dat het gebruik van het voornaamwoord "U", geschreven met een hoofdletter, is toegestaan wanneer specifiek naar slechts één persoon wordt verwezen. In alle andere gevallen moet u een kleine letter gebruiken: de uwe, u.
De informatiebrief is bedoeld voor de huidigeof potentiële partners van de organisatie. De informatie die aan de geadresseerde moet worden meegedeeld, moet zo informatief mogelijk zijn. Het is mogelijk dat een dergelijk document verschillende bijlagen bevat bij de verstrekte informatie. De brief dient te worden opgesteld in overeenstemming met algemeen aanvaarde regels voor kantoorwerk.
Aan de linkerkant, in de bovenhoek van de brief, moet jede details en contactgegevens van de organisatie die de auteur is, moeten worden vermeld. Als er een hoekstempel in de organisatie is, moet deze worden aangebracht, aangezien deze de drager is van de nodige informatie. Als de nieuwsbrief door u is geïnitieerd, vermeld dan de datum en het uitgaande nummer. Als reactie op een verzoek is het noodzakelijk om de datum en het nummer van het inkomende document op te geven. De rechterbovenhoek is bedoeld om de geadresseerde aan te duiden. Bovendien zou het leuk zijn om de persoonlijke gegevens van het hoofd van de organisatie - de ontvanger van de brief - te weten te komen en zijn functie, bedrijfsnaam en volledig adres van de locatie op te sommen.
Nu een beetje over de tekst zelf.Denk na en specificeer het onderwerp van het bericht. Bijvoorbeeld over het houden van een tentoonstelling of het overwegen van voorstellen. Begin het inleidende gedeelte met de woorden: "Wij informeren u ...", "Wij informeren u ..." en dergelijke. De introductie is direct afhankelijk van het type nieuwsbrief en de doelstellingen ervan. Probeer vervolgens de hoofdboodschap van de boodschap zo gedetailleerd mogelijk over te brengen. Voeg indien nodig bijlagen toe en vergeet niet hun namen aan het einde van de brief te vermelden, en schrijf ook het aantal bijgevoegde bladen in. De nieuwsbrief moet worden ingevuld met garanties van respect, evenals een indicatie van de positie en persoonlijke gegevens van de auteur-samensteller. Verplichte handtekening en telefoonnummer van de aannemer.
Er zijn verschillende soorten informatieberichten, waarvan hieronder een korte beschrijving wordt gegeven.
Advertentie- en informatiebrief (commercieel,presentatie) vestigt de aandacht van het publiek op goederen, evenementen, diensten. Het impliceert geen rechtstreeks beroep op een specifieke geadresseerde, dus het is niet nodig om er een reactie op voor te bereiden. Het doel van zo'n bericht is om eventuele voordelen aan te geven of om actie te ondernemen.
Een berichtbrief geeft gebeurtenissen weer die voor beide partijen wederzijds interessant zijn, in tegenstelling tot een kennisgevingsbrief, die alleen waardevol is voor de ontvanger.
Het belangrijkste doel van de kennisgevingsbrief ishet informeren van de geadresseerde over een openbare gebeurtenis, bijvoorbeeld een tentoonstelling, vergadering, conferentie. Zo'n nieuwsbrief heeft een verplicht attribuut - specifieke details over de voorwaarden, plaats en tijd van het evenement.
Voorbeeld van een nieuwsbrief:
Educatief zakencentrum "Stella" informeert overhet houden van een opleidingsseminarie over het onderwerp "Belastingheffing op individuele ondernemers", en nodigt u uit hieraan deel te nemen. Het trainingsseminarieprogramma is bijgevoegd. Het seminarie is gepland voor 12 januari 2013 in de grote aula van het administratiegebouw van JSC "Agregat". De inschrijving van deelnemers vindt plaats van 9.00 uur, het begin van het seminar om 10.30 uur. Adres: Mozhaisk, Leninstraat, 54. Als u akkoord gaat, vragen wij u vriendelijk om uw deelname voor 11 januari 2013 te bevestigen. Al uw vragen worden in ons kantoor beantwoord of telefonisch: 45-16-28.
Bijlage: op 3 vellen, in 1 exemplaar.
