Bieži, īpaši mazās organizācijās,biroja vadītāju sauc par parasto sekretāru. Šī nostāja izklausās daudz stabilāka, un fakts, ka biroja vadītāja pienākumi atšķiras no sekretariāta (kaut arī viņiem noteikti ir daudz kopīgu), šajā gadījumā reti uztraucas.
Kādi ir šī darbinieka pienākumi?Pirmkārt, biroja vadītāja pienākumos ietilpst darbs ar dokumentiem. Darbinieks pieņem saņemto korespondenci, reģistrē to, nosūta to adresātam, ja nepieciešams, nosūta to arhīvam. Viņš pieņem arī citu darbinieku pieteikumus, nosūta tos izpilddirektoram parakstīšanai, garantē tiem zīmogu un pēc tam tos nosūta atpakaļ. Biroja vadītāja pienākumos ietilpst darbs ar iekšējiem dokumentiem: drukas pasūtījumi un to izpilde, uzglabāšana, nosūtīšana uz arhīvu un grāmatvedība, darbs ar izejošo korespondenci. Ja nepieciešams, viņam vajadzētu būt iespējai strādāt ar jebkuru biroja aprīkojumu: faksu, skeneri, kopētāju, kā arī ierakstīt un izdrukāt dokumentus. Biroja vadītāja pienākumi ir arī telpu sagatavošana prezentācijām, sanāksmju protokolu uzņemšana, tikšanās un viesu un klientu uzņemšana.
Bieži vien darbiniekam ir jārisinatradicionālie sekretariāta pienākumi: uzaicināto pavadoņu vai vadītāju izplatīšana viesnīcās, rezervēšanas telpās, aviobiļetēs un vilciena biļetēs. Atkarībā no uzņēmuma specifikas, biroja vadītājs pats var būt sava uzņēmuma pārstāvis biznesa sarunās, kā arī veikt dažus personāla vadītāja pienākumus: atrast jaunus darbiniekus, radīt motivācijas un apmācību programmas, piesakoties darbam. Dažreiz viņš nodarbojas ar informācijas tehnoloģiju ieviešanu, jaunu programmu izstrādi.
Biroja vadītāja pienākumi uzņemas zināšanas par:
- Tiesību akti un noteikumi, kas regulē uzņēmuma juridisko, informatīvo, uzņēmējdarbības darbību.
- Vadības, mārketinga, uzņēmējdarbības un uzņēmējdarbības pamati.
- Socioloģijas, psiholoģijas, biznesa komunikācijas ētikas pamati, darbs ar personālu un sabiedrību.
- Uzņēmējdarbības priekšlikumu, ziņojumu, plānu, līgumu un līgumu sastādīšanas procedūra.
- Vadības pamati, ergonomikas un darba aizsardzības pamati.
Papildus uzskaitītajiem uzdevumiem pienākumiBiroja vadītājs ietver inventāra uzskaiti birojā un nepieciešamo piegādi darbam (kancelejas, papīra un citiem piederumiem), kas nepieciešami darbinieku darbam. Viņam ir arī pienākums glabāt šo materiālu uzskaiti, nodrošināt to izsniegšanu, noteikt kārtību, kādā saņem, organizē un izsniedz maksājumus par piegādēm. Biroja vadītāja pienākumos ietilpst biroja iekārtu statusa uzraudzība, kas ietver: tūlītēju vedņa izsaukšanu remontam, savlaicīgu palīgmateriālu nomaiņu (piemēram, kasetnes), ja remonts nav iespējams, aizstājot biroja aprīkojumu.
Atkarībā no uzņēmumā pieņemtajiem noteikumiem un tābiroja vadītāja lielums, viņš saņem zvanus un faksus, novirza tos uz pareizo darbinieku, nosūta faksus un telefona klientus un partnerus vai kontrolē sekretāru darbu, tostarp pārraugot viņu runas kultūru. Biroja vadītāja pienākumi ietver arī paša biroja sanitārā stāvokļa uzraudzību, plānoto remontu organizēšanu, tehniskā personāla izsaukšanu traucējummeklēšanā (piemēram, lampu vai skalošanas slēdžu nomaiņa).
В целом этот список может увеличиваться или sarukt atkarībā no darba vietas. Tāpēc intervijas posmā ir jājautā, ko dara biroja vadītājs (darbinieka oficiālie pienākumi šajā uzņēmumā).
