Arhīva noteikumi saturGalvenās prasības darbam ar dokumentiem un materiāliem, kas nav iesaistīti uzņēmuma pašreizējā darbībā. Tie ir formulēti saskaņā ar spēkā esošo tiesisko regulējumu, kas reglamentē informācijas apstrādi, sintēzi un uzglabāšanu. Galvenās koncepcijas, kas izmantotas aktivitāšu ietvaros, nosaka GOST arhīvu pārvaldībai. To apkopošanā tika ņemti vērā mūsdienīgi sasniegumi tehnisko līdzekļu un progresīvu informācijas tehnoloģiju izmantošanā. Apsveriet tālāk arhivēšanas pamatus.
Izplatīšanas sfēra
Norādījumi arhivēšanaiuzskaites akts pret valsts iestādēm. Tās ir obligātas arī komercsabiedrībām, kas nodarbojas ar noteiktu veidu darbu. Noteikumi jo īpaši attiecas uz Krievijas Federācijas Arhīva fonda dokumentācijas aprakstu, uzskaiti, saglabāšanu un izmantošanu saistībā ar valsts īpašumu.
Uzņēmumi, kas strādā ar kino,phono, video, fotomateriāli, kartogrāfiskā, zinātniskā un tehniskā, telemetriskā informācija ir balstīta uz noteiktiem plānošanas un ziņošanas noteikumiem.
Pienākums un tiesības veidot arhīvus. \ Torganizācijas, kas nodarbojas ar dokumentācijas pagaidu uzglabāšanu AF RF nodrošina nozaru tiesību aktu pamatus (no 1993. gada), regulas (no 1994. un 1998. gada). Regulatīvo sistēmu veido arī reģionālās nozīmes tiesību akti. Apsvērtie noteikumi neattiecas uz dokumentiem, kuru darbu reglamentē 1995. gada 30. novembra Federālais likums Nr. 5485-1 un Prezidenta dekrēts Nr.
Manning
Tā ir sistemātiska uzņēmuma dokumentālo pamatvienību papildināšana. Picking ietver definīciju:
- Avoti.
- Saņemamo materiālu sastāvs.
Šīs aktivitātes ietvaros tiek veikta arī dokumentu tieša nodošana arhīvam. Avoti ir:
- Uzņēmuma nodaļas.
- Fiziskā persona.
- Pakārtotās struktūras.
Materiālu sastāvs
Norādījumi arhivēšanaikonstatē, ka iegāde notiek ar pagaidu (vairāk nekā 10 gadu) un pastāvīgu uzglabāšanu. Apkopota arī informācija par darbiniekiem. Gadījumi, kuru glabāšanas laiks ir mazāks par 10 gadiem, parasti netiek nodoti arhīvam. Tie ir iekļauti attiecīgā uzņēmuma nodaļās. Uzglabāšanas perioda beigās šādi gadījumi tiek iznīcināti. Individuāla informācija tiek nosūtīta pēc īpašnieka pieprasījuma. Pēc tam tos nosūta Valsts arhīvam pastāvīgai uzturēšanai. Arī priekšgājēju uzņēmumu un likvidēto pakārtoto struktūru materiāli tiek nodoti.
Arhīvu dokumentu pārvaldība un nomenklatūra
Pilnvaroti darbinieki, kas strādā aruzņēmuma informatīvie materiāli veido sistemātisku lietu sarakstu. To sauc par nomenklatūru. Izveidošanas laikā ir norādīti materiālu uzglabāšanas periodi. Norādījumos par arhīvu pārvaldību pilnvarotajai struktūrvienībai ir jāpārrauga un jāpalīdz atbalsta dienestam nomenklatūras sastādīšanā. Sistemātisks saraksts kalpo par pamatu pastāvīgu un pagaidu (līdz 10 gadu) uzglabāšanas informācijas materiālu krājumu veidošanai. Nomenklatūra ir arī galvenais grāmatvedības dokuments. To izmanto, lai reģistrētu pagaidu uzglabāšanas gadījumus, tostarp tos, kuru periods ir mazāks par 10 gadiem. Ar nomenklatūru izveidoto sistematizācijas shēmu var izmantot, lai izstrādātu veikto darbību kartotēku.
Klasifikācija
Arhīvu dokumentu pārvaldība tiek veikta saskaņā ar trīs veidu nomenklatūrām:
- Tipiski.
- Aptuveni.
- Indivīds (konkrētam uzņēmumam).
Pirmais nosaka izveidoto materiālu sastāvutāda paša veida iestādēs. Vispārējā nomenklatūra tiek uzskatīta par normatīvu dokumentu. Aptuvenā sistematizācija nosaka aptuveno informācijas materiālu sastāvu uzņēmumiem, uz kuriem tā attiecas, norādot indeksus. Tam ir rekomendējošs raksturs. Norādītie sistematizācijas veidi tiek izmantoti individuālās nomenklatūras veidošanā un tiek pārnesti uz to bez izmaiņām.
Sagatavošanas iezīmes
Dokumenti par arhīvu dokumentiemuzņēmumi tiek sistematizēti pēc noteiktās formas saskaņā ar strukturālo sadalījumu nomenklatūrām. Par pēdējiem ir jāvienojas un jāparaksta vadītājiem.
Uzņēmuma nomenklatūru sastāda kopumāveidlapas. To apstiprina arhīva vadītājs vai atbildīgā persona, paraksta atbalsta dienesta vadītājs vai viņa pilnvarots darbinieks. Nomenklatūra jāapstiprina ekspertu komitejai, pēc kuras tā jāapstiprina uzņēmuma direktoram. Pēc šo procedūru veikšanas uzņēmuma strukturālo nodaļu vadītājiem tiek izsniegti attiecīgo sadaļu izraksti.
Nākamā gada nomenklatūra tiek veidota gadākārtējā perioda pēdējā ceturksnī. Apstiprinājumu veic vismaz reizi 5 gados. Mainoties uzņēmuma struktūrai un funkcijām, tiek veidota jauna nomenklatūra.
Lietu sastādīšanas kārtība
Veidošana attiecas uz pabeigto grupurīkojas saskaņā ar nomenklatūru. Organizācijas arhīva biroja darbs ietver informācijas materiālu sistematizāciju atbilstoši mapju nosaukumam. Dubleta un melnraksta kopiju grupēšana nav atļauta. Izņēmums ir īpaši vērtīgi mediji. Aizliegts ievietot atdodamos papīrus mapēs.
Tiek veikta arhīvu pārvaldībaar centralizētu darbu ar informācijas atbalsta dienesta materiāliem un decentralizētu - gan ar struktūrvienībām, gan ar iepriekšminēto departamentu. Grupēšana notiek tiešā to personu uzraudzībā, kuras ir atbildīgas par datu nesēju drošību. Ja nepieciešams, var iesaistīt valsts arhīva darbiniekus.
Galvenās prasības
Arhīva biroja darbs tiek veikts atbilstoši normatīvo aktu prasībām. Veidojot mapes ar informācijas nesējiem, jāievēro šādas prasības:
- Materiāli pagaidu un pastāvīgai uzglabāšanai tiek sagrupēti atsevišķi.
- Mapē ir viena katra papīra kopija.
- Mapē jābūt viena kalendārā gada materiāliem. Tomēr šai receptei ir izņēmumi. Tie ietver:
- personas lietas, kas izveidotas visā attiecīgā darbinieka darba laikā;
- to sasaukšanas laikā sistematizētie vēlēšanu struktūru materiāli un pastāvīgās komisijas ar viņiem, deputātu grupām;
- mācību gada laikā sastādīti un sagrupēti izglītības iestāžu darbi;
- teātra materiāli, kas apraksta aktivitāti sezonas laikā;
- slimības vēsture un tā tālāk.
Mapē nedrīkst būt vairāk par 250 lappusēm, kuru biezums nepārsniedz 4 cm.
Administratīvo aktu grupēšana
Arhīva biroja darbs ietverdažāda veida informācijas nesēju sistematizēšana. Tie cita starpā ietver administratīvos aktus. Tie ir sagrupēti pēc veida un hronoloģijas ar pielikumiem:
- Noteikumi, statūti, ko apstiprinājusi administrācijadarbojas kā to pielikumi. Viņi ir grupēti kopā. Ja noteikumi, instrukcijas, statūti tika apstiprināti kā patstāvīgi akti, tie tiek sistematizēti atsevišķās lietās.
- Augstāko struktūru pasūtījumi un lēmumi par to īstenošanu tiek sagrupēti atbilstoši uzņēmuma darba jomām.
- Pasūtījumi, kas saistīti ar personālutiek sistematizēti atbilstoši uzglabāšanas periodiem. Tā kā ir daudz informācijas materiālu, ieteicams grupēt aktus, kas attiecas uz dažādiem uzņēmuma darba aspektiem, atsevišķi.
- Pasūtījumi galvenajai zonaidarbības tiek sistematizētas atsevišķi no personāla darbībām. Piemēram, pasūtījums par arhīva biroja darbu ir iekļauts vienā mapē, un saskaņā ar atbildīgās vienības vadītāja iecelšanu - citā.
- Apstiprināti limiti, pārskati, tāmes, virsrakstu saraksti, plāni utt. tie ir grupēti atsevišķi no projektiem.
- Dokumentu kārtošana personas lietās tiek veikta to saņemšanas secībā.
- Darbinieku personīgie algu konti ir sakārtoti atsevišķās mapēs. Tie ir sakārtoti alfabētiskā secībā.
- Sūdzības, ierosinājumi, iedzīvotāju paziņojumi par uzņēmuma darbību, dokumentācija to izskatīšanai un ieviešanai tiek sagrupēti atsevišķi no personu pieteikumiem personīgajos jautājumos.
- Parasti notiek korespondences sistematizēšanakalendārais periods hronoloģiskā secībā. Šajā gadījumā atbildes tiek ievietotas pēc jautājumiem. Ja korespondence tiek atjaunota par atsevišķu tēmu, kas sākta iepriekšējā gadā, dokumenti tiek iekļauti kārtējā perioda mapē. Šajā gadījumā tiek norādīts pagājušā gada lietas indekss.
Uzglabāšanai pieņemto informācijas nesēju reģistrācija
Arhīvu ierakstu pārvaldība paredz vairākusinstrukcijas struktūrvienībām, kas strādā ar papīra darbībām. Multivides dizains var būt daļējs vai pilnīgs. Tas ir atkarīgs no uzglabāšanas laika. Pilnīga reģistrācija tiek veikta attiecībā uz pagaidu (vairāk nekā 10 gadus), pastāvīga satura dokumentiem, kā arī darbībām ar personālu. Tas nozīmē:
- Mapju iesiešana / kartotēka.
- Loksņu numerācija.
- Liecinieka lapas sastādīšana.
- Iekšējā inventarizācijas veidošana, ja nepieciešams.
- Precizējot titullapas detaļas. Tie var attiekties uz uzņēmuma nosaukumu, mapes reģistrācijas numuru, beigu datumiem utt.
Pagaidu uzglabāšanas materiāli, ieskaitotuz laiku, kas mazāks par 10 gadiem, daļēji izsniegts. Tātad ir atļauts neorganizēt dokumentus mapē, ne numurēt lapas, ne noformēt sertifikācijas uzrakstus.
Nianses
Darbs arhīvu birojā ir darbības veidskuras ietvaros speciālisti nodrošina ne tikai informācijas nesēju drošību, bet arī spēju strādāt ar viņiem, kad rodas šāda vajadzība. Lai to izdarītu, mapes veidojošie akti ir četrās punkcijās iesaiņoti kartona vāciņā. Ir atļauts arī tos sasiet, ņemot vērā spēju visos dokumentos lasīt tekstus, rezolūcijas, datumus, vīzas.
Gatavojoties grupēšanai, viss metālsstiprinājuma elementi tiek noņemti. Materiāli, kas paredzēti pastāvīgai glabāšanai un sastāv no īpaši vērtīgiem vai neformatētiem dokumentiem, atrodas slēgta tipa mapēs ar trim vārstiem ar saitēm vai īpašās kastēs.
Piedalīšanās gadījumā nepieprasīta gadījumāpersonas dokumenti (darba grāmatas, sertifikāti, militārās kartes utt.), tie tiek ievietoti atsevišķā aploksnē un pievienoti pārējiem tajā esošajiem materiāliem. Mapju beigās jābūt tukšai sertifikāta lapai. Mapes sākumā tiek apmesta veidlapa iekšējai uzskaitei. Lai nodrošinātu papīru izvietojuma drošību un kārtību, katra lapa ir numurēta ar arābu cipariem. Šis noteikums neattiecas uz sertifikācijas lapu un krājuma veidlapu. Numurs tiek ievietots ar vienkāršu zīmuli augšējā labajā stūrī.
Liecinieku lapa
Tas tiek sastādīts noteiktajā kārtībā. Tas ir norādīts ar vārdiem un cipariem:
- Loksņu skaits ar numerāciju.
- Iekšējā inventāra lappušu skaits.
Sertifikācijas lapā ir noteikta arī specifikanumerācija. Jo īpaši tiek noteikta burtu indeksu, trūkstošo kodu, lapu numuru ar ielīmētām fotogrāfijām, lielu lapu utt. Klātbūtne. Turklāt lapa norāda tipogrāfisko brošūru klātbūtni mapē, ja tās nav atzīmētas galvenajā numerācijā. Sertifikāta lapu apstiprina autors. Turpmākās mapes stāvokļa un sastāva izmaiņas tajā jāatzīmē ar saiti uz attiecīgajiem aktiem. Nav atļauts ievietot sertifikācijas lapu mapes titullapā vai tukšu lapu pēdējā dokumenta aizmugurē.
Iekšējā inventarizācija
Tas ir izveidots glabāšanai un uzskaiteipagaidu (vairāk nekā 10 gadus) un pastāvīga satura informatīvie materiāli. Iekšējā uzskaite tiek sastādīta arī par gadījumiem, kas izveidoti pēc dokumentu veidiem, kuru nosaukumos to saturs netiek atklāts. Veidlapā jābūt datiem par mapē esošo darbību kārtas numuriem, rādītājiem, galvenēm, datumiem un lapu numuriem.
Iekšējam inventāram ir pievienots kopsavilkuma ieraksts. Tas ar cipariem un vārdiem norāda tajā iekļauto dokumentu skaitu, kā arī to veidojošo lapu skaitu. Iekšējo inventarizāciju apstiprina sastādītājs. Ja mape ir iesieta vai apsieta bez veidlapām, tad sastādītā lapa tiek pielīmēta priekšējā vāka iekšpusē.
Izmaiņas materiālu sastāvā mapē vajadzētuatspoguļots laukā "Piezīmes". Tas jo īpaši attiecas uz arestu, papīru aizstāšanu ar kopijām, papildu dokumentu iekļaušanu mapē. Tajā pašā laikā ir atsauces uz attiecīgajiem aktiem. Ja nepieciešams, iekšējā inventāra lapā var izveidot jaunu vispārinošu ierakstu, kā arī mapes sertifikācijas uzrakstu.
